OTOBO / Znuny - Comunicación con plantillas de SMS
Comunicación con clientes mediante plantillas de SMS
En el mundo acelerado de hoy, la comunicación rápida y eficaz es esencial, especialmente para las empresas que buscan brindar un servicio al cliente excepcional. OTOBO, el sistema de tickets líder de código abierto, reconoce esta necesidad y ofrece una solución innovadora: el uso de plantillas de SMS para optimizar la comunicación.
TIP
Esta función estará integrada en futuras versiones de OTOBO.
Por qué la comunicación por SMS es importante para su empresa
Un incidente extraordinario, como una caída del servidor de correo electrónico, requiere vías de comunicación alternativas. Aquí es donde entran los mensajes SMS. Garantizan una notificación fiable a su equipo de guardia y aseguran que se pueda contactar a los clientes sin acceso a Internet. Con el servicio SMS basado en la nube de OTOBO, puede superar estos desafíos sin esfuerzo.
Plantillas de SMS
Antes de poder utilizar el servicio SMS, es necesaria una activación. Esto se hace en el módulo ../otobo-services/cloud-services.
WARNING
Esta funcionalidad solo estará disponible a partir de la versión 11 de OTOBO.
Crear una plantilla de SMS
- Navegue a Añadir plantilla de SMS y complete la información necesaria.
- Guarde su plantilla haciendo clic en Guardar.
Edición y eliminación de plantillas de SMS
Edite las plantillas existentes seleccionándolas y ajustando el contenido. Confirme sus cambios haciendo clic en Guardar o Guardar y finalizar. Para eliminar una plantilla, seleccione el icono de la papelera y confirme la acción.
Ajustes importantes para las plantillas de SMS
Al añadir o editar una plantilla de SMS, tendrá a su disposición ajustes importantes. Estos incluyen:
- Tipo (por ejemplo, Respuesta, Crear, SMSSaliente), que define el propósito de uso.
- Nombre, que se muestra en la tabla de resumen.
- Plantilla, el contenido del mensaje que se enviará a los usuarios.
WARNING
Tenga en cuenta que la longitud máxima de los mensajes SMS es de 918 caracteres. Los mensajes de más de 160 caracteres se dividen en secciones, lo que puede afectar la legibilidad. Por lo tanto, se recomienda mantener los mensajes cortos.
Al implementar plantillas de SMS en OTOBO, no solo mejora la eficiencia en la gestión de tickets, sino que también garantiza que pueda llegar a sus clientes y empleados en cualquier momento y lugar. Utilice esta potente función para llevar su servicio al cliente a un nuevo nivel.
Comunicación por SMS a través de colas
OTOBO se distingue por la implementación innovadora de la comunicación por SMS en su sistema de gestión de tickets. Mediante opciones de procesamiento especiales y ajustes variables que se pueden integrar en los mensajes SMS, OTOBO aumenta la eficiencia y la personalización de la comunicación.
WARNING
Esta funcionalidad solo estará disponible a partir de la versión 11 de OTOBO.
Mensajes flash y validez de mensajes
Los mensajes flash ofrecen una forma especial de captar la atención inmediata al mostrarse directamente sin necesidad de una acción por parte del usuario. Al mismo tiempo, el ajuste de la validez de un mensaje permite controlar con precisión su disponibilidad en el sistema y desactivar temporalmente plantillas de SMS específicas si es necesario.
Comentarios y personalización
Cada plantilla de SMS se puede complementar con un comentario, lo que facilita su manejo y selección para el equipo. Esto se amplía con la posibilidad de utilizar variables de plantillas de SMS. Estas etiquetas específicas de OTOBO permiten personalizar automáticamente los mensajes con información individual, como números de ticket o nombres de cola, aumentando así la relevancia y claridad de la comunicación con el cliente o los miembros del equipo.
Función especial: Plantillas de SMS ↔ Colas
Una función destacada en OTOBO es la posibilidad de vincular plantillas de SMS directamente a colas específicas. Esto simplifica considerablemente la gestión de las estrategias de comunicación y su implementación. Los equipos pueden reaccionar rápidamente a los cambios y garantizar que la información relevante llegue siempre a las personas adecuadas.
Asignación sencilla de plantillas de SMS y colas
OTOBO permite una asignación intuitiva de plantillas de SMS a diferentes colas con solo unos pocos clics. La visualización de estas asignaciones en el área de administración proporciona una visión clara de todas las vías de comunicación activas.
Procedimiento de asignación fácil de entender
La aplicación del procedimiento de asignación es muy sencilla: seleccione una plantilla o cola, asígnele los elementos deseados y confirme su selección. De esta manera, se pueden establecer mecanismos de comunicación eficaces y adaptados en el sistema.
Canales de comunicación precisos a través de resúmenes filtrables
Para un acceso rápido a plantillas de SMS o colas específicas, OTOBO ofrece opciones de filtro eficaces. Los usuarios pueden encontrar y gestionar los elementos buscados introduciendo simplemente el nombre, lo que ahorra tiempo y aumenta significativamente la eficiencia del trabajo.
Conclusión
Con la implementación avanzada de plantillas de SMS de OTOBO y su asignación a colas, su empresa dispone de una potente herramienta para mejorar la comunicación con los clientes, optimizar procesos y aumentar la satisfacción de los clientes y miembros del equipo. Utilice las sofisticadas funciones de OTOBO para aumentar la calidad de su servicio y la eficiencia en la gestión de tickets.
Asignación de plantillas de SMS a colas
La gestión de plantillas de SMS y su asignación significativa a colas en OTOBO se ha desarrollado para mejorar el flujo de comunicación entre sus agentes y clientes, al tiempo que se minimiza el esfuerzo administrativo. Una de las funciones más avanzadas en este sentido es la posibilidad de asignar varias plantillas de SMS o colas simultáneamente, lo que aumenta significativamente la flexibilidad y la eficiencia en el manejo de estos recursos.
Asignaciones simultáneas para una mayor eficacia
Esta funcionalidad permite añadir sin problemas varias plantillas de SMS a una multitud de colas relevantes, o viceversa. Imagine que su equipo necesita compartir mensajes urgentes en varios departamentos. En lugar de tener que realizar cada asignación individualmente, OTOBO permite una selección y asignación agrupada, lo que ahorra tiempo y mejora la coherencia de la comunicación.
Opciones de edición directa para una gestión ágil
Otra característica de la función de asignación es la posibilidad de edición directa: al hacer clic en una plantilla de SMS o cola específica, se accede sin problemas a la vista de edición correspondiente. Esto simplifica el ajuste rápido de plantillas de SMS o parámetros de cola, lo que permite una respuesta ágil a nuevos requisitos o cambios.
WARNING
Es importante tener en cuenta que, aunque se facilita la navegación y la edición entre plantillas de SMS y colas, no existe un enlace directo de vuelta a la pantalla de asignación. Por lo tanto, los usuarios deben estar preparados para encontrar su camino de regreso a la pantalla de relaciones a través del menú principal, lo que podría afectar ligeramente el flujo de trabajo.
Gestión de servicios en la nube
La integración de servicios en la nube en OTOBO permite integrar eficientemente medios de comunicación modernos en sus procesos de gestión de servicios. La flexibilidad y escalabilidad de los servicios en la nube son un factor importante para las empresas que desean asegurar el futuro de su infraestructura de TI.
Activación del servicio en la nube SMS
Para poder utilizar notificaciones SMS basadas en la nube en OTOBO, primero es necesaria la activación del servicio. Esta función se proporciona para ampliar las posibilidades de comunicación con sus clientes y agentes.
La activación se realiza en los siguientes pasos:
- Seleccione el botón Activar servicio en la nube SMS en la barra lateral.
- Complete los campos obligatorios en el menú de configuración.
- Confirme sus entradas haciendo clic en Guardar.
Configuración del servicio en la nube SMS
Para un uso óptimo del servicio SMS, se requieren algunas configuraciones. Estos ajustes incluyen, entre otros:
- Campo de teléfono para agente y cliente: Determina de qué campo de datos se extraerá el número de móvil para el envío de mensajes.
- Identificación del remitente: Define el remitente del SMS. No debe tener más de 11 caracteres.
- Miembros de roles permitidos: Especifica qué agentes pueden recibir notificaciones por SMS.
- Acortamiento de URL: Decide si las URL en los mensajes deben acortarse automáticamente.
- Lista negra de teléfonos: Una lista de números a los que no se deben enviar SMS.
La integración de servicios en la nube como el servicio en la nube SMS en OTOBO representa una valiosa ampliación de su sistema de tickets y permite una comunicación mejorada y más eficiente con clientes y empleados. Al configurar estos servicios según sus requisitos individuales, puede maximizar aún más el beneficio de su sistema OTOBO.
Conclusión
La capacidad de asignar y editar varias plantillas de SMS y colas simultáneamente en OTOBO representa una optimización esencial del sistema de gestión de tickets. No solo mejora la eficiencia de los administradores al reducir la necesidad de tareas repetitivas, sino que también garantiza un flujo de información coherente y dinámico. Aunque falta la conexión directa de vuelta a la pantalla de relaciones, las ventajas de esta función superan claramente. Se anima a los usuarios a familiarizarse con el flujo de navegación para obtener el máximo beneficio de esta potente función.