OTOBO / Znuny Dynamische Felder - Ticket Formulare anpassen

In der heutigen Zeit ist Flexibilität in der Kundenkommunikation unerlässlich. OTOBO, als fortschrittliches Ticketsystem und Helpdesk-Software, bietet Lösungen, um individuelle und spezifische Anforderungen von Organisationen an ihr Ticket-Management zu erfüllen. Ein Schlüsselelement dieser Flexibilität ist die Einbindung von sogenannten dynamischen Feldern.

Verwaltung und Anpassung von dynamischen Feldern

Die Verwaltung dynamischer Felder erfolgt über das Modul Dynamische Felder in der Gruppe Prozesse & Automatisierung. Schon in der Basisinstallation enthält OTOBO zwei dynamische Felder vordefiniert.

Verwaltungsbildschirm Dynamische Felder [1]

So fügen Sie ein neues Dynamisches Feld hinzu

1. Wählen Sie zunächst den Objekttyp und den dynamischen Feldtyp im Dropdown-Menü der linken Aktionsleiste aus.
2. Tragen Sie die erforderlichen Informationen in die angegebenen Felder ein.
3. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Speichern.

Bildschirm Neues Dynamisches Feld erstellen [1]

Bearbeitung bestehender dynamischer Felder

1. Wählen Sie das zu ändernde dynamische Feld aus der Liste.
2. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor.
3. Wählen Sie Speichern oder Speichern und beenden.

Bearbeitungsbildschirm Dynamische Felder [1]

Löschen eines dynamischen Felds

1. Klicken Sie auf das Mülleimersymbol neben dem zu löschenden Feld.
2. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf Bestätigen.

Löschbildschirm Dynamisches Feld [1]

Tips

Verwenden Sie die Filterfunktion, um schnell ein spezifisches dynamisches Feld zu finden.

Konfiguration der Einstellungen für Dynamische Felder

Es stehen verschiedene Einstellungen zur Verfügung, die je nach Feldtyp variieren können. Wichtige allgemeine Einstellungen umfassen:

• Name: Ein eindeutiger Identifikator des Felds, bestehend aus alphanumerischen Zeichen.
• Beschriftung: Der Anzeigename des Felds auf den aktiven Bildschirmen.
• Feldreihenfolge: Bestimmt die Anzeigereihenfolge des Felds.
• Gültigkeit: Definiert die aktive Nutzung des Felds im System.
• Feldtyp: Der Typ des dynamischen Felds, festgelegt beim Erstellen und schreibgeschützt.

Allgemeiner Bildschirm Dynamisches Feld [1]

Es ist möglich, Übersetzungen für die Beschriftungen der dynamischen Felder in die Sprachübersetzungsdateien manuell hinzuzufügen, was die Anpassung an unterschiedliche Sprachumgebungen ermöglicht.

Spezifische Einstellungen für Dynamische Felder

Jeder dynamische Feldtyp besitzt eigene Einstellungsoptionen. Die Konfiguration dieser Einstellungen ermöglicht eine präzise Anpassung des Verhaltens und der Darstellung des dynamischen Feldes.

Kontrollkästchen-Typ

Für dynamische Felder vom Typ Kontrollkästchen legt der Standardwert fest, ob das Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert (Ausgewählt) oder deaktiviert (Nicht ausgewählt) ist.

Dynamische Felder vom Typ Kontakt mit Daten

Diese besondere Art der dynamischen Felder erlaubt es, Kontakte mit detaillierteren Informationen zu Tickets hinzuzufügen. Hierbei sind die Namensfeld und Gültigkeitsfeld immer erforderlich. Zusätzliche Felder können durch Schlüssel-Wert-Paare definiert werden, um spezifische Datenattribute für Kontakte festzulegen.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Kontakt mit Daten [1]

Wichtige Schlüssel-Wert-Paare

• Namensfeld und Gültigkeitsfeld sind zwei obligatorische Attribute, die für jedes Kontakt mit Datenfeld spezifiziert werden müssen.
• Felder hinzufügen ermöglicht die Spezifikation zusätzlicher Datenattribute durch Schlüssel-Wert-Paare.
• Pflichtfelder und Sortierte Felder bestimmen, welche Felder obligatorisch sind und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden.
• Suchbare Felder definieren, welche Felder in Suchanfragen berücksichtigt werden.
• Übersetzbare Werte gibt an, ob die Werte in die Sprache des Benutzers übersetzt werden sollen.

Verwaltungsbildschirm Kontakt mit Daten [1]

Anpassung und Integration in die Praxis

Mit den erweiterten Einstellungsmöglichkeiten der dynamischen Felder in OTOBO können Administratoren das Ticket-System effektiv an die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens anpassen. Ob es um einfache Ja/Nein-Entscheidungen durch Kontrollkästchen geht, oder um die differenzierte Erfassung von Kontaktinformationen mit zusätzlichen Daten – die dynamischen Felder bieten die nötige Flexibilität und Funktionalität, um einen hochwertigen und effizienten Kundendienst zu gewährleisten.

Die präzise Konfigurierbarkeit und Anpassbarkeit der dynamischen Felder ist ein Schlüsselaspekt, der OTOBO als vielseitiges und leistungsfähiges Ticket-System und Helpdesk-Software auszeichnet. Die Verwaltung von Kontaktdaten in OTOBO, der optimalen Helpdesk-Software und Ticket-System, ist entscheidend für die Erstellung personalisierter und effektiver Kundenlösungen. Dynamische Felder vom Typ " Kontakt mit Daten" spielen dabei eine wesentliche Rolle, indem sie es erlauben, individuelle Kontaktinformationen strukturiert und flexibel innerhalb der Tickets zu erfassen und zu verwalten.

Bearbeiten von Kontaktinformationen

Neuen Kontakt hinzufügen

Um einen neuen Kontakt mit Daten zu einem Ticket hinzuzufügen, wählen Sie zunächst das entsprechende dynamische Feld aus der Dropdown-Liste im Aktionen-Widget. Mit nur wenigen Klicks können Sie dann einen Kontakt mit allen relevanten Informationen anlegen:

1. Wählen Sie das benötigte dynamische Feld für den Kontakt aus.
2. Klicken Sie auf den Button „Kontakt mit Daten hinzufügen“.
3. Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder ein.
4. Bestätigen Sie mit „Speichern“.

Bildschirm Kontakt mit Daten hinzufügen [1]

Kontakt bearbeiten

Für das Bearbeiten existierender Kontaktdaten wählen Sie einfach den gewünschten Kontakt aus der Liste und nehmen die Anpassungen vor:

1. Wählen Sie den zu bearbeitenden Kontakt aus.
2. Passen Sie die Informationen nach Bedarf an.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Bildschirm Kontakt mit Daten bearbeiten [1]

Implementierung der dynamischen Felder vom Typ "Kontakt mit Daten"

Die Implementierung dieser dynamischen Felder umfasst mehrere Schritte, von der Erstellung des Feldes, über die Definition der möglichen Kontakteigenschaften, bis hin zur Einbindung in die Ticket-Bearbeitung:

1. Feld anlegen: Ein neues dynamisches Feld vom Typ "Kontakt mit Daten" wird kreiert.
2. Kontaktattribute definieren: Inklusive der erforderlichen Felder wie Name und Gültigkeit, sowie zusätzliche Attribute wie Telefonnummern.
3. Liste der obligatorischen und sortierten Felder: Bestimmung, welche Felder unabdingbar sind und in welcher Reihenfolge sie erscheinen sollen.
4. Datenquelle befüllen: Mindestens ein Kontakt muss zur Datenquelle hinzugefügt werden.
5. Feldintegration: Anpassung der Systemkonfiguration, um das Feld in den erforderlichen Bildschirmen anzuzeigen.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Datum

Das speichern eines Datums als Wert bietet eine weitere Ebene der Ticketdifferenzierung in OTOBO. Diese Felder ermöglichen es, Termine für Ereignisse, Fristen oder sonstige zeitbezogene Informationen innerhalb eines Tickets festzuhalten.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Datum [1]

Spezifische Einstellungsmöglichkeiten für den Typ Datum:

• Standarddatumsunterschied: Hierüber kann der Standardwert des Felds im Verhältnis zur aktuellen Zeit (Jetzt) in Sekunden definiert werden.
• Definierte Zeiträume: Bestimmung eines Zeitraums in Jahren, aus dem Datumswerte im Feld auswählbar sind, um die Benutzerführung zu erleichtern.

Fazit

Dynamische Felder vom Typ "Kontakt mit Daten" und vom Typ "Datum" bereichern die Flexibilität und Effizienz bei der Bearbeitung von Tickets in OTOBO erheblich. Sie ermöglichen eine präzise und umfassende Datenerfassung und -verwaltung, die für eine hochwertige Kundenbetreuung und effiziente Prozessabwicklung unerlässlich ist. Durch die detaillierte Konfiguration dieser Felder lässt sich OTOBO optimal an die speziellen Anforderungen eines jeden Unternehmens anpassen und gewährleistet so eine maßgeschneiderte Lösung für die Verwaltung von Kundenanfragen. Die effiziente Verwaltung und Speicherung von individuellen Kundendaten ist ein Schlüsselelement in OTOBO, dem führenden Helpdesk-Software und Ticket-System, das Anpassung und Präzision in der Kundenkommunikation ermöglicht. In diesem Zusammenhang bieten dynamische Felder vom Typ Datum, Datum/Zeit, Dropdown, Mehrfachauswahl und Text weitreichende Möglichkeiten, Tickets und Kundenvorgänge detailliert zu erfassen und zu bearbeiten.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Datum

Das dynamische Feld vom Typ Datum ermöglicht eine präzise Datumsangabe und umfasst folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• Jahre in der Vergangenheit und Zukunft: Definiert den Zeitrahmen für die Datumsauswahl.
• Link anzeigen: Ermöglicht die Hinterlegung eines HTTP-Links in Übersichten und Zoom-Bildschirmen.
• Link für Vorschau: Gestattet die Einbindung einer Vorschau-URL für Hover-Aktionen.
• Eingabe von Datumsangaben einschränken: Optionen zur Verhinderung der Eingabe von zukünftigen oder vergangenen Datumsangaben.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Datum [1]

Dynamische Felder vom Typ Datum/Zeit

Diese Felder kombinieren Datum und Uhrzeit für eine genaue Zeitangabe und teilen die Einstellungen mit den Datumsfeldern.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Datum/Zeit [1]

Dynamische Felder vom Typ Dropdown und Mehrfachauswahl

Die dynamischen Felder vom Typ Dropdown und Mehrfachauswahl erlauben es, aus vordefinierten Listen Werte auszuwählen. Sie bieten folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

• Mögliche Werte: Bestimmt durch Schlüssel-Wert-Paare die Auswahlmöglichkeiten.
• Standardwert: Setzt einen Wert vorab als ausgewählt.
• Leeren Wert hinzufügen: Integriert eine leere Auswahlmöglichkeit in die Liste.
• Baumansicht: Listet Werte strukturiert auf.
• Übersetzbare Werte: Ermöglicht die Übersetzung der Werte basierend auf der Benutzersprache.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Dropdown [1]

Die Einstellungen und Funktionalitäten der Felder vom Typ Dropdown und Mehrfachauswahl sind ähnlich und unterstützen die multifunktionale Datenerfassung in Tickets.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Text

Das dynamische Textfeld dient der Erfassung einer Zeichenkette und ist ein fundamentales Tool zur freien Texteingabe in Tickets.

Insgesamt zeigen diese dynamischen Feldtypen die Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit von OTOBO auf, mit der Organisationen ihr Ticket-System nahtlos an ihre individuellen operativen Anforderungen und Arbeitsabläufe anpassen können. Die umfassenden Einstellungsoptionen für jedes Feld erlauben eine präzise und zielgerichtete Datenerfassung und -verarbeitung, die zur Effektivität und Effizienz bei der Kundenkommunikation und Ticketbearbeitung erheblich beitragen. In der modernen Helpdesk-Software und im Ticket-System OTOBO ermöglichen dynamische Felder eine weitreichende Personalisierung und Effizienzsteigerung bei der Abwicklung von Kundenvorgängen. Insbesondere die dynamischen Felder vom Typ Text und Textbereich bieten eine flexible Lösung für die Erfassung und Bearbeitung von spezifischen Kundeninformationen.

Dynamische Felder vom Typ Text

Für die Einzeilige Texteingabe bietet das dynamische Feld vom Typ Text folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

• Standardwert: Legt einen vordefinierten Wert fest, der automatisch im Bearbeitungsbildschirm eingefügt wird.
• Link anzeigen: Ermöglicht die Angabe eines HTTP-Links, der in Übersichten und im Ticketzoom sichtbar ist.
• Link für Vorschau: Bietet eine Vorschau-URL, die beim Hovern über den Link im Ticketzoom angezeigt wird.
• RegEx prüfen: Dient der Validierung des Eingabewertes durch einen regulären Ausdruck.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Text [1]

Dynamische Felder vom Typ Textbereich

Das dynamische Textbereichsfeld, für mehrzeilige Texteingaben, umfasst zusätzlich:

• Anzahl der Zeilen: Bestimmt die Höhe des Eingabefeldes.
• Anzahl der Spalten: Legt die Breite des Eingabefeldes fest.

Einstellungen für Dynamische Felder vom Typ Textbereich [1]

Weitere Dynamische Feldtypen: Datenbank und Web Service

OTOBO integriert auch dynamische Felder, die direkt aus Datenbanken und Web Services befüllt werden können, wobei diese Felder standardmäßig in Version 10 enthalten sind und weiterführende Dokumentationen in Arbeit sind.

Dynamische Felder auf Bildschirmen Anzeigen

Um dynamische Felder effizient im Arbeitsalltag zu nutzen, können sie auf verschiedenen Bildschirmen innerhalb von OTOBO angezeigt und erforderlich gemacht werden:

1. Aktivieren Sie das Feld durch Setzen der Gültigkeit auf "gültig".
2. Gehen Sie im Adminbereich zur Systemkonfiguration.
3. Wählen Sie den gewünschten Bildschirm aus (Frontend → Agent → Ansicht).
4. Bearbeiten Sie die entsprechende Einstellung ###DynamicField und fügen Sie das gewünschte Feld hinzu.
5. Definieren Sie, ob das Feld aktiviert oder als erforderlich gelten soll.

Dynamische Felder auf dem Bildschirm anzeigen [1]

Standardwerte über das Ticket-Event-Modul festlegen

Ein angebundenes Ticket-Ereignis kann genutzt werden, um automatisch Werte für dynamische Felder zu setzen:

1. Öffnen Sie die Systemkonfiguration.
2. Navigieren Sie zu Core → Event → Ticket.
3. Aktivieren Sie die Einstellung Ticket::EventModulePost###9600-TicketDynamicFieldDefault für das gewünschte Ereignis.

Durch diese flexiblen Konfigurations- und Anwendungsmöglichkeiten von dynamischen Feldern kann OTOBO präzise an die individuellen Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden, was zu einer gesteigerten Effizienz und einer verbesserten Kundenzufriedenheit beiträgt. Die Integration von dynamischen Feldern in OTOBO, der führenden Helpdesk-Software und Ticket-System, erlaubt nicht nur die Anpassung von Ticket-Ereignissen und persönlichen Benutzereinstellungen, sondern auch die präzise Anpassung der Software an spezifische Unternehmensbedürfnisse.

Aktivieren des Ticket-Event-Moduls für dynamische Felder

Das Ticket-Event-Modul ermöglicht es, bei spezifischen Ereignissen, wie dem Erstellen eines Tickets, automatisch Werte für dynamische Felder zu setzen.

Ticket-Event-Modul aktivieren [1]

Beispielsweise kann ein Standardwert für ein Feld im Rahmen des TicketCreate-Ereignisses wie folgt festgelegt werden:

1. Zugriff auf die Systemkonfiguration der Admin-Oberfläche.
2. Navigation zu Core → Ticket → DynamicFieldDefault.
3. Aktivierung der gewünschten Einstellung, z.B. Ticket::TicketDynamicFieldDefault###Element1.
4. Sicherung der Änderungen.

Dynamisches Feld im Ticket-Erstellungsereignis aktivieren [1]

Wenn mehr als 16 Felder benötigt werden, ist eine benutzerdefinierte XML-Datei für erweiterte Konfigurationen erforderlich.

Standardwerte über Benutzereinstellungen festlegen

Benutzer können individuelle Standardwerte für dynamische Felder in ihren persönlichen Einstellungen vornehmen, was eine weitere Ebene der Personalisierung ermöglicht.

Dynamisches Feld in Persönlichen Einstellungen [1]

Das Modul Systemkonfiguration bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Präferenzen zu aktivieren, sodass Benutzer über ihre persönliche Einstellungsseite Standardwerte für dynamische Felder definieren können. Dies fördert eine individualisierte Nutzungserfahrung und verbessert die Ticketbearbeitungseffizienz.

Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten

Für erweiterte Anpassungen, insbesondere wenn mehr als ein dynamisches Feld für die Benutzerpräferenzen benötigt wird, ist das Erstellen einer benutzerdefinierten XML-Konfigurationsdatei notwendig. Jede Einstellung innerhalb dieser Datei muss einen eindeutigen Namen haben, um Konflikte innerhalb des Systems zu vermeiden.

Diese fortgeschrittenen Optionen deuten auf die Flexibilität und die breite Anpassungsfähigkeit von OTOBO hin, welches Unternehmen jeglicher Größe unterstützt, ihr Kundenservice-Management zu optimieren. Durch die geschickte Anwendung dynamischer Felder in Kombination mit den Ticket-Event-Modulen und individuellen Benutzereinstellungen lässt sich OTOBO präzise an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines jeden Unternehmens anpassen.

Weitere Informationen

Es gibt einige Plugins, welche neue dynamische Feldtypen hinzufügen. Außerdem gibt es auch noch einige Plugins, die das erstellen eines neuen dynamischen Feldes womöglich unnötig machen. Diese Plugins sind jedoch nicht Teil der Standardinstallation von OTOBO und müssen separat installiert werden. OTOBO Plugins - Packetmanager

FAQs

Wie fügt man ein neues dynamisches Feld in OTOBO hinzu?

Um ein neues dynamisches Feld hinzuzufügen, wählt man zunächst den Objekttyp und den dynamischen Feldtyp im Dropdown-Menü der linken Aktionsleiste aus, trägt die erforderlichen Informationen ein und bestätigt mit einem Klick auf 'Speichern'

Welche konkreten Schritte sind erforderlich, um ein Kontakt mit Daten als dynamisches Feld hinzuzufügen?

Um einen Kontakt mit Daten hinzuzufügen, wählt man das entsprechende dynamische Feld für den Kontakt aus der Dropdown-Liste im Aktionen-Widget, klickt auf 'Kontakt mit Daten hinzufügen', gibt alle erforderlichen Informationen ein und bestätigt mit 'Speichern'

Wie werden dynamische Felder auf Bildschirmen in OTOBO angezeigt und erforderlich gemacht?

Um dynamische Felder auf Bildschirmen anzuzeigen und erforderlich zu machen, aktiviert man das Feld durch Setzen der Gültigkeit auf 'gültig', geht im Adminbereich zur Systemkonfiguration, wählt den gewünschten Bildschirm aus, bearbeitet die entsprechende Einstellung '###DynamicField' und fügt das gewünschte Feld hinzu, und definiert, ob das Feld aktiviert oder als erforderlich gelten soll

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