OTOBO / Znuny - Comunicación con plantillas de SMS
Comunicación con clientes mediante plantillas de SMS
En el mundo actual, donde todo se mueve a un ritmo acelerado, una comunicación rápida y efectiva es esencial, especialmente para las empresas que desean ofrecer un excelente servicio al cliente. OTOBO, el sistema de tickets de código abierto líder, reconoce esta necesidad y ofrece una solución innovadora: el uso de plantillas de SMS para optimizar la comunicación.
TIP
Esta función estará integrada en las próximas versiones de OTOBO.
Por qué la comunicación por SMS es importante para su empresa
Un incidente excepcional, como una falla en el servidor de correo electrónico, requiere canales de comunicación alternativos. Es aquí donde entran en juego los mensajes de SMS. Garantizan una notificación confiable de su equipo de respuesta y aseguran que los clientes sin acceso a Internet puedan ser contactados. Con el servicio de SMS basado en la nube de OTOBO, puede superar estos desafíos con facilidad.
Plantillas de SMS
Antes de poder utilizar el servicio de SMS, es necesario activarlo. Esto se realiza en el módulo ../otobo-services/cloud-services.
WARNING
Esta funcionalidad estará disponible a partir de la versión 11 de OTOBO.
Crear una plantilla de SMS
- Navegue a Agregar plantilla de SMS y complete los datos necesarios.
- Guarde su plantilla haciendo clic en Guardar.
Edición y eliminación de plantillas de SMS
Edite las plantillas existentes seleccionándolas y ajustando el contenido. Confirme sus cambios con Guardar o Guardar y finalizar. Para eliminar una plantilla, seleccione el icono de la papelera y confirme la acción.
Configuraciones importantes para plantillas de SMS
Al agregar o editar una plantilla de SMS, tiene acceso a configuraciones importantes. Estas incluyen:
- Tipo (por ejemplo, respuesta, creación, SMS saliente), que define el propósito de la plantilla.
- Nombre, que se muestra en la tabla de resumen.
- Plantilla, el contenido del mensaje que se envía a los usuarios.
WARNING
Tenga en cuenta que la longitud máxima para los mensajes de SMS es de 918 caracteres. Los mensajes que superen los 160 caracteres se dividirán en secciones, lo que puede afectar la legibilidad. Se recomienda mantener los mensajes breves.
Al implementar plantillas de SMS en OTOBO, no solo mejora la eficiencia en la gestión de tickets, sino que también garantiza que pueda llegar a sus clientes y empleados en cualquier momento y en cualquier lugar. Aproveche esta poderosa función para elevar su servicio al cliente a un nuevo nivel.
Comunicación por SMS a través de colas
OTOBO se destaca por la implementación innovadora de la comunicación por SMS en su sistema de gestión de tickets. A través de opciones de procesamiento especial y configuraciones variables que se pueden integrar en los mensajes de SMS, OTOBO aumenta la eficiencia y la personalización de la comunicación.
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Esta funcionalidad estará disponible a partir de la versión 11 de OTOBO.
Mensajes flash y validez de los mensajes
Los mensajes flash ofrecen una oportunidad especial para llamar la atención de inmediato, ya que se muestran directamente sin requerir acción del usuario. Al mismo tiempo, la configuración de la validez de un mensaje permite controlar con precisión su disponibilidad en el sistema y, si es necesario, desactivar temporalmente ciertas plantillas de SMS.
Comentarios y personalización
Cada plantilla de SMS se puede acompañar de un comentario, lo que facilita su manejo y selección para el equipo. Esto se amplía con la posibilidad de utilizar variables de plantilla de SMS. Estas etiquetas específicas de OTOBO permiten personalizar automáticamente los mensajes con información individual, como números de ticket o nombres de cola, aumentando así la relevancia y claridad de la comunicación con el cliente o los miembros del equipo.
Función especial: plantillas de SMS ↔ colas
Una de las funciones destacadas en OTOBO es la posibilidad de vincular plantillas de SMS directamente con colas específicas. Esto simplifica significativamente la gestión de estrategias de comunicación y su implementación. Los equipos pueden reaccionar rápidamente a los cambios y garantizar que la información relevante llegue a las personas adecuadas.
Asignación sencilla de plantillas de SMS y colas
OTOBO permite una asignación intuitiva de plantillas de SMS a varias colas con solo unos pocos clics. A través de la visualización de estas asignaciones en el área de administración, se obtiene una visión clara de todos los canales de comunicación activos.
Proceso de asignación fácil de entender
La aplicación del proceso de asignación es sencilla: seleccione una plantilla o cola, asígnela a los elementos deseados y confirme su selección. De esta manera, se establecen mecanismos de comunicación efectivos y personalizados en el sistema.
Canales de comunicación precisos a través de vistas filtrables
Para acceder rápidamente a plantillas de SMS o colas específicas, OTOBO ofrece opciones de filtro efectivas. Los usuarios pueden encontrar y administrar los elementos buscados simplemente ingresando el nombre, lo que ahorra tiempo y aumenta significativamente la eficiencia laboral.
Conclusión
Con la implementación avanzada de plantillas de SMS y su asignación a colas en OTOBO, su empresa cuenta con una herramienta poderosa para mejorar la comunicación con los clientes, optimizar procesos y aumentar la satisfacción de los clientes y miembros del equipo. Aproveche las funciones sofisticadas de OTOBO para elevar la calidad del servicio y la eficacia en la gestión de tickets.
Asignación de plantillas de SMS a colas
La administración de plantillas de SMS y su asignación significativa a colas en OTOBO se ha desarrollado para mejorar el flujo de comunicación entre sus agentes y clientes, al mismo tiempo que se minimiza la carga administrativa. Una de las funciones más avanzadas es la capacidad de asignar múltiples plantillas de SMS o colas simultáneamente, lo que aumenta significativamente la flexibilidad y la eficiencia en el manejo de estos recursos.
Asignaciones simultáneas para una mayor eficacia
Esta funcionalidad permite agregar sin problemas múltiples plantillas de SMS a una variedad de colas relevantes, o viceversa. Imagínese que su equipo necesita compartir mensajes urgentes a través de varias departamentos. En lugar de tener que realizar cada asignación individualmente, OTOBO permite una selección y asignación grupales, lo que ahorra tiempo y mejora la consistencia de la comunicación.
Opciones de edición directa para una administración ágil
Otra característica de la función de asignación es la posibilidad de edición directa: al hacer clic en una plantilla de SMS o cola específica, se accede directamente a la vista de edición correspondiente. Esto simplifica la adaptación rápida de parámetros de plantillas de SMS o colas, permitiendo una reacción ágil a nuevas demandas o cambios.
WARNING
Es importante tener en cuenta que, aunque la navegación y edición entre plantillas de SMS y colas se facilitan, no hay un enlace directo de regreso a la pantalla de asignación. Los usuarios deben estar preparados para encontrar su camino de regreso a la pantalla de relaciones a través del menú principal, lo que podría influir ligeramente en el flujo de trabajo.
Administración de servicios en la nube
La integración de servicios en la nube en OTOBO permite incorporar medios de comunicación modernos de manera eficiente en sus procesos de gestión de servicios. La flexibilidad y escalabilidad de los servicios en la nube son factores cruciales para las empresas que desean garantizar la futura viabilidad de su infraestructura de TI.
Activación del servicio de SMS en la nube
Para utilizar notificaciones de SMS basadas en la nube en OTOBO, primero es necesario activar el servicio. Esta función se proporciona para ampliar las posibilidades de comunicación con sus clientes y agentes.
La activación se realiza en los siguientes pasos:
- Seleccione el botón Activar servicio de SMS en la nube en el panel lateral.
- Complete los campos obligatorios en el menú de configuración.
- Confirme sus entradas haciendo clic en Guardar.
Configuración del servicio de SMS en la nube
Para una utilización óptima del servicio de SMS, se requieren algunas configuraciones. Estas incluyen:
- Campo de teléfono para agente y cliente: Determina de qué campo de datos se toma el número de teléfono para enviar mensajes.
- Identificador del remitente: Define el remitente de los SMS. Debe ser de un máximo de 11 caracteres.
- Miembros de roles permitidos: Establece qué agentes pueden recibir notificaciones de SMS.
- Acortamiento de URL: Decide si las URLs en los mensajes se acortarán automáticamente.
- Lista de números de teléfono restringidos: Una lista de números a los que no se deben enviar SMS.
La integración de servicios en la nube, como el servicio de SMS en la nube, en OTOBO representa una valiosa extensión de su sistema de tickets y permite una comunicación mejorada y más eficiente con los clientes y empleados. Al configurar estos servicios según sus necesidades individuales, puede maximizar aún más el beneficio de su sistema OTOBO.
Conclusión
La capacidad de asignar múltiples plantillas de SMS y colas simultáneamente en OTOBO y de editarse representa una optimización significativa del sistema de gestión de tickets. No solo mejora la eficiencia de los administradores al reducir la necesidad de tareas repetitivas, sino que también garantiza un flujo de información consistente y dinámico. Aunque falta un enlace directo de regreso a la pantalla de relaciones, los beneficios de esta función son claros. Los usuarios deben familiarizarse con el flujo de navegación para aprovechar al máximo esta función poderosa.