OTOBO - Comunicación con plantillas de SMS

OTOBO - Comunicación con plantillas de SMS

Comunicación con el cliente mediante plantillas de SMS

En el mundo acelerado de hoy, una comunicación rápida y efectiva es esencial, especialmente para las empresas que desean ofrecer un servicio al cliente excepcional. OTOBO, el sistema de tickets de código abierto líder, reconoce esta necesidad y, por lo tanto, ofrece una solución innovadora: el uso de plantillas de SMS para optimizar la comunicación.

::: tip Esta función estará integrada en las próximas versiones de OTOBO. :::

Por qué la comunicación por SMS es importante para su empresa

Un incidente extraordinario, como una caída del servidor de correo electrónico, requiere canales de comunicación alternativos. Aquí es donde entran en juego los mensajes SMS. Garantizan una notificación fiable a su servicio de guardia y aseguran que los clientes sin acceso a Internet puedan ser contactados. Con el servicio de SMS basado en la nube de OTOBO, puede superar tales desafíos sin esfuerzo.

Plantillas de SMS

Antes de poder utilizar el servicio de SMS, es necesaria una activación. Esto se realiza en el módulo ../otobo-services/cloud-services.

::: warning Esta funcionalidad solo estará disponible a partir de la versión 11 de OTOBO :::

Crear una plantilla de SMS

1. Navegue a Añadir plantilla de SMS y rellene los datos necesarios.
2. Guarde su plantilla haciendo clic en Guardar.

Edición y eliminación de plantillas de SMS

Edite las plantillas existentes seleccionando y ajustando los contenidos. Confirme sus cambios con Guardar o Guardar y finalizar. Para eliminar una plantilla, seleccione el icono de la papelera y confirme la acción.

Ajustes importantes para las plantillas de SMS

Al añadir o editar una plantilla de SMS, tiene a su disposición ajustes importantes. Estos incluyen:

• Tipo (p. ej., Respuesta, Crear, SMSOutbound), que define el propósito de uso.
• Nombre, que se muestra en la tabla de resumen.
• Plantilla, el contenido del mensaje que se enviará a los usuarios.

::: warning Tenga en cuenta que la longitud máxima para los mensajes SMS es de 918 caracteres. Los mensajes de más de 160 caracteres se dividen en secciones, lo que puede afectar a la legibilidad. Por lo tanto, se recomienda mantener los mensajes cortos. :::

Al implementar plantillas de SMS en OTOBO, no solo mejora la eficiencia en la gestión de tickets, sino que también asegura que pueda contactar a sus clientes y empleados en cualquier momento y lugar. Utilice esta potente función para llevar su servicio al cliente a un nuevo nivel.

Comunicación por SMS a través de colas

OTOBO destaca por la implementación innovadora de la comunicación por SMS en su sistema de gestión de tickets. Mediante opciones de edición especiales y ajustes variables que pueden integrarse en los mensajes SMS, OTOBO aumenta la eficiencia y la personalización de la comunicación. ::: warning Esta funcionalidad solo estará disponible a partir de la versión 11 de OTOBO :::

Mensajes Flash y validez del mensaje

Los mensajes Flash ofrecen una forma especial de obtener atención inmediata, ya que se muestran directamente sin necesidad de que el usuario realice ninguna acción. Al mismo tiempo, el ajuste de la validez de un mensaje permite controlar con precisión su disponibilidad en el sistema y, si es necesario, desactivar temporalmente determinadas plantillas de SMS.

Comentarios y personalización

Cada plantilla de SMS puede ir acompañada de un comentario, lo que facilita el manejo y la selección para el equipo. Esto se amplía con la posibilidad de utilizar variables de plantilla de SMS. Estas etiquetas específicas de OTOBO permiten personalizar automáticamente los mensajes con información individual, como números de ticket o nombres de colas, aumentando así la relevancia y claridad de la comunicación con el cliente o los miembros del equipo.

Función especial: Plantillas de SMS ↔ Colas

Una función destacada en OTOBO es la posibilidad de vincular plantillas de SMS directamente con colas específicas. Esto simplifica considerablemente la gestión de las estrategias de comunicación y su implementación. Los equipos pueden reaccionar rápidamente a los cambios y garantizar que la información relevante llegue siempre a las personas adecuadas.

Asignación sencilla de plantillas de SMS y colas

OTOBO permite una asignación intuitiva de plantillas de SMS a diferentes colas con solo unos clics. Mediante la visualización de estas asignaciones en el área de administración, se obtiene una visión clara de todos los canales de comunicación activos.

Procedimiento de asignación fácil de entender

La aplicación del procedimiento de asignación es muy sencilla: seleccione una plantilla o cola, asígnele los elementos deseados y confirme su selección. De este modo, se pueden establecer mecanismos de comunicación efectivos y adaptados en el sistema.

Canales de comunicación precisos mediante resúmenes filtrables

Para un acceso rápido a determinadas plantillas de SMS o colas, OTOBO ofrece opciones de filtro efectivas. Los usuarios pueden encontrar y gestionar los elementos buscados inmediatamente introduciendo simplemente el nombre, lo que ahorra tiempo y aumenta significativamente la eficiencia del trabajo.

Conclusión

Con la implementación avanzada de plantillas de SMS de OTOBO y su asignación a colas, su empresa dispone de una potente herramienta para mejorar la comunicación con el cliente, optimizar procesos y aumentar la satisfacción de los clientes y miembros del equipo. Utilice las sofisticadas funciones de OTOBO para aumentar la calidad de su servicio y la eficacia en la gestión de tickets.

Asignación de plantillas de SMS a colas

La gestión de plantillas de SMS, así como su asignación lógica a colas en OTOBO, ha sido desarrollada para mejorar el flujo de comunicación entre sus agentes y clientes, minimizando al mismo tiempo la carga administrativa. Una de las funciones más avanzadas en este sentido es la posibilidad de asignar varias plantillas de SMS o colas simultáneamente, lo que aumenta significativamente la flexibilidad y la eficiencia en el manejo de estos recursos.

Asignaciones simultáneas para una mayor efectividad

Esta funcionalidad permite añadir varias plantillas de SMS sin problemas a una multitud de colas relevantes, o viceversa. Imagine que su equipo necesita compartir mensajes urgentes a través de varios departamentos. En lugar de tener que realizar cada asignación individualmente, OTOBO permite una selección y asignación agrupada, lo que ahorra tiempo y mejora la consistencia de la comunicación.

Opciones de edición directa para una gestión ágil

Otra característica de la función de asignación es la posibilidad de edición directa: al hacer clic en una plantilla de SMS o cola específica, se accede sin problemas a la vista de edición correspondiente. Esto simplifica el ajuste rápido de plantillas de SMS o parámetros de cola, permitiendo una reacción ágil ante nuevos requisitos o cambios.

::: warning Es importante tener en cuenta que, aunque se facilita la navegación y edición entre plantillas de SMS y colas, no existe un enlace de retorno directo a la pantalla de asignación. Por lo tanto, los usuarios deben estar preparados para encontrar su camino de regreso a la pantalla de relaciones a través del menú principal, lo que podría influir ligeramente en el flujo de trabajo. :::

Gestión de servicios en la nube

La integración de servicios en la nube en OTOBO permite incorporar medios de comunicación modernos de manera eficiente en sus procesos de gestión de servicios. En este sentido, la flexibilidad y escalabilidad de los servicios en la nube son un factor importante para las empresas que desean diseñar su infraestructura de TI a prueba de futuro.

Pantalla de gestión de servicios en la nube [1]

Activación del servicio en la nube de SMS

Para poder utilizar las notificaciones SMS basadas en la nube en OTOBO, primero es necesaria una activación del servicio. Esta función se proporciona para ampliar las posibilidades de comunicación con sus clientes y agentes.

La activación se realiza en los siguientes pasos:

1. Seleccione el botón Activar servicio en la nube de SMS en la barra lateral.
2. Rellene los campos obligatorios en el menú de configuración.
3. Confirme sus entradas haciendo clic en Guardar.

Pantalla para añadir un servicio en la nube [1]

Configuración del servicio en la nube de SMS

Para un uso óptimo del servicio de SMS, son necesarias algunas configuraciones. Estos ajustes incluyen, entre otros:

• Campo de teléfono para agente y cliente: Determina de qué campo de datos se extrae el número de móvil para el envío de mensajes.
• Identificación del remitente: Define el remitente del SMS. Este no debe tener más de 11 caracteres.
• Miembros de rol permitidos: Establece qué agentes pueden recibir notificaciones SMS.
• Acortamiento de URL: Decide si las URL en los mensajes deben acortarse automáticamente.
• Lista negra de teléfonos: Una lista de números a los que no se deben enviar SMS.

La integración de servicios en la nube como el servicio en la nube de SMS en OTOBO representa una valiosa ampliación de su sistema de tickets y permite una comunicación mejorada y más eficiente con clientes y empleados. Al configurar estos servicios según sus requisitos individuales, puede maximizar aún más el beneficio de su sistema OTOBO.

Conclusión

La capacidad de asignar y editar varias plantillas de SMS y colas simultáneamente en OTOBO representa una optimización esencial del sistema de gestión de tickets. No solo mejora la eficiencia de los administradores al reducir la necesidad de tareas repetitivas, sino que también garantiza un flujo de información consistente y dinámico. Aunque falta la conexión directa de regreso a la pantalla de relaciones, las ventajas de esta función superan claramente este aspecto. Se recomienda a los usuarios familiarizarse con el flujo de navegación para obtener el máximo beneficio de esta potente función.