OTOBO / Znuny - Communication avec des modèles de SMS
Communication client avec des modèles de SMS
Dans le monde actuel en constante évolution, une communication rapide et efficace est indispensable, en particulier pour les entreprises qui souhaitent offrir un excellent service client. OTOBO, le système de tickets open source leader, reconnaît cette nécessité et propose une solution innovante : l'utilisation de modèles de SMS pour optimiser la communication.
TIP
Cette fonctionnalité sera intégrée dans les prochaines versions d'OTOBO.
Pourquoi la communication SMS est importante pour votre entreprise
Un événement exceptionnel, comme une panne du serveur de messagerie, nécessite des voies de communication alternatives. C'est là que les messages SMS entrent en jeu. Ils garantissent une notification fiable de votre équipe de support et assurent que les clients sans accès à Internet puissent être joints. Avec le service SMS basé sur le cloud d'OTOBO, vous pouvez relever ces défis sans difficulté.
Modèles de SMS
Avant de pouvoir utiliser le service SMS, une activation est requise. Cela se fait dans le module ../otobo-services/cloud-services.
WARNING
Cette fonctionnalité ne sera disponible qu'à partir de la version 11 d'OTOBO
Créer un modèle de SMS
- Accédez à Ajouter un modèle de SMS et remplissez les informations nécessaires.
- Enregistrez votre modèle en cliquant sur Enregistrer.
Édition et suppression de modèles de SMS
Éditez les modèles existants en les sélectionnant et en modifiant leur contenu. Confirmez vos modifications en cliquant sur Enregistrer ou Enregistrer et terminer. Pour supprimer un modèle, sélectionnez l'icône de la corbeille et confirmez l'action.
Paramètres importants pour les modèles de SMS
Lors de l'ajout ou de l'édition d'un modèle de SMS, vous avez accès à des paramètres importants. Ceux-ci incluent :
- Type (par exemple, réponse, création, SMS sortant), qui définit l'objectif.
- Nom, qui s'affiche dans le tableau de bord.
- Modèle, qui est le contenu du message envoyé aux utilisateurs.
WARNING
Veuillez noter que la longueur maximale des messages SMS est de 918 caractères. Les messages dépassant 160 caractères sont divisés en sections, ce qui peut affecter la lisibilité. Il est donc recommandé de garder les messages courts.
En mettant en œuvre des modèles de SMS dans OTOBO, vous améliorez non seulement l'efficacité de la gestion des tickets, mais vous assurez également que vous pouvez joindre vos clients et employés à tout moment et en tout lieu. Profitez de cette fonctionnalité puissante pour élever votre service client à un nouveau niveau.
Communication SMS via les files d'attente
OTOBO se distingue par la mise en œuvre innovante de la communication SMS dans son système de gestion des tickets. Grâce à des options de traitement spéciales et à des paramètres variables intégrés dans les messages SMS, OTOBO augmente l'efficacité et la personnalisation de la communication.
WARNING
Cette fonctionnalité ne sera disponible qu'à partir de la version 11 d'OTOBO
Messages flash et validité des messages
Les messages flash offrent une possibilité particulière d'attirer l'attention immédiate en étant affichés directement sans nécessiter d'action de l'utilisateur. En même temps, la configuration de la validité d'un message permet de contrôler avec précision sa disponibilité dans le système et, si nécessaire, de désactiver temporairement certaines modèles de SMS.
Commentaires et personnalisation
Chaque modèle de SMS peut être annoté d'un commentaire, facilitant ainsi la gestion et la sélection pour l'équipe. Cela est étendu par la possibilité d'utiliser des variables de modèles de SMS. Ces balises spécifiques à OTOBO permettent d'automatiser les messages avec des informations individuelles, telles que les numéros de ticket ou les noms de files d'attente, et ainsi d'accroître la pertinence et la clarté de la communication avec le client ou les membres de l'équipe.
Fonctionnalité spéciale : Modèles de SMS ↔ Files d'attente
Une fonctionnalité remarquable dans OTOBO est la possibilité d'associer directement des modèles de SMS à des files d'attente spécifiques. Cela simplifie considérablement la gestion des stratégies de communication et leur mise en œuvre. Les équipes peuvent réagir rapidement aux changements et s'assurer que les informations pertinentes parviennent toujours aux bonnes personnes.
Affectation simple de modèles de SMS et de files d'attente
OTOBO permet une affectation intuitive de modèles de SMS à différentes files d'attente avec seulement quelques clics. Grâce à la visualisation de ces associations dans la zone d'administration, vous obtenez une vue claire de tous les canaux de communication actifs.
Procédure d'affectation facile à comprendre
L'application de la procédure d'affectation est très simple : sélectionnez un modèle ou une file d'attente, attribuez-le aux éléments souhaités et confirmez votre sélection. Cela permet d'établir des mécanismes de communication efficaces et adaptés dans le système.
Canaux de communication précis grâce à des vues filtrables
Pour un accès rapide à des modèles de SMS ou des files d'attente spécifiques, OTOBO offre des options de filtrage efficaces. Les utilisateurs peuvent trouver et gérer facilement les éléments recherchés en saisissant simplement le nom, ce qui économise du temps et améliore considérablement l'efficacité du travail.
Conclusion
Avec la mise en œuvre avancée d'OTOBO des modèles de SMS et leur affectation aux files d'attente, votre entreprise dispose d'un outil puissant pour améliorer la communication client, optimiser les processus et augmenter la satisfaction des clients et des membres de l'équipe. Profitez des fonctionnalités ingénieuses d'OTOBO pour améliorer la qualité de service et l'efficacité de la gestion des tickets.
Affectation de modèles de SMS aux files d'attente
La gestion des modèles de SMS ainsi que leur association pertinente aux files d'attente dans OTOBO a été développée pour améliorer le flux de communication entre vos agents et clients, tout en minimisant les efforts administratifs. L'une des fonctionnalités les plus avancées est la possibilité d'affecter plusieurs modèles de SMS ou files d'attente simultanément, ce qui accroît considérablement la flexibilité et l'efficacité dans la gestion de ces ressources.
Affectations simultanées pour une efficacité accrue
Cette fonctionnalité permet d'ajouter sans heurt plusieurs modèles de SMS à une variété de files d'attente pertinentes – ou inversement. Imaginez que votre équipe doit partager des informations urgentes à travers plusieurs départements. Au lieu de devoir effectuer chaque affectation individuellement, OTOBO permet une sélection groupée et une affectation, ce qui économise du temps et améliore la cohérence de la communication.
Options de modification directe pour une gestion agile
Un autre aspect de la fonctionnalité d'affectation est la possibilité de modification directe : en cliquant sur un modèle de SMS ou une file d'attente spécifique, vous accédez sans interruption à la vue de modification correspondante. Cela simplifie la modification rapide des paramètres des modèles de SMS ou des files d'attente, permettant ainsi une réaction agile aux nouvelles exigences ou changements.
WARNING
Il est important de noter que, bien que la navigation et la modification entre les modèles de SMS et les files d'attente soient facilitées, il n'y a pas de lien direct de retour vers l'écran d'affectation. Les utilisateurs doivent donc être prêts à trouver leur chemin via le menu principal pour revenir à l'écran de relation, ce qui pourrait légèrement affecter le flux de travail.
Gestion des services cloud
L'intégration des services cloud dans OTOBO permet d'incorporer efficacement des moyens de communication modernes dans vos processus de gestion de service. La flexibilité et la scalabilité des services cloud sont des facteurs importants pour les entreprises qui souhaitent rendre leur infrastructure IT sûre pour l'avenir.
Activation du service cloud SMS
Pour utiliser les notifications SMS basées sur le cloud dans OTOBO, une activation du service est requise au préalable. Cette fonctionnalité est fournie pour étendre les possibilités de communication avec vos clients et agents.
L'activation se fait comme suit :
- Sélectionnez le bouton Activer le service cloud SMS dans la barre latérale.
- Remplissez les champs obligatoires dans le menu de configuration.
- Confirmez vos saisies en cliquant sur Enregistrer.
Configuration du service cloud SMS
Pour une utilisation optimale du service SMS, certaines configurations sont nécessaires. Ces paramètres incluent notamment :
- Champ de téléphone pour l'agent et le client : Détermine quel champ de données est utilisé pour extraire le numéro de téléphone pour l'envoi de messages.
- Identification de l'expéditeur : Définit l'expéditeur des SMS. Cela ne doit pas dépasser 11 caractères.
- Membres du rôle autorisés : Détermine quels agents peuvent recevoir des notifications SMS.
- Raccourcissement d'URL : Décide si les URL dans les messages doivent être raccourcies automatiquement.
- Liste noire de numéros de téléphone : Une liste de numéros auxquels aucun SMS ne doit être envoyé.
L'intégration de services cloud tels que le service cloud SMS dans OTOBO constitue une extension précieuse de votre système de tickets et permet une communication améliorée et plus efficace avec les clients et les employés. En configurant ces services selon vos besoins individuels, vous pouvez maximiser encore davantage les avantages de votre système OTOBO.
Conclusion
La capacité d'affecter plusieurs modèles de SMS et files d'attente simultanément dans OTOBO, ainsi que de les modifier, constitue une optimisation majeure du système de gestion des tickets. Elle améliore non seulement l'efficacité des administrateurs en réduisant les tâches répétitives, mais assure également un flux d'informations constant et dynamique. Bien que le lien direct de retour vers l'écran d'affectation soit absent, les avantages de cette fonctionnalité l'emportent clairement. Les utilisateurs sont invités à se familiariser avec le flux de navigation pour tirer le maximum de profit de cette fonctionnalité puissante.