OTOBO / Znuny - Communicatie met SMS-sjablonen
Klantcommunicatie met SMS-sjablonen
In de huidige snel veranderende wereld is snelle en effectieve communicatie onmisbaar, vooral voor bedrijven die een uitstekende klantenservice willen bieden. OTOBO, het toonaangevende open-source-ticket systeem, erkent deze behoefte en biedt daarom een innovatieve oplossing: het gebruik van SMS-sjablonen om de communicatie te optimaliseren.
TIP
Deze functie zal in toekomstige OTOBO-versies worden geïntegreerd.
Waarom SMS-communicatie belangrijk is voor uw bedrijf
Een buitengewone gebeurtenis, zoals een storing van de e-mailserver, vereist alternatieve communicatiemiddelen. Hier komen SMS-berichten om de hoek kijken. Ze garanderen een betrouwbare melding van uw bereikbaarheid en stellen ervoor zorgt dat klanten zonder internettoegang bereikt kunnen worden. Met OTOBO's cloudgebaseerde SMS-service kunt u dergelijke uitdagingen gemakkelijk overwinnen.
SMS-sjablonen
Voordat u de SMS-service kunt gebruiken, is een activatie vereist. Dit gebeurt in het ../otobo-services/cloud-services-module.
WARNING
Deze functionaliteit zal pas vanaf OTOBO versie 11 beschikbaar zijn.
SMS-sjabloon maken
- Ga naar SMS-sjabloon toevoegen en vul de benodigde gegevens in.
- Sla uw sjabloon op door op Opslaan te klikken.
Bewerken en verwijderen van SMS-sjablonen
Bewerk bestaande sjablonen door ze te selecteren en de inhoud aan te passen. Bevestig uw wijzigingen met Opslaan of Opslaan en voltooien. Om een sjabloon te verwijderen, selecteert u het prullenbakpictogram en bevestigt u de actie.
Belangrijke instellingen voor SMS-sjablonen
Bij het toevoegen of bewerken van een SMS-sjabloon zijn er belangrijke instellingen beschikbaar. Deze omvatten:
- Type (bijv. Antwoord, Maken, SMSOutbound), die de gebruiksdoel bepaalt.
- Naam, die in de overzichtstabel wordt weergegeven.
- Sjabloon, de inhoud van de bericht die aan de gebruikers wordt verzonden.
WARNING
Houd er rekening mee dat de maximale lengte voor SMS-berichten 918 tekens bedraagt. Berichten langer dan 160 tekens worden onderverdeeld in secties, wat de leesbaarheid kan beïnvloeden. Het wordt daarom aanbevolen om berichten kort te houden.
Door de implementatie van SMS-sjablonen in OTOBO verbetert u niet alleen de efficiëntie in het ticketbeheer, maar zorgt u er ook voor dat u uw klanten en medewerkers altijd en overal kunt bereiken. Maak gebruik van deze krachtige functie om uw klantenservice naar een nieuw niveau te tillen.
SMS-communicatie via wachtrijen
OTOBO onderscheidt zich door de innovatieve implementatie van SMS-communicatie in uw ticketbeheersysteem. Door speciale bewerkingsmogelijkheden en variabele instellingen die in SMS-berichten kunnen worden geïntegreerd, verhoogt OTOBO de efficiëntie en personalisatie van de communicatie.
WARNING
Deze functionaliteit zal pas vanaf OTOBO versie 11 beschikbaar zijn.
Flash-berichten en berichtgeldigheid
Flash-berichten bieden een speciale mogelijkheid om onmiddellijke aandacht te trekken, door rechtstreeks te worden weergegeven zonder dat een actie van de gebruiker vereist is. Tegelijkertijd stelt de instelling van de geldigheid van een bericht het mogelijk om de beschikbaarheid in het systeem nauwkeurig te controleren en bepaalde SMS-sjablonen tijdelijk te deactiveren.
Opmerkingen en personalisatie
Elke SMS-sjabloon kan worden voorzien van een opmerking, wat het beheer en de selectie voor het team vereenvoudigt. Dit wordt uitgebreid door de mogelijkheid om SMS-sjabloonvariabelen te gebruiken. Deze OTOBO-specifieke tags maken het mogelijk om berichten automatisch te personaliseren met individuele informatie, zoals ticketnummers of wachtrijnamen, en zo de relevantie en duidelijkheid van de communicatie met de klant of teamleden te verhogen.
Speciale functie: SMS-sjablonen ↔ wachtrijen
Een opvallende functie in OTOBO is de mogelijkheid om SMS-sjablonen rechtstreeks te koppelen aan bepaalde wachtrijen. Hierdoor wordt het beheer van communicatiestrategieën en hun implementatie aanzienlijk vereenvoudigd. Teams kunnen snel op veranderingen reageren en ervoor zorgen dat de relevante informatie altijd de juiste personen bereikt.
Eenvoudige toewijzing van SMS-sjablonen en wachtrijen
OTOBO biedt een intuïtieve toewijzing van SMS-sjablonen aan verschillende wachtrijen met slechts een paar muisklikken. Door de visualisatie van deze toewijzingen in het beheergebied heeft u een duidelijk overzicht van alle actieve communicatiekanalen.
Eenvoudig toewijzingsproces
Het toewijzingsproces is eenvoudig: selecteer een sjabloon of wachtrij, wijs de gewenste elementen toe en bevestig uw selectie. Zo kunnen effectieve en aangepaste communicatiemechanismen in het systeem worden geïmplementeerd.
Precieze communicatiekanalen via filterbare overzichten
Voor snelle toegang tot specifieke SMS-sjablonen of wachtrijen biedt OTOBO effectieve filteropties. Gebruikers kunnen door eenvoudigweg de naam in te voeren, de gewenste elementen onmiddellijk vinden en beheren, wat tijd bespaart en de werk-efficiëntie aanzienlijk verhoogt.
Conclusie
Met OTOBO's geavanceerde implementatie van SMS-sjablonen en hun toewijzing aan wachtrijen heeft uw bedrijf een krachtig instrument om de klantcommunicatie te verbeteren, processen te optimaliseren en de tevredenheid van klanten en teamleden te verhogen. Maak gebruik van de geavanceerde functies van OTOBO om uw servicekwaliteit en efficiëntie in het ticketbeheer te verhogen.
Toewijzing van SMS-sjablonen aan wachtrijen
Het beheer van SMS-sjablonen en hun zinvolle toewijzing aan wachtrijen in OTOBO is ontwikkeld om de communicatiestroom tussen uw agenten en klanten te verbeteren en tegelijkertijd de administratieve last te minimaliseren. Een van de meest geavanceerde functies hierbij is de mogelijkheid om meerdere SMS-sjablonen of wachtrijen tegelijkertijd toe te wijzen, wat de flexibiliteit en efficiëntie in de omgang met deze resources aanzienlijk verhoogt.
Gelijktijdige toewijzingen voor verhoogde efficiëntie
Deze functionaliteit stelt u in staat om meerdere SMS-sjablonen naadloos toe te wijzen aan een reeks relevante wachtrijen - of omgekeerd. Stel uzelf voor dat uw team dringende berichten moet delen over meerdere afdelingen heen. In plaats van elke toewijzing afzonderlijk uit te voeren, biedt OTOBO een gegroepeerde selectie en toewijzing, wat tijd bespaart en de consistentie van de communicatie verbetert.
Directe bewerkingsmogelijkheden voor een agile beheer
Een ander kenmerk van de toewijzingsfunctie is de directe bewerkingsmogelijkheid: door op een specifieke SMS-sjabloon of wachtrij te klikken, gaat u naadloos naar het overeenkomstige bewerkingsbeeld. Dit vereenvoudigt de snelle aanpassing van SMS-sjablonen of wachtrijparameters, waardoor een agile reactie op nieuwe vereisten of wijzigingen mogelijk wordt.
WARNING
Het is belangrijk op te merken dat, hoewel de navigatie en bewerking tussen SMS-sjablonen en wachtrijen worden vereenvoudigd, er geen directe terugkoppeling naar het toewijzingsbeeldscherm is. Gebruikers moeten daarom voorbereid zijn om hun weg via het hoofdmenu terug naar het relatiebeeldscherm te vinden, wat de workflow enigszins kan beïnvloeden.
Beheer van cloudservices
De integratie van cloudservices in OTOBO stelt u in staat om moderne communicatiemiddelen efficiënt in uw servicemanagementprocessen te integreren. De flexibiliteit en schaalbaarheid van cloudservices zijn een belangrijke factor voor bedrijven die hun IT-infrastructuur toekomstbestendig willen maken.
Activatie van de SMS-cloudservice
Om cloudgebaseerde SMS-meldingen in OTOBO te kunnen gebruiken, is eerst een activatie van de dienst vereist. Deze functionaliteit wordt ter uitbreiding van de communicatiemogelijkheden met uw klanten en agenten aangeboden.
De activatie verloopt in de volgende stappen:
- Selecteer de knop SMS-cloudservice activeren in de zijbalk.
- Vul de verplichte velden in het configuratiemenu in.
- Bevestig uw invoer door op Opslaan te klikken.
Configuratie van de SMS-cloudservice
Voor een optimale gebruik van de SMS-service zijn enkele configuraties vereist. Deze instellingen omvatten onder andere:
- Telefoonveld voor agent en klant: Bepaalt uit welk gegevensveld het mobiele nummer voor het verzenden van berichten wordt gehaald.
- Afzenderidentificatie: Definieert de afzender van de SMS. Deze moet niet langer zijn dan 11 tekens.
- Toegestane rollenleden: Bepaalt welke agenten SMS-meldingen kunnen ontvangen.
- URL-verkorting: Bepaalt of URLs in berichten automatisch moeten worden verkort.
- Telefoon-blacklist: Een lijst van nummers waarnaar geen SMS mag worden verzonden.
De integratie van cloudservices zoals de SMS-cloudservice in OTOBO vormt een waardevolle uitbreiding van uw ticketsysteem en biedt een verbeterde en efficiëntere communicatie met klanten en medewerkers. Door de configuratie van deze services naar uw individuele behoeften kunt u het nut van uw OTOBO-systeem verder maximaliseren.
Conclusie
De mogelijkheid om meerdere SMS-sjablonen en wachtrijen tegelijkertijd in OTOBO toe te wijzen en te bewerken, vormt een aanzienlijke optimalisatie van het ticketmanagementsysteem. Het verbetert niet alleen de efficiëntie van de beheerders door de noodzaak van herhalende taken te reduceren, maar garandeert ook een consistente en dynamische informatiestroom. Terwijl de directe verbinding terug naar het relatiebeeldscherm ontbreekt, overtreffen de voordelen van deze functionaliteit deze duidelijk. Gebruikers worden aangemoedigd om zich met de navigatiestroom vertrouwd te maken om het maximale nut uit deze krachtige functionaliteit te halen.