OTOBO / Znuny - Communicatie met SMS-sjablonen

Klantcommunicatie met SMS-sjablonen

In de huidige snelle wereld is snelle en effectieve communicatie essentieel, vooral voor bedrijven die uitstekende klantenservice willen bieden. OTOBO, het toonaangevende open-source ticketsysteem, erkent deze behoefte en biedt daarom een innovatieve oplossing: het gebruik van SMS-sjablonen om de communicatie te optimaliseren.

TIP

Deze functie zal worden geïntegreerd in toekomstige OTOBO-versies.

Waarom SMS-communicatie belangrijk is voor uw bedrijf

Een buitengewone gebeurtenis, zoals een storing van de e-mailserver, vereist alternatieve communicatiemethoden. Hier komen SMS-berichten om de hoek kijken. Ze garanderen een betrouwbare melding van uw oproepdienst en zorgen ervoor dat klanten zonder internettoegang bereikt kunnen worden. Met OTOBO's cloudgebaseerde SMS-service kunt u dergelijke uitdagingen moeiteloos aan.

SMS-sjablonen

Voordat u de SMS-service kunt gebruiken, is activering vereist. Dit gebeurt in de module ../otobo-services/cloud-services.

WARNING

Deze functionaliteit zal pas beschikbaar zijn vanaf OTOBO versie 11

SMS-sjabloon maken

1. Navigeer naar SMS-sjabloon toevoegen en vul de benodigde informatie in.
2. Sla uw sjabloon op door op Opslaan te klikken.

SMS-sjablonen bewerken en verwijderen

Bewerk bestaande sjablonen door de inhoud te selecteren en aan te passen. Bevestig uw wijzigingen met Opslaan of Opslaan en voltooien. Om een sjabloon te verwijderen, selecteert u het prullenbak-icoon en bevestigt u de actie.

Belangrijke instellingen voor SMS-sjablonen

Bij het toevoegen of bewerken van een SMS-sjabloon zijn er belangrijke instellingen beschikbaar. Deze omvatten:

• Type (bijv. Antwoord, Maken, SMSOutbound), dat het gebruiksdoel definieert.
• Naam, die wordt weergegeven in de overzichtstabel.
• Sjabloon, de inhoud van het bericht dat naar gebruikers wordt verzonden.

WARNING

Houd er rekening mee dat de maximale lengte voor SMS-berichten 918 tekens is. Berichten langer dan 160 tekens worden opgedeeld in secties, wat de leesbaarheid kan beïnvloeden. Het wordt daarom aanbevolen om berichten kort te houden.

Door SMS-sjablonen te implementeren in OTOBO verbetert u niet alleen de efficiëntie in ticketbeheer, maar zorgt u er ook voor dat u uw klanten en medewerkers altijd en overal kunt bereiken. Gebruik deze krachtige functie om uw klantenservice naar een hoger niveau te tillen.

SMS-communicatie via wachtrijen

OTOBO onderscheidt zich door de innovatieve implementatie van SMS-communicatie in uw ticketbeheersysteem. Door speciale bewerkingsopties en variabele instellingen die in SMS-berichten kunnen worden geïntegreerd, verhoogt OTOBO de efficiëntie en personalisatie van de communicatie.

WARNING

Deze functionaliteit zal pas beschikbaar zijn vanaf OTOBO versie 11

Flash-berichten en berichtgeldigheid

Flash-berichten bieden een speciale manier om onmiddellijke aandacht te trekken door direct te worden weergegeven, zonder dat een actie van de gebruiker nodig is. Tegelijkertijd maakt de instelling van de geldigheid van een bericht het mogelijk om de beschikbaarheid ervan in het systeem nauwkeurig te controleren en indien nodig bepaalde SMS-sjablonen tijdelijk te deactiveren.

Commentaar en personalisatie

Elk SMS-sjabloon kan worden voorzien van een commentaar, wat de afhandeling en selectie voor het team vergemakkelijkt. Dit wordt uitgebreid met de mogelijkheid om SMS-sjabloonvariabelen te gebruiken. Deze OTOBO-specifieke tags maken het mogelijk om berichten automatisch te personaliseren met individuele informatie, zoals ticketnummers of wachtrijnamen, en daarmee de relevantie en duidelijkheid van de communicatie met de klant of teamleden te vergroten.

Speciale functie: SMS-sjablonen ↔ Wachtrijen

Een uitstekende functie in OTOBO is de mogelijkheid om SMS-sjablonen rechtstreeks te koppelen aan specifieke wachtrijen. Hierdoor wordt het beheer van communicatiestrategieën en de implementatie ervan aanzienlijk vereenvoudigd. Teams kunnen snel reageren op veranderingen en ervoor zorgen dat de relevante informatie altijd de juiste personen bereikt.

Eenvoudige toewijzing van SMS-sjablonen en wachtrijen

OTOBO maakt een intuïtieve toewijzing van SMS-sjablonen aan verschillende wachtrijen met slechts een paar klikken mogelijk. Door deze toewijzingen te visualiseren in het beheergedeelte krijgt men een duidelijk overzicht van alle actieve communicatiekanalen.

Gemakkelijk te begrijpen toewijzingsprocedure

Het toepassen van de toewijzingsprocedure is heel eenvoudig: selecteer een sjabloon of wachtrij, wijs de gewenste elementen eraan toe en bevestig uw selectie. Zo kunnen effectieve en aangepaste communicatiemechanismen in het systeem worden ingesteld.

Nauwkeurige communicatiekanalen via filterbare overzichten

Voor snelle toegang tot specifieke SMS-sjablonen of wachtrijen biedt OTOBO effectieve filteropties. Gebruikers kunnen door simpelweg de naam in te voeren direct de gezochte elementen vinden en beheren, wat tijd bespaart en de werkzaamheid aanzienlijk verhoogt.

Conclusie

Met OTOBO's geavanceerde implementatie van SMS-sjablonen en hun toewijzing aan wachtrijen beschikt uw bedrijf over een krachtig hulpmiddel om de klantcommunicatie te verbeteren, processen te optimaliseren en de tevredenheid van klanten en teamleden te verhogen. Gebruik de geavanceerde functies van OTOBO om uw servicekwaliteit en efficiëntie in ticketbeheer te verhogen.

Toewijzing van SMS-sjablonen aan wachtrijen

Het beheer van SMS-sjablonen en hun zinvolle toewijzing aan wachtrijen in OTOBO is ontworpen om de communicatiestroom tussen uw agenten en klanten te verbeteren en tegelijkertijd de administratieve last te minimaliseren. Een van de meest geavanceerde functies hierbij is de mogelijkheid om meerdere SMS-sjablonen of wachtrijen tegelijkertijd toe te wijzen, wat de flexibiliteit en efficiëntie in het omgaan met deze bronnen aanzienlijk verhoogt.

Gelijktijdige toewijzingen voor verhoogde efficiëntie

Deze functionaliteit maakt het mogelijk om naadloos meerdere SMS-sjablonen toe te voegen aan een verscheidenheid aan relevante wachtrijen – of andersom. Stel u voor dat uw team dringende berichten over meerdere afdelingen heen moet delen. In plaats van elke toewijzing afzonderlijk te moeten uitvoeren, maakt OTOBO een gegroepeerde selectie en toewijzing mogelijk, wat tijd bespaart en de consistentie van de communicatie verbetert.

Directe bewerkingsopties voor een flexibel beheer

Een ander kenmerk van de toewijzingsfunctie is de directe bewerkingsmogelijkheid: door op een specifiek SMS-sjabloon of wachtrij te klikken, komt men naadloos in de bijbehorende bewerkingsweergave. Dit vereenvoudigt de snelle aanpassing van SMS-sjablonen of wachtrijparameters, waardoor een flexibele reactie op nieuwe vereisten of wijzigingen mogelijk wordt.

WARNING

Het is belangrijk op te merken dat, hoewel de navigatie en bewerking tussen SMS-sjablonen en wachtrijen wordt vergemakkelijkt, er geen directe terugkoppeling naar het toewijzingsscherm bestaat. Gebruikers moeten daarom voorbereid zijn om hun weg via het hoofdmenu terug te vinden naar het relatiescherm, wat de workflow enigszins kan beïnvloeden.

Beheer van cloudservices

De integratie van cloudservices in OTOBO maakt het mogelijk om moderne communicatiemiddelen efficiënt in uw servicebeheerprocessen te integreren. Daarbij is de flexibiliteit en schaalbaarheid van cloudservices een belangrijke factor voor bedrijven die hun IT-infrastructuur toekomstbestendig willen maken.

Scherm voor het beheer van cloudservices [1]

Activering van de SMS-cloudservice

Om cloudgebaseerde SMS-meldingen in OTOBO te kunnen gebruiken, is eerst activering van de service vereist. Deze functie wordt aangeboden ter uitbreiding van de communicatiemogelijkheden met uw klanten en agenten.

De activering gebeurt in de volgende stappen:

1. Selecteer de knop SMS-cloudservice activeren in de zijbalk.
2. Vul de verplichte velden in het configuratiemenu in.
3. Bevestig uw invoer door op Opslaan te klikken.

Scherm voor het toevoegen van een cloudservice [1]

Configuratie van de SMS-cloudservice

Voor optimaal gebruik van de SMS-service zijn enkele configuraties vereist. Deze instellingen omvatten onder andere:

• Telefoonveld voor agent en klant: Bepaalt uit welk gegevensveld het mobiele nummer wordt gehaald voor het verzenden van berichten.
• Afzenderidentificatie: Definieert de afzender van de SMS. Deze mag niet langer zijn dan 11 tekens.
• Toegestane rollenleden: Bepaalt welke agenten SMS-meldingen kunnen ontvangen.
• URL-verkorting: Bepaalt of URL's in berichten automatisch worden verkort.
• Telefoon-blacklist: Een lijst met nummers waaraan geen SMS mag worden verzonden.

De integratie van cloudservices zoals de SMS-cloudservice in OTOBO vertegenwoordigt een waardevolle uitbreiding van uw ticketsysteem en maakt een verbeterde en efficiëntere communicatie met klanten en medewerkers mogelijk. Door deze diensten te configureren volgens uw individuele vereisten, kunt u het nut van uw OTOBO-systeem verder maximaliseren.

Conclusie

Het vermogen om meerdere SMS-sjablonen en wachtrijen tegelijkertijd toe te wijzen en te bewerken in OTOBO vertegenwoordigt een essentiële optimalisatie van het ticketbeheersysteem. Het verbetert niet alleen de efficiëntie van beheerders door de noodzaak van repetitieve taken te verminderen, maar garandeert ook een consistente en dynamische informatiestroom. Hoewel de directe koppeling terug naar het relatiescherm ontbreekt, wegen de voordelen van deze functie duidelijk op tegen de nadelen. Gebruikers worden aangemoedigd zich vertrouwd te maken met de navigatiestroom om maximaal profijt te halen uit deze krachtige functie.