OTOBO - Personnaliser le portail client

OTOBO dispose non seulement d’un portail agent, mais aussi d’un portail client (customer portal), accessible via l’URL "VOTREDOMAINE/otobo/customer.pl". C’est ici que les utilisateurs clients (Customer User) peuvent se connecter.
Le portail client permet à l’utilisateur client de créer de nouveaux tickets, de les modifier et de les consulter.

Vous pouvez volontiers tester le portail client avec notre démo !

Créer un utilisateur client pour le portail client

Tous les agents disposant de droits d’administrateur peuvent créer de nouveaux utilisateurs clients.

Pour créer un nouvel agent, rendez-vous dans la section administration, puis sélectionnez la vignette Utilisateurs clients. Une fois qu’un utilisateur client a été créé, celui-ci peut se connecter au portail client OTOBO.
La vignette « Utilisateurs clients » affiche désormais tous les utilisateurs clients créés jusqu’à présent.

Ajouter des utilisateurs clients à OTOBO

En cliquant sur l’un de ces utilisateurs clients, vous pouvez le modifier, le supprimer ou le désactiver. Pour ajouter un nouvel utilisateur client, cliquez sur « Créer un utilisateur client ».

Créer un nouvel utilisateur client OTOBO

Pour se connecter au portail client (customer portal), l’utilisateur client a besoin de son nom d’utilisateur et de son mot de passe. Si le client oublie son mot de passe, il peut en recevoir un nouveau par e-mail.

Vous pouvez également permettre aux clients de s’inscrire eux-mêmes au portail client. Cette option peut être activée via le paramètre "Customer Panel Create Account".

Si cette option est activée, les clients peuvent s’inscrire via le portail client. Vous pouvez bloquer ou autoriser certaines adresses e-mail via les paramètres :
CustomerPanel CreateAccount:: MailRestrictions:: Blacklist et Whitelist. Par exemple, des domaines avec un nom spécifique.

Sur la page de connexion VOTREDOMAINE.de/otobo/customer.pl, un lien "Demander un compte" permet de créer un nouveau compte. Vous saisissez alors votre prénom, nom et e-mail. Ensuite, vous recevez votre mot de passe par e-mail. Pour que cela fonctionne, l’envoi d’e-mails doit bien entendu être configuré. Un article séparé traite de ce sujet :

Connexion au portail client OTOBO

Pour se connecter au portail client, le client doit accéder à l’URL suivante :
VOTREDOMAINE.de/otobo/customer.pl.

Si vous avez oublié votre mot de passe pour le portail client, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Un e-mail contenant un lien vous sera envoyé. Après avoir cliqué sur ce lien, vous recevrez un second e-mail avec votre nouveau mot de passe. Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité via la configuration système "CustomerPanel LostPassword".
Les paramètres CustomerPanel BodyLostPassword et CustomerPanel BodyLostPasswordToken permettent de personnaliser l’e-mail contenant le lien de réinitialisation et l’e-mail contenant le nouveau mot de passe.

Modifier le logo du portail client

Pour modifier l’image affichée lors de la connexion au portail client, accédez à la configuration système Customer Login::Settings et modifiez l’URL.

Grâce au paramètre "Background", vous pouvez choisir l’image à afficher. Vous pouvez indiquer une URL vers un fichier image ou un chemin vers une image sur le serveur. Le paramètre "LoginText" permet de modifier le texte affiché dans le portail client.

INFO

Actuellement, il n’est pas facile de personnaliser la zone agent selon votre charte graphique. Des modifications dans les fichiers .css d’OTOBO seraient nécessaires. Une exception concerne toutefois le logo sur la page de connexion agent et dans l’en-tête agent. Les logos peuvent être facilement remplacés en les copiant sur le serveur, puis en ajustant les options AgentLoginLogo et AgentLogo dans Admin -> Configuration système.

Tableau de bord du portail client OTOBO

Après vous être connecté au portail client OTOBO, vous arrivez sur le tableau de bord du portail client.

Tableau de bord du portail client

Vous pouvez y consulter vos derniers tickets, ainsi que des liens vers des outils externes. Via le champ « Créer un ticket », vous pouvez en créer un nouveau.

Modifier les couleurs

Pour modifier les couleurs de l’interface client OTOBO, rendez-vous dans :
Admin -> Configuration système et modifiez les paramètres suivants :

• CustomerColorDefinitions

Pour modifier les couleurs du tableau de bord client, allez dans Admin -> Configuration système et recherchez CustomerDashboard. Dans les résultats, vous trouverez toutes les options nécessaires avec les définitions de couleurs.

Modifier les images et le texte

Grâce aux thèmes et habillages OTOBO, vous pouvez personnaliser l’apparence complète du helpdesk.

• 1 et 2 - Option de configuration système CustomerLogin::Settings

Supprimer l’opacité et le filigrane

Actuellement, il n’est pas possible de supprimer via la configuration système la superposition (overlay) et le filigrane utilisés dans l’image de droite. Pour supprimer l’opacité, modifiez l’option #oooLoginBG > .oooBG dans le fichier :

var/httpd/htdocs/skins/Customer/default/css/Core.Login.css

#oooLoginBG > .oooBG {
  position: relative;

  width: 100%;

  height: 100%;

  /* opacity: 0.45; Désactiver l’opacité */

  background-size: cover;

  overflow: hidden;
}

Pour supprimer le filigrane, supprimez la ligne suivante dans le fichier :

Kernel/Output/HTML/Templates/shared/CustomerLogin.tt

<!-- début connexion -->

<div id="oooLoginBG">

  <div class="oooBG" style="background-image: url([% Data.Background | html %]);">

    <!-- supprimer cette ligne -> 
    <div id="oooBGSignet" style="background-image: url([% Config(" Frontend::WebPath ") %]common/img/otobo-signet_border.svg);">
    </div> -->

  </div>

  <h1>[% Translate(Data.LoginText) | html %]</h1>

</div>

INFO

Veuillez ajouter les fichiers modifiés à un paquet opm à l’étape suivante afin que les modifications soient persistantes.

Modifier les vignettes et options du tableau de bord client

Pour modifier les couleurs du tableau de bord client, rendez-vous dans Admin -> Configuration système et recherchez CustomerDashboard.
Dans les résultats, vous trouverez toutes les options nécessaires avec les définitions de couleurs.

• 1 - Pour modifier l’image, le lien et le texte, utilisez l’option de configuration système CustomerDashboard::Tiles###FeaturedLink-01

• 2 - Pour modifier le texte principal, utilisez l’option de configuration système CustomerDashboard::Configuration::Text

INFO

Veuillez désactiver les options de configuration pour les vignettes inutilisées.

Personnaliser le tableau de bord du portail client

Vous pouvez modifier l’apparence du tableau de bord OTOBO via les configurations système du portail agent. Ces configurations se trouvent à l’emplacement suivant :
Frontend -> Customer -> ModelRegistration

C’est ici que tous les éléments de navigation sont définis.

L’élément de navigation principal est défini dans l’option CustomerFrontend::Navigation###CustomerDashboard###002-CustomerDashboard.
La priorité (Prio) permet de modifier l’ordre des éléments (les plus petites valeurs apparaissent en premier).
L’icône svgIcon permet de changer l’icône affichée.
La description définit le texte affiché au survol.
Les paramètres Group et GroupRo permettent de désactiver certains éléments de menu pour certains utilisateurs clients.

L’option CustomerDashboard::Configuration::Text permet de modifier le titre de la page ainsi que le message de bienvenue.

Les éléments du tableau de bord peuvent être modifiés via les vignettes (Tiles) dans le chemin de configuration :
Frontend -> Customer -> View -> Dashboard -> Tiles.
Les vignettes suivantes sont disponibles par défaut :

• CustomerDashboard::Tiles###PlainPicture-01 : définit l’image affichée sur le tableau de bord (en bas, "Overview"). Vous pouvez remplacer cette image.
• CustomerDashboard::Tiles###PlainText-01 : crée une vignette affichant un texte. Par défaut, le texte est "Hello World".
• CustomerDashboard::Tiles###NewTicket : bouton pour créer un ticket. Vous pouvez modifier la couleur du texte.
• CustomerDashboard::Tiles###FeaturedLink-01 : affiche une image avec le texte "That's new in OTOBO". L’image de fond, le lien et le texte peuvent être modifiés.
• CustomerDashboard::Tiles###TicketList-01 : affiche la liste des derniers tickets. Vous pouvez modifier l’ordre, le nombre de tickets affichés, etc.
• CustomerDashboard::Tiles###ToolBox-01 : affiche des icônes avec des liens.

Créer un ticket dans le portail client OTOBO

Dans le formulaire de création de ticket, vous pouvez définir différents attributs. Les champs de création de ticket peuvent être modifiés depuis la section administration.

Champs de création de ticket :

• Type : le type de ticket, par exemple Problème ou Question
• À : la file d’attente dans laquelle le ticket sera créé
• Sujet : l’intitulé du ticket
• Texte : description du ticket
• Fichiers : permet de joindre des fichiers au ticket
• Priorité : indique l’importance de la résolution du ticket

Informations du ticket dans le portail client

Après avoir cliqué sur un ticket, vous pouvez consulter tous les articles (sujets, messages). Dans les configurations système, vous pouvez définir quels attributs sont affichés dans ce tableau.

Si un champ est défini à 1, il sera affiché. Pour ajouter des champs dynamiques à cette vue, vous devez les ajouter à l’interface dynamique : Ticket::Frontend::CustomerTicketZoom

Modifier des tickets dans le portail client

Bien entendu, vous pouvez également modifier des tickets existants. Pour cela, sélectionnez un ticket spécifique, puis cliquez sur « Répondre ». Vous pouvez alors écrire une réponse au ticket.

Vous pouvez alors ajouter un message au ticket et définir un nouveau statut du ticket.

Modifier les paramètres dans le portail client

Dans le portail client OTOBO, l’utilisateur client peut modifier ses paramètres personnels. Pour cela, il doit placer la souris sur l’avatar en bas à gauche, puis cliquer sur l’icône d’engrenage. Dans les paramètres, il est possible de modifier la langue, le mot de passe, le nombre de tickets affichés, ainsi que la fréquence de mise à jour des tickets.

Personnaliser le portail client OTOBO

Plusieurs options de personnalisation sont disponibles pour le portail client OTOBO. Elles sont accessibles via la section administration du portail agent, dans les configurations système, puis sous Frontend -> Customer.

Options de configuration

• CustomerFrontend::Active : active ou désactive le portail client.
• CustomerPanel CreateAccount : permet aux clients de créer eux-mêmes un compte.
• CustomerPanel LostPassword : active la fonction « Mot de passe oublié ».
• Customer Logo : définit le logo utilisé dans le portail client.
• CustomerPanel BodyLostPassword : définit le message envoyé avec le nouveau mot de passe.
• CustomerPanel BodyLostPasswordToken : définit le message envoyé lors du clic sur « Mot de passe oublié ».
• CustomerPanel BodyNewAccount : définit le message reçu par les nouveaux utilisateurs du système de tickets Otobo.
• CustomerPanel CreateAccount::MailRestrictions::Blacklist : interdit aux utilisateurs avec certaines adresses e-mail de créer un compte. Toutes les adresses e-mail correspondant à cette expression régulière sont bloquées.
• CustomerPanel CreateAccount::MailRestrictions::Whitelist : si activé, seuls les utilisateurs dont l’adresse e-mail correspond à l’expression régulière peuvent créer un compte.
• CustomerPanel Login URL : définit l’URL de connexion au portail client.

Ajouter d’autres champs lors de la création d’un ticket dans le portail client

Vous pouvez ajouter d’autres champs au formulaire de création de ticket. Cela se fait via les champs dynamiques. Les types de champs dynamiques disponibles sont :

• Case à cocher
• Coordonnées
• Base de données
• Date
• Date / Heure
• Sélection simple
• Sélection multiple
• Texte
• Champ de texte
• Titre
• Service web

Sélectionnez l’un de ces types, puis définissez les paramètres du champ. Par exemple, pour un champ de texte, vous pouvez indiquer : nom, libellé, ordre du champ, texte d’aide (tooltip), nombre de lignes, nombre de colonnes, valeur par défaut, et si vous souhaitez valider l’entrée avec une expression régulière.

Une fois le champ créé, vous devez indiquer sur quelles interfaces il doit être affiché. Pour cela, rendez-vous dans la vignette « Interfaces des champs dynamiques ».