OTOBO / Znuny - Comunicação com Modelos de SMS

Comunicação com Clientes com Modelos de SMS

No mundo atual, rápido e dinâmico, a comunicação rápida e eficaz é essencial, especialmente para empresas que desejam oferecer um excelente serviço ao cliente. OTOBO, o sistema de ticket de código aberto líder, reconhece essa necessidade e oferece uma solução inovadora: o uso de modelos de SMS para otimizar a comunicação.

::: dica Essa função será integrada nas próximas versões do OTOBO. :::

Por que a Comunicação por SMS é Importante para sua Empresa

Um evento extraordinário, como uma falha no servidor de e-mail, exige meios de comunicação alternativos. É aqui que as mensagens de SMS entram em cena. Elas garantem uma notificação confiável da sua equipe de suporte e asseguram que os clientes sejam alcançados mesmo sem acesso à internet. Com o serviço de SMS baseado em nuvem do OTOBO, você pode superar esses desafios com facilidade.

Modelos de SMS

Antes de usar o serviço de SMS, é necessária uma ativação. Isso é feito no módulo ../otobo-services/cloud-services.

::: aviso Essa funcionalidade estará disponível apenas a partir da versão 11 do OTOBO. :::

Criar Modelo de SMS

1. Navegue até "Adicionar modelo de SMS" e preencha as informações necessárias.
2. Salve sua modelo clicando em "Salvar".

Edição e Exclusão de Modelos de SMS

Edite modelos existentes selecionando e ajustando o conteúdo. Confirme suas alterações clicando em "Salvar" ou "Salvar e concluir". Para excluir um modelo, selecione o ícone da lixeira e confirme a ação.

Configurações Importantes para Modelos de SMS

Ao adicionar ou editar um modelo de SMS, você terá acesso a configurações importantes. Essas incluem:

• Tipo (por exemplo, Resposta, Criação, SMS de Saída), que define o propósito.
• Nome, que é exibido na tabela de resumo.
• Modelo, o conteúdo da mensagem que é enviado aos usuários.

::: aviso Lembre-se de que o comprimento máximo para mensagens de SMS é de 918 caracteres. Mensagens com mais de 160 caracteres são divididas em seções, o que pode afetar a legibilidade. É recomendável manter as mensagens curtas. :::

Ao implementar modelos de SMS no OTOBO, você não apenas melhora a eficiência no gerenciamento de tickets, mas também garante que você possa alcançar seus clientes e funcionários a qualquer momento e em qualquer lugar. Aproveite essa poderosa funcionalidade para elevar seu serviço ao cliente a um novo nível.

Comunicação por SMS via Filas

OTOBO se destaca pela implementação inovadora da comunicação por SMS em seu sistema de gerenciamento de tickets. Com opções de processamento especiais e configurações variáveis que podem ser integradas a mensagens de SMS, OTOBO aumenta a eficiência e a personalização da comunicação.

::: aviso Essa funcionalidade estará disponível apenas a partir da versão 11 do OTOBO. :::

Mensagens Flash e Validade das Mensagens

As mensagens flash oferecem uma oportunidade especial de obter atenção imediata, pois são exibidas diretamente sem que o usuário precise tomar uma ação. Além disso, a configuração da validade de uma mensagem permite controlar com precisão sua disponibilidade no sistema e, se necessário, desativar temporariamente certos modelos de SMS.

Comentários e Personalização

Cada modelo de SMS pode ser anotado com um comentário, o que facilita o manuseio e a seleção para a equipe. Isso é estendido pela capacidade de usar variáveis de modelo de SMS. Essas tags específicas do OTOBO permitem personalizar mensagens automaticamente com informações individuais, como números de ticket ou nomes de filas, aumentando assim a relevância e a clareza da comunicação com o cliente ou membros da equipe.

Função Especial: Modelos de SMS ⇔ Filas

Uma função destacada no OTOBO é a capacidade de vincular modelos de SMS diretamente a filas específicas. Isso simplifica significativamente o gerenciamento de estratégias de comunicação e sua implementação. As equipes podem reagir rapidamente a mudanças e garantir que as informações relevantes cheguem às pessoas certas.

Atribuição Simples de Modelos de SMS e Filas

OTOBO permite a atribuição intuitiva de modelos de SMS a várias filas com apenas alguns cliques. A visualização dessas atribuições na área de administração fornece uma visão clara de todos os canais de comunicação ativos.

Procedimento de Atribuição de Fácil Entendimento

A aplicação do procedimento de atribuição é simples: selecione um modelo ou fila, atribua os elementos desejados e confirme sua seleção. Dessa forma, mecanismos de comunicação eficazes e personalizados podem ser estabelecidos no sistema.

Canais de Comunicação Precisos por meio de Visões Filtráveis

Para um acesso rápido a modelos de SMS ou filas específicas, o OTOBO oferece opções de filtro eficazes. Os usuários podem encontrar e gerenciar os elementos desejados imediatamente, digitando o nome, o que economiza tempo e aumenta significativamente a eficiência do trabalho.

Conclusão

Com a implementação avançada do OTOBO de modelos de SMS e sua atribuição a filas, sua empresa tem à disposição uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação com os clientes, otimizar processos e aumentar a satisfação dos clientes e membros da equipe. Aproveite as funcionalidades sofisticadas do OTOBO para elevar a qualidade do serviço e a eficácia no gerenciamento de tickets.

Atribuição de Modelos de SMS a Filas

A gestão de modelos de SMS e sua atribuição sensata a filas no OTOBO foi desenvolvida para melhorar o fluxo de comunicação entre seus agentes e clientes, minimizando ao mesmo tempo o esforço administrativo. Uma das funcionalidades mais avançadas é a capacidade de atribuir várias modelos de SMS ou filas simultaneamente, o que aumenta significativamente a flexibilidade e a eficiência no manejo desses recursos.

Atribuições Simultâneas para Maior Eficiência

Essa funcionalidade permite atribuir várias modelos de SMS sem interrupção a uma variedade de filas relevantes - ou vice-versa. Imagine que sua equipe precisa compartilhar mensagens urgentes por várias departamentos. Em vez de fazer cada atribuição individualmente, o OTOBO permite uma seleção e atribuição em grupo, o que economiza tempo e melhora a consistência da comunicação.

Opções de Edição Direta para uma Gestão Ágil

Outra característica da função de atribuição é a possibilidade de edição direta: clicando em um modelo de SMS ou fila específico, você acessa diretamente a vista de edição correspondente. Isso simplifica a adaptação rápida de modelos de SMS ou parâmetros de fila, permitindo uma reação ágil a novas demandas ou mudanças.

::: aviso É importante notar que, embora a navegação e edição entre modelos de SMS e filas sejam facilitadas, não há um link direto de volta à tela de atribuição. Os usuários devem estar preparados para encontrar seu caminho de volta à tela de relacionamento por meio do menu principal, o que pode afetar ligeiramente o fluxo de trabalho. :::

Gerenciamento de Serviços de Nuvem

A integração de serviços de nuvem no OTOBO permite incorporar meios de comunicação modernos de forma eficiente em seus processos de gerenciamento de serviço. A flexibilidade e escalabilidade dos serviços de nuvem são fatores importantes para empresas que desejam tornar sua infraestrutura de TI segura para o futuro.

Tela de gerenciamento de serviços de nuvem [1]

Ativação do Serviço de SMS de Nuvem

Para usar notificações de SMS baseadas em nuvem no OTOBO, é necessário ativar o serviço primeiro. Essa função é fornecida para estender as possibilidades de comunicação com seus clientes e agentes.

A ativação é feita nos seguintes passos:

1. Selecione o botão "Ativar serviço de SMS de nuvem" na barra lateral.
2. Preencha os campos obrigatórios no menu de configuração.
3. Confirme suas entradas clicando em "Salvar".

Tela para adicionar serviço de nuvem [1]

Configuração do Serviço de SMS de Nuvem

Para uma utilização ótima do serviço de SMS, algumas configurações são necessárias. Essas configurações incluem:

• Campo de telefone para agente e cliente: Determina de qual campo de dados o número de telefone para o envio de mensagens é obtido.
• Identificação do remetente: Define o remetente do SMS. Isso não deve ter mais de 11 caracteres.
• Membros de papel permitidos: Especifica quais agentes podem receber notificações de SMS.
• Encurtamento de URL: Decide se URLs em mensagens devem ser encurtadas automaticamente.
• Lista de telefones negra: Uma lista de números para os quais não devem ser enviadas SMS.

A integração de serviços de nuvem, como o serviço de SMS de nuvem, no OTOBO, representa uma valiosa extensão de seu sistema de ticket e permite uma comunicação melhorada e mais eficiente com clientes e funcionários. Configurando esses serviços de acordo com suas necessidades individuais, você pode maximizar ainda mais o benefício do seu sistema OTOBO.

Conclusão

A capacidade de atribuir várias modelos de SMS e filas simultaneamente no OTOBO e editá-las representa uma otimização significativa do sistema de gerenciamento de tickets. Isso não apenas melhora a eficiência dos administradores, reduzindo a necessidade de tarefas repetitivas, mas também garante um fluxo de informações consistente e dinâmico. Embora a conexão direta de volta à tela de relacionamento esteja faltando, os benefícios dessa função são claros. Os usuários devem familiarizar-se com o fluxo de navegação para aproveitar ao máximo essa poderosa funcionalidade.