OTOBO BI y Reporting: Estadísticas y análisis con Power BI y Excel

OTOBO BI y Reporting: Estadísticas y análisis con Power BI y Excel

En el OTOBO Helpdesk puede crear estadísticas e informes exhaustivos para obtener información valiosa sobre sus procesos de soporte. Con OTOBO BI (Business Intelligence) y herramientas como Power BI o Excel, puede analizar sus datos en profundidad y cumplir con sus requisitos de reporting. Los datos se pueden exportar fácilmente como CSV y utilizarse para análisis adicionales en Power BI, con el fin de obtener información valiosa para la gestión y la optimización de su Helpdesk.

Configuración de permisos de estadísticas en OTOBO

Para poder crear estadísticas en OTOBO, necesita los permisos de stats. Estos se pueden ajustar en el área de administración, bajo el mosaico de agentes. Mediante la asignación específica de estos permisos, los administradores pueden asegurarse de que solo los usuarios autorizados accedan a datos sensibles y puedan editarlos.

Consulte la sección “Diferencia entre permisos de estadística ro y rw” más abajo para más detalles.

Gestión de estadísticas en el portal OTOBO

En el elemento de menú Gestión de estadísticas del portal OTOBO, obtendrá una visión general de todas las estadísticas ya creadas. Aquí puede ver y analizar las estadísticas existentes, así como crear nuevas estadísticas según sus necesidades.

Funciones de la gestión de estadísticas

• Visión general de todas las estadísticas: Gestión centralizada de las estadísticas con navegación sencilla hacia los datos deseados.
• Crear nuevas estadísticas: A través de “Add Statistics” puede crear y personalizar nuevas estadísticas.
• Ver estadísticas existentes: Haga clic en un número de estadística para ver información detallada y análisis.
• Importar estadísticas: Importación de estadísticas desde otras instancias de OTOBO a través de la función de importación.

Crear una nueva estadística en OTOBO

En el elemento de menú Gestión de estadísticas puede crear una nueva estadística. La creación de estadísticas incluye la elección del tipo de estadística, así como la configuración detallada de los parámetros necesarios en el formulario.

Tipos de estadísticas

• Matriz dinámica: Representación de datos en un formato basado en celdas.
• Lista dinámica: Representación basada en listas con varios atributos.
• Estática: Estadísticas fijas y no configurables para análisis de datos predefinidos.

Evaluar estadísticas y utilizar archivos CSV

Después de crear una estadística, esta aparecerá en la lista de estadísticas. Puede ejecutar la estadística y exportarla en el formato deseado.

Los datos exportados se pueden descargar como archivo CSV, lo que le ofrece una multitud de posibilidades para un análisis posterior.

Estadísticas de OTOBO con Business Intelligence – Power BI y Excel

Exportación de datos desde OTOBO

Después de crear una estadística en OTOBO y exportarla como archivo CSV, puede importar los datos en herramientas de Business Intelligence como Microsoft Power BI o Excel. Esto permite realizar análisis profundos, visualizaciones y reporting.

Importar datos de estadísticas de OTOBO a Excel

1. Abrir archivo CSV: Abra Excel y seleccione “Datos” > “Desde texto/CSV”. Seleccione el archivo CSV de OTOBO descargado.
2. Analizar datos: Utilice funciones de Excel como tablas dinámicas, gráficos y filtros para analizar los datos y crear informes.
3. Automatizar informes: Utilice macros o fórmulas de Excel para generar evaluaciones automáticas de sus datos estadísticos.

Importar datos de estadísticas de OTOBO a Power BI

1. Abrir Power BI: Inicie Power BI Desktop y seleccione “Obtener datos” > “Texto/CSV”. Seleccione el archivo CSV exportado.
2. Preparar datos: Utilice Power BI para limpiar y transformar los datos, por ejemplo, eliminando columnas innecesarias o renombrando atributos.
3. Crear visualización: Cree dashboards e informes interactivos utilizando las diversas herramientas de visualización en Power BI. Por ejemplo, puede crear gráficos sobre la distribución de tickets, el tiempo medio de procesamiento o la satisfacción del cliente.
4. Actualización automática: Conecte Power BI con su instancia de OTOBO para permitir actualizaciones periódicas de sus datos estadísticos en tiempo real.

Ventajas de OTOBO Business Intelligence con Power BI y Excel

• Análisis detallados: Con OTOBO BI y Power BI identificará cuellos de botella y tendencias en el flujo de trabajo de tickets para optimizar los procesos de servicio.
• Reporting automatizado: Mediante la integración en Power BI o Excel, creará informes periódicos y los dejará actualizarse automáticamente.
• Dashboards interactivos: Utilice Power BI para crear dashboards interactivos que ofrezcan información en tiempo real sobre el rendimiento de su Helpdesk.

Mostrar estadísticas de OTOBO en el Dashboard

También puede mostrar las estadísticas en el Dashboard como un widget. Para ello, debe abrir la configuración de la estadística y activar la opción “Mostrar como widget de dashboard”.

Crear informe OTOBO – Evaluación automatizada

A través del menú de navegación de estadísticas puede crear un nuevo informe y añadir estadísticas al mismo. Este informe se enviará a intervalos regulares por correo electrónico, de modo que siempre estará informado sobre los desarrollos actuales.

Resumen

Con las herramientas de estadística y reporting en OTOBO, puede obtener información valiosa sobre sus procesos de soporte. Mediante la exportación de los datos estadísticos como archivos CSV y el uso de herramientas de Business Intelligence como Power BI y Excel, tiene la posibilidad de analizar sus datos de forma exhaustiva y crear informes significativos. Utilice estas funciones para mejorar la eficiencia y la calidad de su servicio al cliente.

¿Tiene preguntas sobre la estadística de OTOBO o sobre la integración en Power BI? ¡Contáctenos para más información!