Notifiche Ticket OTOBO / Znuny

Ottimizzate la vostra comunicazione interna ed esterna con le notifiche ticket di OTOBO, leader di settore nella gestione della comunicazione e-mail. Configurando notifiche automatiche in momenti critici del ciclo di vita di un ticket, potete non solo ottimizzare i tempi di lavoro dei vostri agenti e ridurre gli errori, ma anche migliorare le relazioni con i clienti mantenendoli sempre aggiornati e comunicando in modo trasparente.

Gestione delle notifiche ticket

Per ottenere il massimo da OTOBO, una corretta configurazione delle notifiche ticket è essenziale. In pochi semplici passaggi potete aggiungere nuove notifiche, modificare quelle esistenti o rimuovere quelle non più necessarie, migliorando così il flusso comunicativo. Ecco i passi per una gestione efficace:

Aggiungere una nuova notifica ticket

1. Selezionate Aggiungi notifica nel menu a sinistra.
2. Compilate tutti i campi richiesti seguendo le indicazioni nelle Impostazioni notifiche ticket.
3. Cliccando su Salva, la notifica verrà attivata.

Modificare una notifica ticket esistente

1. Cercate nella lista la notifica da modificare e selezionatela.
2. Modificate le impostazioni secondo necessità, seguendo le indicazioni nelle Impostazioni notifiche ticket.
3. Salvate le modifiche con Salva o Salva ed esci.

Eliminare una notifica ticket

1. Cliccate sull'icona del cestino accanto alla notifica corrispondente.
2. Confermate l'eliminazione cliccando su Conferma.

Esportare e importare notifiche ticket

Esportate in sicurezza tutte le impostazioni delle notifiche ticket in un file Export_Notification.yml, oppure importate configurazioni predefinite per adattare rapidamente la vostra installazione OTOBO. Questa funzionalità è particolarmente utile durante il passaggio tra sistemi o per il backup delle configurazioni.

Opzioni di configurazione per le notifiche ticket

Con OTOBO potete personalizzare in profondità le impostazioni delle notifiche per comunicare esattamente le informazioni di cui voi e i vostri clienti avete bisogno. Ogni notifica può essere configurata individualmente per rispondere al meglio alle esigenze dei vostri agenti e dei clienti.

Impostazioni di base

Nome *: Inserite un nome significativo per la notifica. Questo nome aiuta a identificarla facilmente nell'elenco.

Commento: Utilizzate questo campo per aggiungere informazioni o descrizioni aggiuntive sulla notifica, semplificandone la gestione.

Mostra nelle impostazioni agenti: Scegliete se questa notifica deve essere visibile nelle impostazioni degli agenti, consentendo una personalizzazione mirata in base alle modalità di lavoro dei vostri agenti.

Con queste opzioni di personalizzazione offerte da OTOBO, garantite che le vostre notifiche ticket siano non solo efficaci, ma anche efficienti. Sfruttate queste funzionalità per aumentare la produttività, migliorare le relazioni con i clienti e ottimizzare i processi comunicativi.

Continuazione delle opzioni di configurazione: Impostazioni agenti per le notifiche ticket

Nelle impostazioni agenti definite come gli agenti possono interagire con le notifiche ticket, creando un ambiente di lavoro efficiente.

• Sì: Questa opzione rende la notifica visibile nelle impostazioni degli agenti. Gli agenti possono decidere autonomamente se attivarla o meno.

• Sì, ma richiede almeno un metodo di notifica attivo: Questa impostazione mostra la notifica nelle impostazioni agenti, ma richiede obbligatoriamente che almeno un metodo di notifica sia attivo. Questa condizione è indicata da un asterisco accanto al nome.

Tooltip nelle impostazioni agenti: Un tooltip fornisce informazioni aggiuntive o supporto per la notifica nelle impostazioni degli agenti.

Validità *: Un aspetto cruciale per l'attivazione della notifica. Può essere utilizzata nel vostro sistema OTOBO solo se contrassegnata come valida. Una marcatura come non valida o temporaneamente non valida disattiva la notifica.

Eventi attivatori

Evento: Stabilite quali eventi devono attivare una notifica. Un filtro ticket aggiuntivo può aiutare a inviare notifiche solo per ticket che soddisfano criteri specifici.

Filtro ticket (restrizioni opzionali)

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Stato, Priorità, Coda, Blocco, ID cliente, ID utente cliente: Questi filtri vi permettono di definire con precisione in quali condizioni di ticket deve essere inviata una notifica.

Campi dinamici: Uno strumento potente per filtrare in base a campi specifici configurati nel sistema. Questo aumenta flessibilità e personalizzazione delle notifiche.

Filtro articolo

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Utilizzate i filtri articolo per configurare le notifiche in base a condizioni specifiche nella cronologia degli articoli, come ad esempio canale di comunicazione, allegati o visibilità dal punto di vista del cliente. Questo consente un controllo ancora più preciso su quando inviare le notifiche.

Destinatari delle notifiche

Invia a: Scegliete con precisione chi all'interno del vostro team deve ricevere le notifiche. Potete limitare le notifiche a ruoli, team o singoli agenti, assicurandovi che solo le persone interessate vengano informate.

Con queste opzioni di personalizzazione dettagliate, OTOBO garantisce che il vostro team sia informato in modo efficace, senza essere sommerso da notifiche inutili. Sfruttando intelligentemente queste funzionalità, potete ottimizzare la comunicazione all'interno del team e con i vostri clienti, portandola a un livello superiore. La configurazione efficiente e la gestione mirata delle notifiche ticket sono fondamentali per mantenere flussi di lavoro produttivi e relazioni eccellenti con i clienti in OTOBO. Ecco ulteriori opzioni che vi permettono di assicurare che i membri giusti del team ricevano le informazioni necessarie al momento giusto:

Definire i destinatari delle notifiche ticket

Avete a disposizione diverse opzioni per garantire una consegna precisa delle notifiche:

• Agente che ha creato il ticket
• Agente responsabile del ticket
• Agente proprietario del ticket
• Tutti gli agenti iscritti sia alla coda che al servizio del ticket
• Tutti gli agenti iscritti alla coda del ticket
• Tutti gli agenti iscritti al servizio del ticket
• Tutti gli agenti che osservano il ticket
• Tutti gli agenti con permessi di scrittura sul ticket
• Tutti i destinatari del primo articolo
• Tutti i destinatari dell'ultimo articolo
• Utente cliente del ticket

Invia a questi agenti: Selezionate specifici agenti che devono ricevere le notifiche.

Invia a tutti i membri di un gruppo (solo agenti): Scegliete gruppi i cui membri devono ricevere le notifiche.

Invia a tutti i membri di un ruolo: Definite ruoli i cui agenti associati devono essere informati.

Invia in caso di assenza: La notifica viene inviata anche agli agenti assenti, garantendo una comunicazione continua.

Una volta al giorno: Limita le notifiche su un ticket a una volta al giorno, evitando sovraccarichi.

Metodi di notifica dettagliati

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Attiva questo metodo di notifica: Scegliete se il metodo deve essere attivo. Le opzioni possono includere e-mail, vista web o SMS.

Indirizzi e-mail aggiuntivi dei destinatari: Aggiungete destinatari aggiuntivi. Usate virgola o punto e virgola per separare gli indirizzi.

Articolo visibile ai clienti: Determina se l'articolo inviato è visibile al cliente.

Modello e-mail: Scegliete il modello e-mail da utilizzare per le notifiche. Potete creare e aggiungere modelli personalizzati.

Attiva sicurezza e-mail: Attivate questa opzione per crittografare le e-mail di notifica, essenziale per informazioni sensibili.

Livello di sicurezza e-mail: Stabilite se le e-mail devono essere firmate, crittografate o entrambe. Sono disponibili opzioni per PGP e S/MIME, a seconda della configurazione del sistema.

Con queste opzioni flessibili e robuste, OTOBO vi offre tutti gli strumenti necessari per creare una comunicazione interna efficace e sicura. La possibilità di inviare messaggi in base a criteri specifici ed eventi, considerando anche la sicurezza delle e-mail, rende OTOBO la soluzione ideale per la gestione dei ticket e della comunicazione. Sfruttate queste funzionalità per massimizzare l'efficienza del vostro team e garantire la soddisfazione dei vostri clienti.

Comunicazione sicura tramite crittografia e-mail

Per una comunicazione sicura, la crittografia e firma S/MIME delle e-mail è indispensabile, soprattutto per dati sensibili scambiati tra la vostra azienda e i clienti o all'interno del team. OTOBO vi permette di proteggere adeguatamente le vostre e-mail di notifica:

• Firma e crittografa con S/MIME: Assicuratevi che le vostre e-mail di notifica siano firmate e crittografate con un certificato S/MIME, garantendo autenticità e riservatezza. Solo i destinatari previsti potranno decrittografare i messaggi e verificarne l'origine.

Se manca chiave/certificato di firma: Decidete come procedere se non è disponibile una chiave o un certificato di firma.

Se manca chiave/certificato di crittografia: Scegliete l'azione alternativa se la chiave o il certificato di crittografia necessari non sono presenti.

Testi di notifica localizzati e personalizzati

La possibilità di creare testi di notifica personalizzati e in diverse lingue rende la vostra comunicazione più efficace e personale. OTOBO vi supporta con:

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Oggetto * e Testo *: Personalizzate il contenuto della notifica per lingua, con righe di oggetto e testi chiari e diretti che comunicano esattamente ciò che il destinatario deve sapere.

Aggiungi nuova lingua di notifica: Ampliate la portata delle vostre notifiche aggiungendo lingue aggiuntive, rispondendo alle esigenze dei vostri clienti internazionali o dei membri del team.

Utilizzo dei tag OTOBO

La personalizzazione dei messaggi tramite tag OTOBO permette una comunicazione diretta e pertinente. Messaggi personalizzati creano un legame prezioso e aumentano il tasso di risposta.

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Ad esempio, inserendo <OTOBO_TICKET_TicketNumber> si ottiene direttamente il numero del ticket nel testo del messaggio. Questo promuove una comunicazione efficiente e migliora l'esperienza utente grazie al riferimento immediato a operazioni specifiche.

Ottimizzazione dei promemoria appuntamenti

Gestire gli appuntamenti e assicurarsi che né i clienti né i membri del team li perdano è una sfida che OTOBO risolve con eleganza. Con le notifiche appuntamento potete contare sul fatto che nessuno perderà eventi importanti o scadenze.

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Configurazione delle notifiche appuntamento

La configurazione dei promemoria appuntamento è semplice:

1. Cliccate sul pulsante Aggiungi notifica nel menu a sinistra.
2. Inserite informazioni significative nei campi richiesti, seguendo le indicazioni in Impostazioni notifiche appuntamento.
3. Cliccate su Salva per attivare la notifica.

Il sistema di notifiche appuntamento di OTOBO garantisce che tutte le parti interessate siano informate tempestivamente ed efficacemente, migliorando l'esperienza cliente e mantenendo il team organizzato ed efficiente. Sfruttate queste funzionalità per migliorare i processi operativi della vostra azienda e assicurarvi che eventi importanti ricevano l'attenzione che meritano.

Modifica delle notifiche appuntamento

Modificare le notifiche appuntamento in OTOBO vi permette di adattare con precisione i dettagli della notifica alle vostre esigenze attuali:

1. Nell'elenco delle notifiche appuntamento, selezionate quella da modificare.
2. Aggiornate le impostazioni necessarie in base ai requisiti descritti in Impostazioni notifiche appuntamento.
3. Salvate le modifiche con Salva o scegliete Salva ed esci per completare l'operazione.

Eliminazione delle notifiche appuntamento

Eliminare notifiche non più necessarie mantiene il sistema ordinato ed efficiente:

1. Usate l'icona del cestino accanto alla notifica da rimuovere.
2. Confermate la selezione cliccando su Conferma per rimuovere definitivamente la notifica.

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Esportazione e importazione delle notifiche appuntamento

Per backup o per trasferire impostazioni tra diverse installazioni OTOBO, OTOBO supporta l'esportazione e l'importazione delle impostazioni delle notifiche appuntamento:

• Per esportare tutte le notifiche, selezionate Esporta notifiche e salvate il file Export_Notification.yml in un luogo sicuro.
• Per importare, cliccate su Sfoglia..., selezionate un file .yml precedentemente salvato e seguite i passaggi per importare le definizioni delle notifiche nel vostro sistema.

Impostazioni dettagliate per le notifiche appuntamento

Impostazioni di base

La base delle vostre notifiche appuntamento è la definizione chiara delle caratteristiche principali:

• Nome *: Identificazione univoca della definizione della notifica.
• Commento: Spazio per ulteriori spiegazioni e informazioni sulla notifica.
• Mostra nelle impostazioni agenti: Stabilite se e come gli agenti possono vedere e gestire la notifica nelle loro impostazioni.

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Eventi appuntamento

Per una gestione efficace degli appuntamenti, eventi specifici possono fungere da attivatori di notifiche:

• AppointmentCreate: Attivata non appena viene creato un nuovo appuntamento.

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Grazie al sistema di notifiche ben calibrato di OTOBO, il vostro team rimane sempre informato e in grado di rispondere in modo efficiente alle esigenze quotidiane. Con la possibilità di creare, modificare e personalizzare le notifiche, OTOBO offre la flessibilità necessaria per garantire un alto livello di efficienza organizzativa e comunicativa. Sfruttate questi strumenti per assicurarvi che il vostro team non perda mai un appuntamento importante e rafforzate le relazioni con i clienti grazie a una comunicazione precisa e tempestiva.

Gestione efficiente delle notifiche appuntamento in OTOBO

Eventi appuntamento attivatori

La flessibilità delle notifiche appuntamento in OTOBO permette di gestire automaticamente diversi scenari definendo eventi come attivatori:

• AppointmentUpdate: Notifica inviata quando vengono apportate modifiche a un appuntamento, informando le persone coinvolte dell'aggiornamento.

• AppointmentDelete: Inviata non appena un appuntamento viene eliminato. Assicura che tutti i partecipanti siano informati dell'annullamento.

• AppointmentNotification: Un evento speciale per notifiche temporizzate, che garantisce ai partecipanti di ricevere promemoria in tempo per appuntamenti imminenti.

• CalendarCreate e CalendarUpdate: Notifiche relative alla creazione o modifica di un calendario, che promuovono la trasparenza all'interno del team riguardo a nuovi o modificati piani di eventi.

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Filtro appuntamento mirato

Per massimizzare la rilevanza delle notifiche, OTOBO permette di definire filtri appuntamento precisi, assicurando che solo gli appuntamenti realmente rilevanti attivino una notifica:

• Calendario
• Titolo
• Luogo
• Risorsa

Questi filtri aiutano a focalizzare le notifiche su condizioni specifiche ed evitano sovraccarichi di messaggi irrilevanti.

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Selezione dei destinatari

Controllare con precisione chi deve ricevere una notifica massimizza l'efficacia:

• Selezione diretta di agenti con ruoli specifici o membri di gruppi e team particolari.
• Le opzioni "Invia in caso di assenza" e "Una volta al giorno" aiutano a gestire in modo intelligente la diffusione delle informazioni, evitando messaggi ridondanti.

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Opzioni di notifica

La flessibilità nel metodo di comunicazione, inclusi e-mail, SMS o vista web, e la possibilità di personalizzare modelli e-mail, supportano una comunicazione chiara e coerente in base alle esigenze e preferenze dei destinatari:

• I modelli e-mail supportano una comunicazione standardizzata ma personalizzata.
• L'opzione di aggiungere destinatari e-mail aggiuntivi amplia il raggio comunicativo oltre il team immediato.

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Riepilogo

Con il sistema completo di notifiche appuntamento di OTOBO, le organizzazioni possono orchestrare senza intoppi la comunicazione riguardo a appuntamenti ed eventi. L'uso intelligente di attivatori basati su eventi, filtri precisi, opzioni di destinatari selettive e metodi di notifica personalizzabili contribuisce ad aumentare l'efficienza operativa e la soddisfazione del cliente, assicurando che tutti i partecipanti siano sempre informati su appuntamenti critici e possano agire di conseguenza.

Aumento della sicurezza e personalizzazione nelle notifiche appuntamento di OTOBO

Impostazioni di sicurezza per le notifiche e-mail

La sicurezza della comunicazione è fondamentale negli ambienti IT moderni. OTOBO permette di crittografare e firmare le e-mail di notifica con standard di sicurezza moderni, garantendo integrità e riservatezza dei dati:

• Attiva sicurezza e-mail: Con questa opzione decidete se e come le e-mail di notifica devono essere crittografate, assicurando uno scambio informativo sicuro.

• Livello di sicurezza e-mail: Potete scegliere tra diversi livelli di sicurezza, inclusi PGP e S/MIME. A seconda che vogliate solo firmare, solo crittografare o entrambe le opzioni, potete selezionare quella più adatta, a condizione che le chiavi o i certificati corrispondenti siano configurati nel sistema.

Personalizzazione dei testi di notifica

Testi di notifica personalizzati e localizzati garantiscono una comunicazione efficace con destinatari di culture e competenze linguistiche diverse:

• Oggetto * e Testo *: Potete personalizzare il testo della notifica per ogni lingua. Utilizzando oggetto e testo localizzati, assicurate che i destinatari non solo comprendano il messaggio, ma si sentano direttamente coinvolti.

• Aggiungi nuova lingua di notifica: Questa funzione flessibile permette di espandere l'elenco delle lingue definite in precedenza, raggiungendo un pubblico più ampio. La lingua scelta si basa principalmente sulle impostazioni dei clienti o degli agenti, in secondo luogo sull'impostazione predefinita del sistema.

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Variabili nelle notifiche OTOBO

Le variabili sono strumenti potenti che permettono una comunicazione dinamica e personale nelle notifiche automatizzate. In OTOBO queste variabili sono chiamate tag e vengono automaticamente popolate con informazioni rilevanti prima dell'invio del messaggio:

• Variabili: Inserendo tag OTOBO nei testi delle notifiche, potete assicurarvi che ogni messaggio contenga dettagli specifici come orari, luoghi o informazioni sui partecipanti. Questo aumenta non solo la rilevanza e il contenuto informativo dei messaggi, ma migliora anche l'engagement dei destinatari.

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Riepilogo

Grazie alla personalizzazione mirata delle impostazioni di notifica e all'implementazione di misure di sicurezza complete, OTOBO offre uno strumento potente per affrontare efficacemente le sfide della gestione degli appuntamenti in un mondo del lavoro connesso e globalizzato. La combinazione di flessibilità, sicurezza e personalizzazione rende OTOBO la soluzione ideale per organizzazioni che valorizzano comunicazione efficiente e protezione dei dati.

Variabili dinamiche nelle notifiche per una comunicazione efficace

L'adattamento dinamico del contenuto delle notifiche tramite variabili permette di comunicare informazioni in modo pertinente e contestuale. Un esempio chiaro è l'uso della variabile <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>, che estrae solo i primi 20 caratteri del titolo di un appuntamento:

Titolo: <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>

Questo segnaposto potrebbe espandersi in un contesto reale in "Titolo: Daily meeting in the…", fornendo ai destinatari un'idea chiara del contenuto della notifica ancor prima di leggerla completamente.

Notifiche amministrative

In un'infrastruttura IT organizzativa come quella fornita da OTOBO, la capacità dell'amministratore di inviare rapidamente messaggi mirati a gruppi specifici di utenti è di valore inestimabile. OTOBO semplifica notevolmente questo processo, consentendo agli amministratori di comunicare annunci o informazioni importanti con precisione:

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Configurazioni chiave per i messaggi amministrativi

Per assicurare che il vostro messaggio raggiunga i destinatari giusti, OTOBO offre diverse opzioni di configurazione che permettono una selezione precisa del pubblico:

• Da *: Definite l'indirizzo mittente del messaggio per garantire l'autenticità della comunicazione.

• Invia messaggio a utenti: Selezionate singoli agenti a cui deve essere inviato il messaggio.

• Invia messaggio a membri di gruppo: Indirizzate il messaggio ai membri di gruppi OTOBO specifici. Potete anche definire se i destinatari devono avere determinati permessi di accesso per ricevere il messaggio.

• Invia messaggio a membri di ruolo: Rivolgetevi agli agenti in base al loro ruolo all'interno di OTOBO.

• Invia anche a clienti nei gruppi: Estendete la portata della vostra comunicazione inoltrando il messaggio anche ai clienti nei gruppi corrispondenti.

Sfruttando efficacemente queste impostazioni, potete assicurarvi che i vostri messaggi arrivino con precisione e mirati. Questo favorisce una comunicazione chiara ed efficace tra il personale amministrativo, gli agenti e i clienti.

Conclusione

La possibilità di inviare messaggi specifici in OTOBO supporta gli amministratori nel condividere informazioni essenziali in modo rapido ed efficiente con i membri del team o i gruppi di clienti interessati. La combinazione di semplicità d'uso e opzioni di configurazione flessibili rende OTOBO uno strumento potente per la comunicazione amministrativa in ogni organizzazione.