OTOBO / Znuny - Komunikacja z szablonami SMS
Komunikacja z klientami za pomocą szablonów SMS
W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie szybka i skuteczna komunikacja jest niezwykle ważna, szczególnie dla firm, które chcą zapewnić doskonałą obsługę klienta. OTOBO, wiodący system ticketowy open-source, rozpoznaje tę potrzebę i oferuje innowacyjne rozwiązanie: wykorzystanie szablonów SMS do optymalizacji komunikacji.
TIP
Funkcja ta zostanie zintegrowana w nadchodzących wersjach OTOBO.
Dlaczego komunikacja SMS jest ważna dla Twojej firmy
Niezwykłe zdarzenie, takie jak awaria serwera pocztowego, wymaga alternatywnych kanałów komunikacji. W tym miejscu pojawiają się wiadomości SMS. Zapewniają one niezawodne powiadomienie Twojego zespołu i gwarantują, że klienci bez dostępu do Internetu mogą być osiągalni. Z chmury opartym serwisem SMS OTOBO możesz łatwo pokonywać takie wyzwania.
Szablony SMS
Przed skorzystaniem z usługi SMS wymagana jest aktywacja. Odbywa się to w module ../otobo-services/cloud-services.
WARNING
Funkcja ta będzie dostępna dopiero od wersji OTOBO 11
Tworzenie szablonu SMS
- Przejdź do Dodaj szablon SMS i wypełnij niezbędne dane.
- Zapisz swój szablon, klikając Zapisz.
Edycja i usuwanie szablonów SMS
Edytuj istniejące szablony, wybierając i dostosowując ich zawartość. Potwierdź swoje zmiany, klikając Zapisz lub Zapisz i zakończ. Aby usunąć szablon, wybierz ikonę kosza i potwierdź działanie.
Ważne ustawienia dla szablonów SMS
Podczas dodawania lub edytowania szablonu SMS dostępne są ważne ustawienia. Obejmują one:
- Typ (np. odpowiedź, utworzenie, SMSOutbound), który określa cel użycia.
- Nazwa, która jest wyświetlana w tabeli przeglądu.
- Szablon, który zawiera treść wiadomości wysyłanej do użytkowników.
WARNING
Proszę zwrócić uwagę, że maksymalna długość wiadomości SMS wynosi 918 znaków. Wiadomości dłuższe niż 160 znaków są dzielone na sekcje, co może utrudnić czytelność. Zalecane jest więc utrzymanie wiadomości krótkich.
Dzięki wdrożeniu szablonów SMS w OTOBO poprawiasz nie tylko wydajność w zarządzaniu ticketami, ale także zapewniając, że Twoi klienci i pracownicy są zawsze i wszędzie dostępni. Wykorzystaj tę potężną funkcję, aby podnieść swój serwis na nowy poziom.
Komunikacja SMS za pośrednictwem kolejek
OTOBO wyróżnia się innowacyjną implementacją komunikacji SMS w systemie zarządzania ticketami. Dzięki specjalnym opcjom przetwarzania i zmiennym ustawieniom, które mogą być wbudowane w wiadomości SMS, OTOBO zwiększa wydajność i personalizację komunikacji.
WARNING
Funkcja ta będzie dostępna dopiero od wersji OTOBO 11
Wiadomości błyskawiczne i ważność wiadomości
Wiadomości błyskawiczne oferują specjalną możliwość natychmiastowego zwrócenia uwagi, wyświetlając je bezpośrednio bez potrzeby działania użytkownika. Jednocześnie ustawienie ważności wiadomości pozwala na precyzyjną kontrolę dostępności w systemie i, w razie potrzeby, tymczasowe dezaktywowanie określonych szablonów SMS.
Komentarze i personalizacja
Każdy szablon SMS może być opatrzony komentarzem, co ułatwia obsługę i wybór dla zespołu. Rozszerza to możliwość wykorzystania zmiennych szablonów SMS. Te tagi specyficzne dla OTOBO umożliwiają automatyczne personalizowanie wiadomości za pomocą indywidualnych informacji, takich jak numery ticketów lub nazwy kolejek, zwiększając w ten sposób istotność i klarowność komunikacji z klientem lub członkami zespołu.
Specjalna funkcja: Szablony SMS ↔ Kolejki
Jedną z wybitnych funkcji w OTOBO jest możliwość bezpośredniego powiązania szablonów SMS z określonymi kolejkami. Uproszcza to zarządzanie strategiami komunikacji i ich wdrożeniem. Zespoły mogą szybko reagować na zmiany i zapewnić, że odpowiednie informacje zawsze docierają do odpowiednich osób.
Łatwe przypisywanie szablonów SMS i kolejek
OTOBO umożliwia intuicyjne przypisywanie szablonów SMS do różnych kolejek zaledwie kilkoma kliknięciami. Dzięki wizualizacji tych przypisań w obszarze administracyjnym uzyskuje się klarowny przegląd wszystkich aktywnych kanałów komunikacji.
Prosta procedura przypisywania
Zastosowanie procedury przypisywania jest niezwykle proste: wybierz szablon lub kolejkę, przypisz im pożądane elementy i potwierdź swój wybór. W ten sposób można ustalić skuteczne i dostosowane mechanizmy komunikacji w systemie.
Dokładne kanały komunikacji dzięki filtrowalnym przeglądom
Dla szybkiego dostępu do określonych szablonów SMS lub kolejek OTOBO oferuje skuteczne opcje filtrowania. Użytkownicy mogą przez proste wprowadzenie nazwy natychmiast znaleźć i zarządzać poszukiwanymi elementami, co oszczędza czas i znacznie zwiększa wydajność pracy.
Podsumowanie
Dzięki zaawansowanej implementacji szablonów SMS i ich przypisywania do kolejek w OTOBO Twoja firma ma do dyspozycji potężne narzędzie do poprawy komunikacji z klientami, optymalizacji procesów i zwiększenia satysfakcji klientów i członków zespołu. Wykorzystaj zaawansowane funkcje OTOBO, aby podnieść jakość i wydajność w zarządzaniu ticketami.
Przypisywanie szablonów SMS do kolejek
Zarządzanie szablonami SMS oraz ich celowe przypisywanie do kolejek w OTOBO zostało opracowane, aby poprawić przepływ komunikacji między Twoimi agentami a klientami i jednocześnie zminimalizować nakład pracy administracyjnej. Jedną z najbardziej zaawansowanych funkcji jest możliwość jednoczesnego przypisywania wielu szablonów SMS lub kolejek, co znacznie zwiększa elastyczność i wydajność w korzystaniu z tych zasobów.
Jednoczesne przypisywania dla zwiększonej efektywności
Funkcja ta pozwala na bezproblemowe przypisanie wielu szablonów SMS do różnych kolejek – lub odwrotnie. Wyobraź sobie, że Twój zespół musi podzielić się pilnymi wiadomościami na wiele departamentów. Zamiast wykonywać każde przypisanie oddzielnie, OTOBO umożliwia grupową selekcję i przypisanie, co oszczędza czas i poprawia spójność komunikacji.
Bezpośrednie opcje edycji dla zwinnej administracji
Kolejną cechą funkcji przypisywania jest bezpośrednia możliwość edycji: poprzez kliknięcie na konkretny szablon SMS lub kolejkę można natychmiast przejść do odpowiedniego widoku edycji. Uproszcza to szybką adaptację szablonów SMS lub parametrów kolejek, umożliwiając zwinne reagowanie na nowe wymagania lub zmiany.
WARNING
Ważne jest, aby zauważyć, że chociaż nawigacja i edycja między szablonami SMS a kolejkami są ułatwione, nie ma bezpośredniego linku powrotnego do ekranu przypisania. Użytkownicy powinni być przygotowani do znalezienia drogi z powrotem do ekranu relacji przez menu główne, co może nieco wpłynąć na przepływ pracy.
Zarządzanie usługami w chmurze
Integracja usług w chmurze w OTOBO umożliwia efektywne włączenie nowoczesnych środków komunikacji do procesów zarządzania serwisem. Elastyczność i skalowalność usług w chmurze są kluczowymi czynnikami dla firm, które chcą zabezpieczyć swoją infrastrukturę IT na przyszłość.
Aktywacja usługi SMS w chmurze
Aby skorzystać z powiadomień SMS opartych na chmurze w OTOBO, wymagana jest wstępna aktywacja usługi. Funkcja ta jest dostarczona w celu rozszerzenia możliwości komunikacji z klientami i agentami.
Aktywacja odbywa się w następujących krokach:
- Wybierz przycisk Aktywuj usługę SMS w chmurze w pasku bocznym.
- Wypełnij wymagane pola w menu konfiguracyjnym.
- Potwierdź swoje wprowadzenia, klikając Zapisz.
Konfiguracja usługi SMS w chmurze
Dla optymalnego wykorzystania usługi SMS wymagane są pewne konfiguracje. Obejmują one między innymi:
- Pole telefonu dla agenta i klienta: Określa, z którego pola danych pobiera się numer telefonu do wysyłania wiadomości.
- Identyfikator nadawcy: Definiuje nadawcę SMS. Nie powinien przekraczać 11 znaków.
- Dozwolone role: Określa, którzy agenci mogą otrzymywać powiadomienia SMS.
- Skracanie adresów URL: Decyduje, czy adresy URL w wiadomościach powinny być automatycznie skracane.
- Czarna lista numerów: Lista numerów, na które nie powinny być wysyłane SMS-y.
Integracja usług w chmurze, takich jak usługa SMS w chmurze, w OTOBO stanowi cenną rozbudowę Twojego systemu ticketowego i umożliwia poprawę oraz efektywniejszą komunikację z klientami i pracownikami. Dzięki konfiguracji tych usług zgodnie z Twoimi indywidualnymi wymaganiami możesz dalej maksymalizować korzyści z systemu OTOBO.
Podsumowanie
Możliwość jednoczesnego przypisywania wielu szablonów SMS i kolejek w OTOBO oraz ich edycji stanowi znaczącą optymalizację systemu zarządzania ticketami. Poprawia nie tylko wydajność administratorów, redukując potrzebę powtarzalnych zadań, ale także gwarantuje spójny i dynamiczny przepływ informacji. Chociaż brakuje bezpośredniego linku powrotnego do ekranu relacji, korzyści tej funkcji przewyższają to. Użytkownicy powinni zaznajomić się z przepływem nawigacji, aby w pełni wykorzystać tę potężną funkcję.