OTOBO / Znuny - E-Mail-Versand und Empfang
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
E-Mail bleibt der wichtigste Kanal für die Geschäftskommunikation. Für Unternehmen, die Kunden über verschiedene Abteilungen hinweg betreuen – von Support bis Vertrieb – ist die effiziente Verwaltung von E-Mail-Adressen unerlässlich. OTOBO macht es einfach, eine unbegrenzte Anzahl von E-Mail-Adressen für verschiedene Teams und Zwecke zu führen, sodass E-Mails stets von der richtigen Adresse gesendet werden. Dies steigert die Professionalität und Effizienz der Kommunikation.
Ein Beispiel könnte sein:
support@example.orgfür Kundensupport-Anfragen,hr@example.orgfür Personalangelegenheiten,sales@example.orgfür Vertriebsanfragen.
OTOBO erleichtert die Verwaltung dieser und weiterer E-Mail-Adressen, indem es eine zentrale Plattform bietet, auf der ausgehende und eingehende E-Mails effektiv zugeordnet werden. So wird sichergestellt, dass Kommunikationsfehler, wie das Senden einer Antwort von einer inkorrekten Adresse, vermieden werden.
Verwaltung E-Mail-Adressen
E-Mail-Adresse hinzufügen
Um eine neue E-Mail-Adresse zu Ihrem OTOBO-System hinzuzufügen, navigieren Sie zum Modul E-Mail-Adressen innerhalb der Gruppe Kommunikation & Benachrichtigungen und folgen diesen Schritten:
- Wählen Sie Systemadresse hinzufügen in der linken Seitenleiste.
- Füllen Sie die notwendigen Informationen aus.
- Klicken Sie auf Speichern, um die neue Adresse zu registrieren.
Warnung
Gelöschte E-Mail-Adressen können im System nicht vollständig entfernt werden, sondern lediglich deaktiviert werden, um mögliche Kommunikationsprobleme zu verhindern.
E-Mail-Adresse bearbeiten
Die Bearbeitung bestehender E-Mail-Adressen ist ein einfacher Prozess:
- Wählen Sie die zu bearbeitende Adresse aus der Listenansicht.
- Passen Sie die erforderlichen Felder an.
- Speichern Sie die Änderungen mittels Speichern oder Speichern und beenden.
Wichtiges zu E-Mail-Einstellungen
Beim Hinzufügen oder Editieren von E-Mail-Adressen sind folgende Einstellungen relevant:
- E-Mail-Adresse: Die zu registrierende Adresse.
- Anzeigename: Der Name, der in Senderinformationen angezeigt wird, und kann jeden gewünschten Charakter enthalten.
Senderinformationen in E-Mail-Artikeln
OTOBO optimiert die E-Mail-Verwaltung, indem es erlaubt, nahtlos zwischen verschiedenen E-Mail-Adressen zu wechseln, abhängig von der Rolle oder Abteilung, in der der Nutzer agiert. Dies vermindert das Risiko von Fehlkommunikation und stellt sicher, dass Ihre Kunden stets die relevanten Informationen von der richtigen Abteilung erhalten.
Queue Einstellungen für E-Mail-Adressen
Bei der Konfiguration von E-Mail-Adressen in OTOBO ist neben der eigentlichen Adresse und dem Anzeigenamen besonders auf zwei Einstellungen zu achten:
- Warteschlange: Hier legen Sie fest, welcher Queue die E-Mail-Adresse zugewiesen wird. Diese Einstellung bestimmt, welche E-Mail-Adresse als Standard für ausgehende Nachrichten aus einer bestimmten Warteschlange verwendet wird. Diese Zuordnung gewährleistet, dass Kundennachrichten immer den richtigen Teams zugeordnet werden.
Notiz
Die Wahl der Warteschlange kann durch Postmaster-Filter oder spezifische Konfigurationen in den Mailkontoeinstellungen (z.B. Verteilung nach ausgewählter Warteschlange) überschrieben werden.
Gültigkeit: Hiermit bestimmen Sie, ob eine E-Mail-Adresse im System aktiv ist. Für den regulären Betrieb sollte dieses Feld auf gültig gesetzt werden. Durch Setzen auf ungültig oder vorübergehend ungültig kann die Adresse deaktiviert werden, ohne sie zu löschen, was z.B. bei temporaren Änderungen in der Teamstruktur hilfreich sein kann. Eine E-Mail-Adresse sollte nur dann deaktiviert werden, wenn sie keiner Warteschlange mehr zugeordnet ist.
Kommentar: Hier können Sie zusätzliche Informationen oder Anmerkungen zu einer E-Mail-Adresse hinterlegen. Dieses Feld dient in erster Linie zur internen Dokumentation und sorgt für eine bessere Übersicht und Verständlichkeit innerhalb Ihres Teams.
Empfang/Abholung - EMail mit IMAP/POP
OTOBO bietet robuste Funktionen zur Verwaltung von E-Mail-Postfächern, die die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Teams und Abteilungen erleichtern. Mit Unterstützung für alle gängigen E-Mail-Protokolle kommt OTOBO Ihren Bedürfnissen nach flexibler und zuverlässiger E-Mail-Kommunikation entgegen.
Automatische EMail Abholung
- Automatische E-Mail-Abholung: OTOBO holt eingehende E-Mails automatisch ab - standardmäßig alle 10 Minuten, vorausgesetzt der OTOBO-Daemon läuft. Diese automatische Abholung stellt sicher, dass Ihr Team immer aktuell über neue Kundenanfragen informiert ist.
Warnung
Bitte beachten Sie, dass OTOBO nach dem Abholen von E-Mails diese vom Mailserver löscht. Wünschen Sie, Kopien der E-Mails auf dem Mailserver zu behalten, sollten Sie auf Ihrem Mailserver entsprechende Weiterleitungsregeln einrichten.
E-Mail-Konto hinzufügen
Zum Hinzufügen eines neuen E-Mail-Kontos:
- Klicken Sie auf E-Mail-Konto hinzufügen.
- Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.
- Bestätigen Sie mit Speichern.
Einrichtung von Microsoft - OAuth2
E-Mail-Konto bearbeiten
Zum Bearbeiten eines bestehenden E-Mail-Kontos:
- Wählen Sie das zu bearbeitende Konto aus der Liste.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Die Bedeutung von Filtern
In OTOBO unterstützen Filterfelder eine effiziente Verwaltung von E-Mail-Adressen und Konten, insbesondere in Umgebungen mit einer großen Anzahl von Einträgen. Sie ermöglichen es Ihnen, schnell und einfach die benötigten Informationen zu finden.
OTOBO kombiniert leistungsstarke E-Mail-Management-Funktionen mit einfacher Bedienbarkeit. Die Einrichtung und Verwaltung verschiedener E-Mail-Adressen und Postfächer macht OTOBO zu einem wertvollen Tool für jedes Unternehmen, das Wert auf effiziente und gut organisierte Kommunikation legt.
Optimierung des E-Mail-Managements
OTOBO bietet eine umfassende Unterstützung für gängige E-Mail-Protokolle, um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu optimieren. Die Vielfalt der unterstützten Protokolle ermöglicht es Ihnen, ein E-Mail-Konto gemäß Ihren spezifischen Anforderungen zu konfigurieren:
- IMAP / IMAPS / IMAPTLS: Ideal für Organisationen, die E-Mails auf dem Server verwalten wollen, um von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen zu können.
- POP3 / POP3S / POP3TLS: Geeignet für Nutzer, die ihre E-Mails lokal speichern möchten.
Für die Einrichtung eines E-Mail-Kontos in OTOBO sind folgende Konfigurationen erforderlich:
Benutzername & Passwort: Ihre Zugangsdaten für das E-Mail-Konto.
Host: Der Servername oder die IP-Adresse Ihres Mail-Servers.
IMAP-Ordner: Spezifizieren Sie den Ordner, den OTOBO für das Abrufen von E-Mails verwenden soll. Andere Ordner bleiben unberührt.
Vertrauenswürdigkeit & Verteilung: Die Option "Vertrauenswürdig" ermöglicht die Ausführung von Aktionen basierend auf
X-OTOBO-Headern in eingehenden E-Mails. Diese sollten nur für bekannte und vertrauenswürdige Absender aktiviert werden.Bei der Verteilung von E-Mails bieten Sie zwei Strategien: Verteilung basierend auf dem An:-Feld der E-Mail oder direkte Zuordnung aller E-Mails zu einer ausgewählten Warteschlange. Dies sorgt für eine effiziente Zuweisung eingehender Nachrichten an die zuständigen Teams oder Abteilungen.
Gültigkeit & Kommentar: Diese Felder ermöglichen es Ihnen, die aktive Nutzung des E-Mail-Kontos zu steuern und zusätzliche Hinweise oder Beschreibungen für die interne Verwendung bereitzustellen. Einrichtung von OAuth2
AI Klassifizierung der Email-Tickets in OTOBO
Die AI-Klassifizierung von E-Mail-Tickets in OTOBO ermöglicht es Ihnen, eingehende E-Mails automatisch zu kategorisieren. Durch die Verwendung von Machine Learning-Algorithmen kann OTOBO die E-Mails analysieren und basierend auf dem Inhalt, in die richtige Queue verschieben und die richtige Priorität zuweisen. OTOBO AI Ticket Klassifizierung
Email-Versand - SMTP
Schritt 1: SMTP-Einstellungen in OTOBO
Zuerst müssen Sie die SMTP-Einstellungen in OTOBO konfigurieren. Diese Einstellungen ermöglichen es OTOBO, über Ihren bevorzugten SMTP-Server E-Mails zu versenden.
Systemkonfiguration: Zugriff über den Admin-Bereich in OTOBO auf die Systemkonfiguration. Suchen Sie nach E-Mail-Einstellungen: Gehen Sie zu den E-Mail-Einstellungen, indem Sie nach Core::Sendmail in der Suchleiste suchen. SMTP-Serverdetails eintragen: Konfigurieren Sie die folgenden Schlüssel entsprechend Ihrem Mail-Server:
SendmailModule::Host: Der Hostname Ihres SMTP-Servers, z.B. smtp.mydomain.com.SendmailModule::Port: Der Port, den Ihr SMTP-Server verwendet, üblicherweise 587 für SMTP über TLS.SendmailModule::Auth: Setzen Sie diesen auf Yes, wenn Ihr SMTP-Server Authentifizierung erfordert.SendmailModule::User: Benutzername für die Authentifizierung am SMTP-Server.SendmailModule::Password: Passwort für den obigen Benutzer.
Notiz
Stellen Sie sicher, dass SendmailModule::TLS auf Yes gesetzt ist, wenn Ihr SMTP-Server TLS/SSL erfordert.
Beispielkonfiguration:
SendmailModule::Host: smtp.mydomain.com
SendmailModule::Port: 587
SendmailModule::Auth: Yes
SendmailModule::User: myemail@mydomain.com
SendmailModule::Password: mySecurePassword
SendmailModule::TLS: Yes
Schritt 2: Fehlerbehebung
Wenn Probleme beim Versand von E-Mails auftreten, sollten Sie die OTOBO-Logdateien und möglicherweise auch die Logs Ihres SMTP-Servers überprüfen. In einigen Fällen können Konfigurationsprobleme oder Netzwerkbeschränkungen den erfolgreichen E-Mail-Versand verhindern.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr OTOBO-System korrekt für den E-Mail-Versand über SMTP konfiguriert ist, was eine zuverlässige Kommunikationsbrücke zwischen Ihrem Ticket-System und den Benutzern gewährleistet.
Filtern und Weiterleiten von EMails
Postmaster-Filter in OTOBO sind ein mächtiges Werkzeug zur automatischen Vorverarbeitung eingehender E-Mails. Sie ermöglichen eine effiziente Sortierung und Zuweisung eingehender Nachrichten basierend auf spezifischen Kriterien wie Absender, Betreff oder bestimmten Headern. Diese Funktionalität sorgt dafür, dass E-Mails an die richtige Warteschlange oder das richtige Team weitergeleitet werden, um den Kundenservice zu optimieren.
Die folgenden Schritte leiten Sie durch den Prozess des Hinzufügens, Bearbeitens und Löschens von Postmaster-Filtern in OTOBO, sowie durch die Einrichtung spezifischer Einstellungen für diese Filter.
Verwaltung von Postmaster-Filtern
- Um einen neuen Postmaster-Filter hinzuzufügen, wählen Sie die Option PostMaster-Filter hinzufügen aus der Seitenleiste und füllen die erforderlichen Felder aus.
- Zum Bearbeiten öffnen Sie einen bestehenden Filter aus der Liste und modifizieren die Felder nach Bedarf.
- Für das Löschen eines Filters, wählen Sie das entsprechende Mülleimer-Symbol neben dem Filter aus und bestätigen Sie Ihre Aktion.
Notiz
Für eine effektive Filterung und Verwaltung ist es hilfreich, die Filterfunktion zu nutzen, um nach spezifischen Postmaster-Filtern zu suchen.
Einstellungen für Postmaster-Filter
Die Hauptkomponenten eines Postmaster-Filters sind dessen Name, die Option "Nach Treffer anhalten" und die definierte Filterbedingung.
- Name: Der eindeutige Name des Filters, der seine Funktionalität beschreibt. Bedenken Sie, dass die Filter in alphabetischer Reihenfolge ausgeführt werden, was bei der Benennung berücksichtigt werden sollte.
- Nach Treffer anhalten: Gibt an, ob nach erfolgreicher Anwendung dieses Filters die Auswertung weiterer Postmaster-Filter abgebrochen werden soll. Dies ist nützlich, um sicherzustellen, dass eine E-Mail nicht durch mehrere, eventuell widersprüchliche Filter verarbeitet wird.
Filterbedingung definieren
Die Leistungsfähigkeit des Postmaster-Filters liegt in seinen Bedingungen. Diese Bedingungen prüfen spezifische Mail-Header oder Inhalte auf bestimmte Werte oder Muster mithilfe regulärer Ausdrücke.
- Such-Headerfeld nach Wert: Hier legen Sie fest, nach welchen spezifischen Kriterien im Mail-Header oder Body gefiltert werden soll. Zum Beispiel könnten E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile direkt einem Team zugewiesen werden.
Zusätzlich zum Standard-Header ist es möglich, X-OTOBO-Header als Filterbedingung zu nutzen. Diese bieten spezielle Funktionalitäten, wie das Zählen von Anhängen ("X-OTOBO-AttachmentCount"), das eine flexible und maßgeschneiderte Filterung ermöglicht.
Mit diesen Konfigurationsmöglichkeiten lassen sich Postmaster-Filter in OTOBO gezielt nutzen, um den E-Mail-Verkehr effizient zu steuern und zu organisieren. Durch die präzise Vorsortierung und Zuweisung von E-Mails können Sie sicherstellen, dass Ihr Team schnell und effektiv auf Kundenanfragen reagieren kann, was zu einem verbesserten Kundenservice führt.
E-Mail X-OTOBO-Header verwalten
Die X-OTOBO-Header bieten eine flexible Lösung für die erweiterte Verwaltung und Automatisierung von E-Mails in OTOBO. Durch das gezielte Setzen dieser Header in Ihren E-Mails können Sie eine Vielzahl von Ticketeigenschaften direkt steuern, bevor diese im System verarbeitet werden. Dies ermöglicht eine effiziente und automatisierte Bearbeitung eingehender E-Mails, die zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität führt.
Einige der nützlichsten X-OTOBO-Header umfassen:
X-OTOBO-AttachmentCountundX-OTOBO-AttachmentExists: Bestimmt, ob Anhänge vorhanden sind und wie viele. Dies kann nützlich sein, um den Bearbeitungsprozess für Anfragen mit und ohne Anhänge zu optimieren.X-OTOBO-CustomerNoundX-OTOBO-CustomerUser: Erlaubt die direkte Zuweisung eines Tickets zu einem spezifischen Kunden oder Kundenkonto, was eine schnelle und direkte Unterstützung ermöglicht.X-OTOBO-DynamicField-<DynamicFieldName>: Nutzt dynamische Felder, um spezifische Informationen des Tickets zu speichern und somit eine tiefergehende Personalisierung und Kategorisierung der Ticketverwaltung zu ermöglichen.X-OTOBO-Ignore: Bietet die Möglichkeit, bestimmte E-Mails vollständig zu ignorieren und sie nicht ins System zu liefern. Dies kann insbesondere bei Autoreply-Schleifen oder irrelevantem E-Mail-Verkehr hilfreich sein.X-OTOBO-Queue: Legt fest, in welcher Queue ein Ticket einsortiert werden soll. Dies ermöglicht eine direkte und effiziente Zuweisung von Tickets basierend auf dem Inhalt oder dem Zweck der E-Mail.X-OTOBO-StateundX-OTOBO-Priority: Steuert den initialen Status und die Priorität eines Tickets bei dessen Erstellung, wodurch der Workflow für die nachfolgende Bearbeitung anpassbar ist.X-OTOBO-Loop: Verhindert eine automatische Antwort und bietet somit einen Schutz vor Looping in E-Mail-Kommunikation.
Warnung
Diese Header bieten eine mächtige Steuerung innerhalb von OTOBO, erfordern jedoch ein gewisses Maß an Sorgfalt. Sie sollten nur von vertrauenswürdigen Quellen verwendet werden, um unbeabsichtigte Auswirkungen auf das Ticketmanagement zu vermeiden. Das Vertrauensniveau für die Verarbeitung dieser Header wird innerhalb der Mailkontoeinstellungen definiert und sollte entsprechend konfiguriert werden.
Die X-OTOBO-Header transformieren die E-Mail-basierte Kommunikation innerhalb von OTOBO, indem sie eine präzise und automatisierte Steuerung über den gesamten Workflow bieten. Durch die Konfiguration dieser Header können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und eine verbesserte Kundenzufriedenheit erzielen.
S/MIME und PGP in OTOBO
Sichere Kommunikation ist in der heutigen digitalen Welt unerlässlich, besonders wenn es um den Schutz sensibler Daten geht. OTOBO unterstützt die Verwendung von S/MIME-Zertifikaten und PGP-Schlüsseln, um die E-Mail-Kommunikation zu sichern. Diese Funktionen sind besonders relevant, um Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit – wie sie beispielsweise durch die DSGVO vorgeschrieben sind – zu erfüllen.
Verwaltung von S/MIME-Zertifikaten
Die Verwaltung von S/MIME-Zertifikaten in OTOBO ist durch das Modul S/MIME-Zertifikate unter der Gruppe Kommunikation & Benachrichtigungen zugänglich. S/MIME-Zertifikate ermöglichen es Ihnen, E-Mails zu signieren und zu verschlüsseln, was die Authentizität und Vertraulichkeit der Kommunikation sicherstellt.
Um S/MIME in OTOBO nutzen zu können, ist es zunächst erforderlich, den S/MIME-Support zu aktivieren. Anschließend können Sie Zertifikate und zugehörige private Schlüssel hinzufügen, um die Setup-Voraussetzungen für eine sichere E-Mail-Kommunikation zu vervollständigen.
PGP-Schlüssel
Ähnlich wie bei S/MIME unterstützt OTOBO auch die Verwendung von PGP-Schlüsseln, um die E-Mail-Kommunikation zu verschlüsseln. PGP (Pretty Good Privacy) ist ein weit verbreitetes Verschlüsselungsprogramm, das datenschutzfreundliche Kommunikation unterstützt, indem es sowohl die Authentifizierung der Absender als auch die Integrität und Vertraulichkeit der Nachricht sicherstellt.
Verwaltungsprozess
S/MIME-Zertifikat/PGP-Schlüssel hinzufügen: Sie können neue Zertifikate/Schlüssel durch Auswahl der entsprechenden Dateien aus Ihrem Dateisystem hinzufügen. Dies ermöglicht die digitale Signierung und Verschlüsselung ausgehender E-Mails.
Private Schlüssel hinzufügen: Für die Entschlüsselung eingehender E-Mails ist es erforderlich, die entsprechenden privaten Schlüssel zu Ihren S/MIME-Zertifikaten/PGP-Schlüsseln in OTOBO zu hinterlegen.
Zertifikate/Schlüssel löschen: Bei Bedarf können Sie eingefügte Zertifikate oder Schlüssel wieder aus dem System entfernen. Dies könnte nötig sein, wenn Zertifikate ablaufen oder ersetzt werden müssen.
Beachten Sie
- Sowohl für S/MIME als auch PGP ist es wichtig, den richtigen Umgang mit den Zertifikaten/Schlüsseln zu gewährleisten, um die Sicherheit der Kommunikation sicherzustellen.
- Die Verwendung von S/MIME und PGP kann helfen, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Vertrauen der Kunden zu stärken, indem es die Sicherheit und Privatsphäre der Kommunikation verbessert.
- Die Einrichtung und Verwaltung der Verschlüsselung (sowohl S/MIME als auch PGP) sollte fachkundig erfolgen, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen effektiv und sicher implementiert werden.
Die Integration von Verschlüsselungsfähigkeiten in OTOBO bietet eine robuste Lösung für Unternehmen, um ihre Kommunikation auf sichere Weise zu verwalten und die Risiken im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen zu minimieren.
OTOBO Email Log
Das Kommunikationsprotokoll in OTOBO ist ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Sie die gesamte Kommunikation, die durch das System verarbeitet wird, nachverfolgen, analysieren und überwachen können. Dieses Modul ist besonders nützlich für Manager, Systemadministratoren und Support-Teams, um Einblicke in die Verarbeitung von E-Mails zu erhalten und mögliche Störungen oder Fehler in der Kommunikation zu diagnostizieren.
Überblick
Der Übersichtsbildschirm des Kommunikationsprotokolls bietet ein Dashboard-ähnliches Interface, das Ihnen einen schnellen Überblick über die Gesundheit Ihres Kommunikationssystems gibt:
Schlüsselwidgets und ihre Funktionen
Kontostatus: Identifiziert mögliche Probleme mit E-Mail-Konten, die für das Senden oder Empfangen von Nachrichten verwendet werden. Probleme könnten von falschen Anmeldeinformationen bis hin zu Verbindungsproblemen reichen.
Kommunikationsstatus: Informiert über das Vorhandensein von Fehlern bei den Kontoverbindungen oder bei der Nachrichtenverarbeitung. Dies kann ein Indikator für Probleme mit dem Mail-Server oder der Konfiguration sein.
Kommunikationszustand: Zeigt an, ob derzeit Aktivitäten im System vorhanden sind, d.h., ob E-Mails gesendet, empfangen oder verarbeitet werden.
Durchschnittliche Verarbeitungszeit: Bietet eine Statistik darüber, wie lange es im Durchschnitt dauert, um eine Kommunikation abzuschließen. Diese Metrik hilft, die Effizienz des Systems zu bewerten.
Filtern und Analysieren der Daten
Sie haben die Möglichkeit, die Kommunikation je nach Erstellungszeit zu filtern und nach Schlüsselwörtern zu suchen. Dies ermöglicht eine gezielte Analyse der Kommunikation, die bestimmte Kriterien erfüllt. Zudem können Sie die Ergebnisse der Übersichtstabelle nach Spalten sortieren, um die Daten nach Ihren Bedürfnissen zu organisieren.
Detailansicht
Durch das Klicken auf eine Zeile in der Übersichtstabelle gelangen Sie zur Detailansicht für die jeweilige Kommunikation:
In der Detailansicht erhalten Sie einen Einblick in die spezifischen Parameter und den Verlauf der Kommunikation. Dies beinhaltet Informationen wie Absender, Empfänger, den Zeitpunkt der Kommunikation und etwaige Fehlermeldungen, die während des Prozesses aufgetreten sind.
Vorteile des Kommunikationsprotokolls
- Transparenz: Das Kommunikationsprotokoll trägt zur Transparenz bei, indem es einen detaillierten Einblick in die internen Kommunikationsflüsse bietet.
- Fehlersuche: Es ermöglicht eine effiziente Fehlersuche und Diagnose bei Kommunikationsproblemen.
- Optimierung: Anhand der gewonnenen Einsichten können Prozesse optimiert und die Systemleistung verbessert werden.
Das Kommunikationsprotokoll ist eine fundamentale Komponente in OTOBO, die eine proaktive Überwachung und Verwaltung der Kommunikation ermöglicht. Es trägt dazu bei, ein hochverfügbares und effizientes Support-System sicherzustellen und unterstützt damit eine ausgezeichnete Servicequalität.
Analyse/Verwaltung des Email-Logs
Die Erfassung und Analyse detaillierter Protokolle von Kommunikationsvorgängen ist essentiell für jeden Systemadministrator oder Manager, der für die Überwachung des reibungslosen Betriebs eines Helpdesk-Systems wie OTOBO verantwortlich ist. Das Kommunikationsprotokoll in OTOBO bietet eine granulare Sicht auf alle Kommunikationsaktivitäten, gegliedert in zwei Haupttypen: Verbindung und Nachricht. Diese Struktur ermöglicht es, den Fluss und die Verarbeitung eingehender und ausgehender Nachrichten genau zu verfolgen und zu analysieren.
Verbindung
Protokolle vom Typ Verbindung zeichnen alle Interaktionen auf, die im Zusammenhang mit der Verbindung zu E-Mail-Konten, Mailservern oder anderen Kommunikationsdiensten stehen. Diese Protokolle geben Aufschluss über den Erfolg oder Misserfolg von Verbindungsversuchen, einschließlich Fehlermeldungen und weiteren Diagnoseinformationen. Diese Art von Protokoll ist von großer Bedeutung, wenn Verbindungsprobleme untersucht werden müssen, z. B. wenn Schwierigkeiten beim Abrufen von E-Mails von einem externen Server auftreten.
Nachricht
Im Gegensatz dazu befasst sich der Protokolltyp Nachricht mit allen Vorgängen, die die Verarbeitung spezifischer Nachrichten betreffen. Dies umfasst das Lesen, Interpretieren und Weiterleiten von Nachrichten basierend auf definierten Regeln oder Filtern, das Hinzufügen von Tickets und das Anwenden von X-OTOBO -Headern. Diese Protokolle geben Administratoren und Support-Mitarbeitern einen tiefen Einblick in die Arbeitsweise des Systems und helfen, Probleme auf der Ebene einzelner Nachrichten zu identifizieren und zu lösen.
Prioritätsgesteuerte Protokollfilterung
Ein wichtiger Aspekt bei der Verwendung des Kommunikationsprotokolls in OTOBO ist die Möglichkeit, Protokolleinträge nach ihrer Priorität zu filtern. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie gezielt nach Fehlern oder kritischen Ereignissen suchen, die unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern. Das Prioritätssystem reicht vom informativen Level bis hin zu kritischen Fehlern, wobei Error die höchste Prioritätsstufe darstellt. Durch die Auswahl einer spezifischen Priorität im Filter erhalten Sie alle Protokolleinträge dieser und jeder höheren Prioritätsebene, was die Fehlersuche und die allgemeine Systemüberwachung erheblich erleichtert.
Die effektive Nutzung des Kommunikationsprotokolls in OTOBO ermöglicht es, ein ausgezeichnetes Maß an Transparenz und Kontrolle über den gesamten Kommunikationsfluss zu erreichen. Sie erhalten nicht nur Einblicke in den Verarbeitungsstatus und mögliche Probleme bei der Kommunikation, sondern haben auch die Möglichkeit, proaktiv Maßnahmen zur Fehlerbehebung und Systemoptimierung zu ergreifen. Dies ist ein entscheidender Faktor für die Aufrechterhaltung eines effizienten und zuverlässigen Supportdienstes und trägt wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei.
FAQs
Welche Vorteile bietet OTOBO im Bereich E-Mail-Verwaltung?
Wie fügt man eine neue E-Mail-Adresse in OTOBO hinzu?
Welche relevanten Einstellungen sind beim Bearbeiten von E-Mail-Adressen in OTOBO wichtig?
Welche Funktion haben Postmaster-Filter in OTOBO?
Wie verbessern die OAuth2-Authentifizierung und Postmaster-Filter die Kommunikation in OTOBO?
OTOBO Dienstleistungen
Wir bieten verschiedene Dienstleistungen rund um OTOBO an. Dazu gehören:
- OTOBO Beratung
- OTOBO Installation
- OTOBO Anpassungen
- OTOBO Schulungen
- OTOBO Support
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