OTOBO / Znuny - Komunikacja za pomocą szablonów SMS
Komunikacja z klientem za pomocą szablonów SMS
W dzisiejszym dynamicznym świecie szybka i efektywna komunikacja jest niezbędna, zwłaszcza dla firm dążących do zapewnienia doskonałej obsługi klienta. OTOBO, wiodący system zgłoszeń typu open-source, rozumie tę potrzebę i oferuje innowacyjne rozwiązanie: wykorzystanie szablonów SMS do optymalizacji komunikacji.
TIP
Ta funkcja będzie zintegrowana w nadchodzących wersjach OTOBO.
Dlaczego komunikacja SMS jest ważna dla Twojej firmy
Nadzwyczajny incydent, taki jak awaria serwera poczty elektronicznej, wymaga alternatywnych kanałów komunikacji. Tutaj wkraczają wiadomości SMS. Gwarantują one niezawodne powiadomienie Twojego zespołu dyżurnego i zapewniają możliwość dotarcia do klientów bez dostępu do Internetu. Dzięki usłudze SMS w chmurze OTOBO możesz bezproblemowo radzić sobie z takimi wyzwaniami.
Szablony SMS
Zanim będziesz mógł korzystać z usługi SMS, wymagana jest jej aktywacja. Odbywa się to w module ../otobo-services/cloud-services.
WARNING
Ta funkcjonalność będzie dostępna dopiero od OTOBO w wersji 11
Tworzenie szablonu SMS
- Przejdź do Dodaj szablon SMS i wypełnij wymagane informacje.
- Zapisz swój szablon, klikając Zapisz.
Edycja i usuwanie szablonów SMS
Edytuj istniejące szablony, wybierając je i dostosowując ich zawartość. Potwierdź swoje zmiany, klikając Zapisz lub Zapisz i zakończ. Aby usunąć szablon, wybierz ikonę kosza i potwierdź akcję.
Ważne ustawienia dla szablonów SMS
Podczas dodawania lub edycji szablonu SMS dostępne są ważne ustawienia. Obejmują one:
- Typ (np. Odpowiedź, Utwórz, SMSOutbound), który określa przeznaczenie.
- Nazwa, która jest wyświetlana w tabeli przeglądowej.
- Szablon, treść wiadomości, która zostanie wysłana do użytkowników.
WARNING
Należy pamiętać, że maksymalna długość wiadomości SMS wynosi 918 znaków. Wiadomości dłuższe niż 160 znaków są dzielone na części, co może wpłynąć na czytelność. Dlatego zaleca się, aby wiadomości były krótkie.
Dzięki wdrożeniu szablonów SMS w OTOBO nie tylko zwiększasz efektywność zarządzania zgłoszeniami, ale także zapewniasz, że możesz dotrzeć do swoich klientów i pracowników w dowolnym miejscu i czasie. Skorzystaj z tej potężnej funkcji, aby przenieść obsługę klienta na nowy poziom.
Komunikacja SMS za pośrednictwem kolejek
OTOBO wyróżnia się innowacyjnym wdrożeniem komunikacji SMS w systemie zarządzania zgłoszeniami. Dzięki specjalnym opcjom edycji i ustawieniom zmiennych, które można zintegrować z wiadomościami SMS, OTOBO zwiększa efektywność i personalizację komunikacji.
WARNING
Ta funkcjonalność będzie dostępna dopiero od OTOBO w wersji 11
Wiadomości błyskawiczne i ważność wiadomości
Wiadomości błyskawiczne oferują specjalny sposób na natychmiastowe zwrócenie uwagi, wyświetlając się bezpośrednio, bez konieczności interakcji użytkownika. Jednocześnie ustawienie ważności wiadomości pozwala na precyzyjną kontrolę jej dostępności w systemie i, w razie potrzeby, tymczasowe wyłączenie określonych szablonów SMS.
Komentarze i personalizacja
Każdy szablon SMS może być opatrzony komentarzem, co ułatwia jego obsługę i wybór dla zespołu. Jest to rozszerzone o możliwość wykorzystania zmiennych szablonów SMS. Te specyficzne dla OTOBO tagi pozwalają na automatyczne personalizowanie wiadomości za pomocą indywidualnych informacji, takich jak numery zgłoszeń lub nazwy kolejek, zwiększając tym samym trafność i przejrzystość komunikacji z klientem lub członkami zespołu.
Funkcja specjalna: Szablony SMS ↔ Kolejki
Wyjątkową funkcją w OTOBO jest możliwość bezpośredniego powiązania szablonów SMS z określonymi kolejkami. Znacząco upraszcza to zarządzanie strategiami komunikacyjnymi i ich wdrażanie. Zespoły mogą szybko reagować na zmiany i zapewnić, że odpowiednie informacje zawsze docierają do właściwych osób.
Proste przypisywanie szablonów SMS i kolejek
OTOBO umożliwia intuicyjne przypisywanie szablonów SMS do różnych kolejek za pomocą kilku kliknięć. Wizualizacja tych przypisań w obszarze administracyjnym zapewnia jasny przegląd wszystkich aktywnych kanałów komunikacji.
Łatwy do zrozumienia proces przypisywania
Proces przypisywania jest niezwykle prosty: wybierz szablon lub kolejkę, przypisz do niej pożądane elementy i potwierdź swój wybór. W ten sposób można ustanowić efektywne i dostosowane mechanizmy komunikacji w systemie.
Precyzyjne kanały komunikacji dzięki filtrowanym przeglądom
Dla szybkiego dostępu do określonych szablonów SMS lub kolejek, OTOBO oferuje skuteczne opcje filtrowania. Użytkownicy mogą łatwo znaleźć i zarządzać poszukiwanymi elementami, wpisując ich nazwę, co oszczędza czas i znacząco zwiększa efektywność pracy.
Wnioski
Dzięki zaawansowanemu wdrożeniu szablonów SMS w OTOBO i ich przypisywaniu do kolejek, Twoja firma otrzymuje potężne narzędzie do poprawy komunikacji z klientami, optymalizacji procesów i zwiększenia satysfakcji klientów i członków zespołu. Wykorzystaj zaawansowane funkcje OTOBO, aby zwiększyć jakość usług i efektywność w zarządzaniu zgłoszeniami.
Przypisywanie szablonów SMS do kolejek
Zarządzanie szablonami SMS oraz ich sensowne przypisywanie do kolejek w OTOBO zostało zaprojektowane w celu usprawnienia przepływu komunikacji między Twoimi agentami a klientami, jednocześnie minimalizując nakład pracy administracyjnej. Jedną z najbardziej zaawansowanych funkcji jest możliwość jednoczesnego przypisywania wielu szablonów SMS lub kolejek, co znacząco zwiększa elastyczność i efektywność w obsłudze tych zasobów.
Jednoczesne przypisywanie dla zwiększenia efektywności
Ta funkcjonalność pozwala na bezproblemowe dodawanie wielu szablonów SMS do wielu odpowiednich kolejek – lub odwrotnie. Wyobraź sobie, że Twój zespół musi udostępnić pilne wiadomości w wielu działach. Zamiast dokonywać każdego przypisania indywidualnie, OTOBO umożliwia grupowy wybór i przypisanie, co oszczędza czas i poprawia spójność komunikacji.
Bezpośrednie opcje edycji dla zwinnego zarządzania
Kolejną cechą funkcji przypisywania jest możliwość bezpośredniej edycji: klikając na określony szablon SMS lub kolejkę, można płynnie przejść do odpowiedniego widoku edycji. Upraszcza to szybkie dostosowywanie szablonów SMS lub parametrów kolejek, umożliwiając zwinne reagowanie na nowe wymagania lub zmiany.
WARNING
Należy pamiętać, że chociaż nawigacja i edycja między szablonami SMS a kolejkami są ułatwione, nie ma bezpośredniego linku powrotnego do ekranu przypisywania. Użytkownicy powinni być przygotowani na znalezienie drogi powrotnej do ekranu relacji za pośrednictwem głównego menu, co może nieznacznie wpłynąć na przepływ pracy.
Zarządzanie usługami w chmurze
Integracja usług w chmurze z OTOBO umożliwia efektywne włączanie nowoczesnych środków komunikacji do procesów zarządzania usługami. Elastyczność i skalowalność usług w chmurze są ważnym czynnikiem dla firm, które chcą zapewnić przyszłościową infrastrukturę IT.
Aktywacja usługi SMS w chmurze
Aby móc korzystać z powiadomień SMS w chmurze w OTOBO, najpierw wymagana jest aktywacja usługi. Ta funkcja jest udostępniana w celu rozszerzenia możliwości komunikacji z klientami i agentami.
Aktywacja odbywa się w następujących krokach:
- Wybierz przycisk Aktywuj usługę SMS w chmurze w menu bocznym.
- Wypełnij obowiązkowe pola w menu konfiguracji.
- Potwierdź swoje dane, klikając Zapisz.
Konfiguracja usługi SMS w chmurze
Aby optymalnie wykorzystać usługę SMS, wymagana jest pewna konfiguracja. Ustawienia te obejmują między innymi:
- Pole telefonu dla agenta i klienta: Określa, z którego pola danych mają być pobierane numery telefonów komórkowych do wysyłania wiadomości.
- Identyfikator nadawcy: Definiuje nadawcę SMS. Nie powinien on przekraczać 11 znaków.
- Dozwoleni członkowie roli: Określa, którzy agenci mogą otrzymywać powiadomienia SMS.
- Skracanie adresów URL: Decyduje, czy adresy URL w wiadomościach mają być automatycznie skracane.
- Czarna lista telefonów: Lista numerów, na które nie wolno wysyłać SMS-ów.
Integracja usług w chmurze, takich jak usługa SMS w chmurze, z OTOBO stanowi cenne rozszerzenie systemu zarządzania zgłoszeniami i umożliwia lepszą i bardziej efektywną komunikację z klientami i pracownikami. Konfigurując te usługi zgodnie z indywidualnymi wymaganiami, możesz zmaksymalizować korzyści z systemu OTOBO.
Wnioski
Możliwość jednoczesnego przypisywania i edytowania wielu szablonów SMS i kolejek w OTOBO stanowi istotną optymalizację systemu zarządzania zgłoszeniami. Poprawia to nie tylko efektywność administratorów, zmniejszając potrzebę powtarzalnych zadań, ale także zapewnia spójny i dynamiczny przepływ informacji. Chociaż brakuje bezpośredniego połączenia z powrotem do ekranu relacji, zalety tej funkcji zdecydowanie przeważają. Użytkownicy powinni zapoznać się z przepływem nawigacji, aby w pełni wykorzystać tę potężną funkcję.