OTOBO / Znuny - Comunicazione con modelli di SMS

Comunicazione con i clienti tramite modelli di SMS

Nel mondo di oggi, caratterizzato da una velocità e una complessità sempre maggiori, una comunicazione rapida ed efficace è fondamentale, soprattutto per le aziende che desiderano offrire un servizio clienti di alta qualità. OTOBO, il sistema di ticketing open-source leader, riconosce questa esigenza e offre quindi una soluzione innovativa: l'utilizzo di modelli di SMS per ottimizzare la comunicazione.

TIP

Questa funzione sarà integrata nelle prossime versioni di OTOBO.

Perché la comunicazione SMS è importante per la tua azienda

Un evento eccezionale, come ad esempio un guasto del server di posta elettronica, richiede canali di comunicazione alternativi. È qui che entrano in gioco i messaggi SMS. Essi garantiscono una notifica affidabile del tuo team di supporto e assicurano che i clienti senza accesso a Internet possano essere raggiunti. Con il servizio SMS basato su cloud di OTOBO, puoi superare facilmente queste sfide.

Modelli di SMS

Prima di poter utilizzare il servizio SMS, è necessaria l'attivazione. Ciò avviene nel modulo ../otobo-services/cloud-services.

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Questa funzionalità sarà disponibile a partire dalla versione 11 di OTOBO.

Creare un modello di SMS

1. Passa a Aggiungi modello di SMS e compila le informazioni necessarie.
2. Salva il tuo modello facendo clic su Salva.

Modificare e eliminare modelli di SMS

Modifica i modelli esistenti selezionandoli e adattandone il contenuto. Conferma le tue modifiche facendo clic su Salva o Salva e completa. Per eliminare un modello, seleziona l'icona del cestino e conferma l'azione.

Impostazioni importanti per i modelli di SMS

Quando si aggiunge o modifica un modello di SMS, sono disponibili impostazioni importanti. Queste includono:

• Tipo (ad esempio, risposta, creazione, SMS in uscita), che definisce lo scopo dell'uso.
• Nome, che verrà visualizzato nella tabella di riepilogo.
• Modello, il contenuto del messaggio che verrà inviato agli utenti.

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Si prega di notare che la lunghezza massima per i messaggi SMS è di 918 caratteri. I messaggi oltre 160 caratteri verranno divisi in sezioni, il che potrebbe influire sulla leggibilità. Pertanto, si consiglia di tenere i messaggi brevi.

Implementando modelli di SMS in OTOBO, non solo si migliora l'efficienza nella gestione dei ticket, ma si assicura anche di poter raggiungere i clienti e i dipendenti in qualsiasi momento e ovunque. Sfrutta questa potente funzione per elevare il tuo servizio clienti a un nuovo livello.

Comunicazione SMS tramite code

OTOBO si distingue per l'innovativa implementazione della comunicazione SMS nel sistema di gestione dei ticket. Attraverso opzioni di elaborazione speciali e impostazioni variabili che possono essere integrate nei messaggi SMS, OTOBO aumenta l'efficienza e la personalizzazione della comunicazione.

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Questa funzionalità sarà disponibile a partire dalla versione 11 di OTOBO.

Messaggi flash e validità dei messaggi

I messaggi flash offrono una possibilità speciale per attirare l'attenzione immediata, poiché vengono visualizzati direttamente senza richiedere un'azione dell'utente. Allo stesso tempo, l'impostazione della validità di un messaggio consente di controllare con precisione la sua disponibilità nel sistema e, se necessario, di disattivare temporaneamente determinati modelli di SMS.

Commento e personalizzazione

Ogni modello di SMS può essere accompagnato da un commento, il che semplifica la gestione e la selezione per il team. Ciò viene esteso dalla possibilità di utilizzare variabili di modello di SMS. Questi tag specifici di OTOBO consentono di personalizzare automaticamente i messaggi con informazioni individuali, come ad esempio i numeri di ticket o i nomi delle code, aumentando così la rilevanza e la chiarezza della comunicazione con il cliente o i membri del team.

Funzione speciale: modelli di SMS ↔ code

Una funzione di spicco in OTOBO è la possibilità di collegare direttamente i modelli di SMS a code specifiche. Ciò semplifica notevolmente la gestione delle strategie di comunicazione e la loro implementazione. I team possono rispondere rapidamente ai cambiamenti e assicurarsi che le informazioni rilevanti raggiungano sempre le persone giuste.

Assegnazione semplice di modelli di SMS e code

OTOBO consente un'assegnazione intuitiva di modelli di SMS a diverse code con solo pochi clic. Attraverso la visualizzazione di queste assegnazioni nell'area di amministrazione, si ottiene una chiara panoramica di tutti i canali di comunicazione attivi.

Procedura di assegnazione facile da comprendere

L'applicazione della procedura di assegnazione è semplice: seleziona un modello o una coda, assegna gli elementi desiderati e conferma la tua selezione. In questo modo, si possono stabilire meccanismi di comunicazione efficaci e personalizzati nel sistema.

Canali di comunicazione precisi attraverso panorami filtrabili

Per un accesso rapido a modelli di SMS o code specifici, OTOBO offre opzioni di filtro efficaci. Gli utenti possono trovare e gestire facilmente gli elementi desiderati semplicemente digitando il nome, risparmiando tempo e aumentando significativamente l'efficienza del lavoro.

Conclusione

Con l'implementazione avanzata di OTOBO dei modelli di SMS e della loro assegnazione alle code, la tua azienda dispone di uno strumento potente per migliorare la comunicazione con i clienti, ottimizzare i processi e aumentare la soddisfazione dei clienti e dei membri del team. Sfrutta le funzioni avanzate di OTOBO per elevare la qualità del servizio e l'efficienza nella gestione dei ticket.

Assegnazione di modelli di SMS alle code

La gestione dei modelli di SMS e la loro assegnazione sensata alle code in OTOBO è stata sviluppata per migliorare il flusso di comunicazione tra i tuoi agenti e i clienti, riducendo al contempo il carico amministrativo. Una delle funzioni più avanzate è la possibilità di assegnare più modelli di SMS o code contemporaneamente, aumentando notevolmente la flessibilità e l'efficienza nel gestire queste risorse.

Assegnazioni simultanee per una maggiore efficienza

Questa funzionalità consente di aggiungere senza problemi più modelli di SMS a una varietà di code rilevanti - o viceversa. Immagina che il tuo team debba condividere messaggi urgenti attraverso più dipartimenti. Invece di dover eseguire ogni assegnazione individualmente, OTOBO consente una selezione e assegnazione di gruppo, risparmiando tempo e migliorando la coerenza della comunicazione.

Opzioni di modifica dirette per una gestione agile

Un'altra caratteristica della funzione di assegnazione è la possibilità di modifica diretta: facendo clic su un modello di SMS o una coda specifica, si accede senza soluzione di continuità alla vista di modifica corrispondente. Ciò semplifica la rapida adattamento dei parametri dei modelli di SMS o delle code, consentendo una risposta agile a nuove esigenze o modifiche.

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È importante notare che, sebbene la navigazione e la modifica tra modelli di SMS e code siano semplificate, non esiste un collegamento diretto allo schermo di assegnazione. Gli utenti dovrebbero quindi essere preparati a trovare la loro strada attraverso il menu principale per tornare allo schermo di relazione, il che potrebbe influire leggermente sul flusso di lavoro.

Gestione dei servizi cloud

L'integrazione dei servizi cloud in OTOBO consente di incorporare efficientemente strumenti di comunicazione moderni nei processi di gestione del servizio. La flessibilità e la scalabilità dei servizi cloud sono un fattore importante per le aziende che desiderano progettare la loro infrastruttura IT in modo sicuro per il futuro.

Schermata di gestione dei servizi cloud [1]

Attivazione del servizio cloud SMS

Per utilizzare le notifiche SMS basate su cloud in OTOBO, è necessario attivare prima il servizio. Questa funzione è fornita per estendere le possibilità di comunicazione con i tuoi clienti e agenti.

L'attivazione avviene attraverso i seguenti passaggi:

1. Seleziona il pulsante Attiva servizio cloud SMS nella barra dei menu.
2. Compila i campi obbligatori nel menu di configurazione.
3. Conferma le tue impostazioni facendo clic su Salva.

Schermata di aggiunta di un servizio cloud [1]

Configurazione del servizio cloud SMS

Per utilizzare al meglio il servizio SMS, sono necessarie alcune configurazioni. Queste impostazioni includono:

• Campo del telefono per agente e cliente: Determina da quale campo dei dati venga preso il numero di telefono per l'invio dei messaggi.
• Identificatore del mittente: Definisce il mittente degli SMS. Questo non dovrebbe superare gli 11 caratteri.
• Membri del ruolo consentiti: Stabilisce quali agenti possono ricevere notifiche SMS.
• Riduzione dell'URL: Decide se gli URL nei messaggi dovrebbero essere ridotti automaticamente.
• Lista nera dei telefoni: Una lista di numeri a cui non dovrebbero essere inviati SMS.

L'integrazione di servizi cloud come il servizio cloud SMS in OTOBO rappresenta un'estensione preziosa del tuo sistema di ticketing e consente una comunicazione migliorata e più efficiente con i clienti e i dipendenti. Configurando questi servizi in base alle tue esigenze individuali, puoi massimizzare ulteriormente il beneficio del sistema OTOBO.

Conclusione

La capacità di assegnare più modelli di SMS e code contemporaneamente in OTOBO e di modificarli rappresenta un'ottimizzazione significativa del sistema di gestione dei ticket. Non solo migliora l'efficienza degli amministratori riducendo la necessità di compiti ripetitivi, ma garantisce anche un flusso di informazioni coerente e dinamico. Sebbene manchi un collegamento diretto allo schermo di relazione, i vantaggi di questa funzione prevalgono chiaramente. Gli utenti sono invitati a familiarizzare con il flusso di navigazione per trarre il massimo beneficio da questa funzione potente.