OTOBO / Znuny Ticketmeldingen

Optimaliseer uw interne en externe communicatie met de ticketmeldingen van OTOBO, uw marktleider in het beheer van e-mailcommunicatie. Door het instellen van automatische meldingen op cruciale momenten in de ticketlevenscyclus kunt u niet alleen de werktijd van uw medewerkers optimaliseren en fouten verminderen, maar ook uw klantrelaties verbeteren door altijd actueel te informeren en transparant te communiceren.

Beheer van ticketmeldingen

Om volledig voordeel te trekken uit OTOBO, is de juiste instelling van ticketmeldingen essentieel. In enkele stappen kunt u nieuwe meldingen toevoegen, bestaande aanpassen of onnodige verwijderen, wat leidt tot een verbeterde communicatiestroom. Hier zijn de stappen voor een effectief beheer:

Een nieuwe ticketmelding toevoegen

1. Kies Melding toevoegen in het linker menu.
2. Vul alle vereiste velden in overeenkomstig de richtlijnen in de Instellingen voor ticketmeldingen.
3. Klik op Opslaan om de melding te activeren.

Bestaande ticketmelding bewerken

1. Zoek in de lijst naar de melding die u wilt bewerken en selecteer deze.
2. Pas de instellingen aan zoals nodig, op basis van de richtlijnen in Instellingen voor ticketmeldingen.
3. Sla uw wijzigingen op met Opslaan of Opslaan en afsluiten.

Ticketmelding verwijderen

1. Klik op het prullenbakpictogram naast de betreffende melding.
2. Bevestig het verwijderen door op Bevestigen te klikken.

Ticketmeldingen exporteren en importeren

Exporteer al uw ticketmeldingsinstellingen veilig naar een Export_Notification.yml-bestand of importeer vooraf gedefinieerde configuraties om uw OTOBO-installatie snel aan te passen. Dit is bijzonder handig bij overgangen tussen systemen of bij het back-uppen van configuraties.

Instellingsmogelijkheden voor ticketmeldingen

Met OTOBO kunt u diepgaande aanpassingen maken aan de meldingsinstellingen om precies de informatie te communiceren die u en uw klanten nodig hebben. Elke melding kan individueel worden geconfigureerd om optimaal in te spelen op de behoeften van uw medewerkers en klanten.

Basisinstellingen

Naam *: Geef een beschrijvende naam op voor de melding. Deze naam helpt bij de identificatie in het overzicht.

Opmerking: Gebruik dit veld voor extra informatie of beschrijvingen van uw melding om het beheer te vereenvoudigen.

Weergeven in medewerkerinstellingen: Kies of deze melding zichtbaar moet zijn in de instellingen van de medewerkers, zodat u deze kunt afstemmen op de werkwijze van uw medewerkers.

Met deze aanpassingsmogelijkheden van OTOBO zorgt u ervoor dat uw ticketmeldingen niet alleen effectief, maar ook efficiënt zijn ingericht. Gebruik deze functies om de productiviteit te verhogen, klantrelaties te verbeteren en uw communicatieprocessen te optimaliseren.

Voortzetting van instellingsmogelijkheden: Medewerkerinstellingen voor ticketmeldingen

In de medewerkerinstelling bepaalt u hoe medewerkers met uw ticketmeldingen kunnen interageren om een efficiënte werkomgeving te creëren.

• Ja: Deze optie maakt het mogelijk dat de melding zichtbaar is in de instellingen voor medewerkers. Medewerkers kunnen zelf beslissen of ze deze melding willen activeren of niet.

• Ja, maar er is minstens één actieve meldingsmethode vereist.: Deze instelling toont de melding ook in de medewerkerinstellingen, maar vereist wel dat minstens één meldingsmethode actief is. Deze verplichting wordt aangegeven met een sterretje naast de naam.

Tooltip in medewerkerinstellingen: Een tooltip biedt extra informatie of hulp bij de betreffende melding in de instellingen van medewerkers.

Geldigheid *: Een cruciaal punt voor de activering van de melding. Deze kan in uw OTOBO-systeem alleen worden gebruikt als deze als geldig is gemarkeerd. Een markering als ongeldig of tijdelijk ongeldig betekent dat de melding gedeactiveerd wordt.

Uitlokkende gebeurtenissen

Gebeurtenis: Bepaal door welke gebeurtenissen een melding moet worden uitgelokt. Een extra ticketfilter kan helpen om meldingen alleen te verzenden voor tickets met specifieke criteria.

Ticketfilter (Optionele beperkingen)

[1]

Status, Prioriteit, Wachtrij, Blokkering, Klant-ID, Klantgebruikers-ID: Deze filters geven u de mogelijkheid nauwkeuriger te bepalen bij welke ticketstatussen een melding wordt uitgelokt.

Dynamische velden: Een krachtig hulpmiddel om te filteren op basis van specifieke velden die in het systeem zijn opgeslagen. Dit verbetert de flexibiliteit en personalisatie van de meldingen.

Artikel-filter

[1]

Gebruik de artikel-filters om meldingen op basis van specifieke voorwaarden in het artikelverloop te configureren, zoals communicatiekanaal, bijlagen of zichtbaarheid vanuit klantperspectief. Dit maakt een nog preciezere aansturing mogelijk van wanneer meldingen worden verzonden.

Ontvangers van de meldingen

Verzenden naar: Kies gericht uit wie binnen uw team de meldingen moet ontvangen. U hebt de mogelijkheid meldingen te beperken tot de rol, het team of individuele medewerkers, om ervoor te zorgen dat alleen relevante personen worden geïnformeerd.

Met deze gedetailleerde aanpassingsmogelijkheden zorgt OTOBO ervoor dat uw team effectief wordt geïnformeerd, zonder overspoeld te worden door onnodige meldingen. Door het intelligente gebruik van deze functies kunt u de communicatie binnen uw team en met uw klanten optimaliseren en naar een nieuw niveau tillen. Het efficiënte instellen en gerichte beheren van ticketmeldingen is essentieel voor het behouden van productieve werkprocessen en uitstekende klantrelaties in OTOBO. Hieronder staan uitgebreide opties waarmee u kunt garanderen dat de juiste teamleden op het juiste moment de benodigde informatie ontvangen:

Ontvangers voor ticketmeldingen vaststellen

U hebt een groot aantal opties om ervoor te zorgen dat meldingen nauwkeurig worden afgeleverd:

• Medewerker die het ticket heeft aangemaakt
• Medewerker die verantwoordelijk is voor het ticket
• Medewerker die eigenaar is van het ticket
• Alle medewerkers die zowel aan de wachtrij als aan de service van het ticket zijn gekoppeld
• Alle medewerkers die aan de wachtrij van het ticket zijn gekoppeld
• Alle medewerkers die aan de service van het ticket zijn gekoppeld
• Alle medewerkers die het ticket in de gaten houden
• Alle medewerkers met schrijfrechten voor het ticket
• Alle ontvangers van het eerste artikel
• Alle ontvangers van het laatste artikel
• Klantgebruiker van het ticket

Verzenden naar deze medewerkers: Selecteer specifieke medewerkers die meldingen moeten ontvangen.

Verzenden naar alle leden van een groep (alleen medewerkers): Kies groepen waarvan de leden de meldingen moeten ontvangen.

Verzenden naar alle leden van een rol: Bepaal rollen waarvan de bijbehorende medewerkers moeten worden geïnformeerd.

Verzenden tijdens afwezigheid: De melding wordt ook naar afwezige medewerkers verzonden, om een naadloze communicatie te waarborgen.

Eenmaal per dag: Beperkt de meldingen over een ticket tot één keer per dag, om overbelasting te voorkomen.

Gedetailleerde meldingsmethoden

[1]

Deze meldingsmethode activeren: Kies of de methode actief moet zijn. Mogelijkheden kunnen e-mail, webweergave of SMS zijn.

Extra e-mailadressen van ontvangers: Voeg extra ontvangers toe. Gebruik komma of puntkomma om adressen te scheiden.

Artikel zichtbaar voor klanten: Bepaalt of het verzonden artikel voor de klant zichtbaar is.

E-mail-sjabloon: Kies het e-mailsjabloon dat gebruikt moet worden voor meldingen. U kunt eigen sjablonen maken en toevoegen.

E-mailbeveiliging inschakelen: Schakel deze optie in om meldings-e-mails te versleutelen, wat essentieel kan zijn voor gevoelige informatie.

Beveiligingsniveau e-mail: Bepaal of e-mails ondertekend, versleuteld of beide moeten zijn. Beschikbaar zijn opties voor PGP en S/MIME, afhankelijk van de systeemconfiguratie.

Met deze flexibele en robuuste opties biedt OTOBO u alle tools die u nodig hebt om een nauwkeurige en veilige interne communicatie te creëren. De mogelijkheid om berichten te verzenden op basis van specifieke criteria en gebeurtenissen, terwijl rekening wordt gehouden met e-mailbeveiliging, maakt OTOBO tot de optimale oplossing voor uw ticket- en communicatiebeheer. Gebruik deze functies om de efficiëntie van uw team te maximaliseren en de tevredenheid van uw klanten te waarborgen.

Veilige communicatie via e-mailversleuteling

Voor een veilige communicatie zijn S/MIME versleuteling en ondertekening van e-mails onmisbaar, vooral bij gevoelige gegevens die worden uitgewisseld tussen uw bedrijf en klanten of binnen het team. OTOBO stelt u in staat om uw meldings-e-mails dienovereenkomstig te beveiligen:

• S/MIME ondertekenen en versleutelen: Zorg ervoor dat uw meldings-e-mails met een S/MIME-certificaat worden ondertekend en versleuteld, om authenticiteit en vertrouwelijkheid te waarborgen. Alleen de beoogde ontvangers kunnen de berichten ontcijferen en de oorsprong controleren.

Als ondertekeningssleutel/certificaat ontbreekt: Bepaal hoe moet worden omgegaan als er geen ondertekeningssleutel of certificaat beschikbaar is.

Als versleutelingssleutel/certificaat ontbreekt: Kies de alternatieve actie als de benodigde versleutelingssleutel of het certificaat ontbreekt.

Gepersonaliseerde en gelokaliseerde meldingsteksten

De mogelijkheid om meldingsteksten persoonlijk en in verschillende talen in te stellen, maakt uw communicatie effectiever en persoonlijker. OTOBO ondersteunt u hierbij met:

[1]

Onderwerp * en Tekst *: Stel de meldingsinhoud taalspecifiek samen met onderwerpregels en berichtteksten die duidelijk en direct overbrengen wat de ontvanger moet weten.

Nieuwe meldingstaal toevoegen: Breid de reikwijdte van uw meldingen uit door extra talen toe te voegen die voldoen aan de eisen van uw internationale klanten of teamleden.

Gebruik van OTOBO-tags

Het aanpassen van berichten via OTOBO-tags maakt directe en relevante communicatie mogelijk. Gepersonaliseerde berichten creëren een waardevolle band en verhogen de reactiegraad.

[1]

Bijvoorbeeld: het invoegen van <OTOBO_TICKET_TicketNumber> voert direct naar het ticketnummer in de berichttekst. Dit bevordert efficiënte communicatie en verbetert de gebruikerservaring door onmiddellijke verwijzing naar specifieke zaken.

Optimalisatie van afspraakherinneringen

Het beheren van afspraken en het waarborgen dat noch klanten noch teamleden belangrijke afspraken missen, is een uitdaging die OTOBO elegant oplost. Met afspraakmeldingen kunt u erop vertrouwen dat niemand belangrijke gebeurtenissen en deadlines mist.

[1]

Configuratie van afspraakmeldingen

Het instellen van afspraakherinneringen is eenvoudig:

1. Klik op de knop Melding toevoegen in het linker menu.
2. Vul zinvolle informatie in de vereiste velden in, op basis van de richtlijnen in Instellingen voor afspraakmeldingen.
3. Klik op Opslaan om de melding te activeren.

Het afspraakmeldingssysteem van OTOBO zorgt ervoor dat alle betrokken partijen tijdig en effectief worden geïnformeerd, waardoor de klantbeleving verbetert en het team efficiënt georganiseerd blijft. Gebruik deze functies om de operationele processen in uw bedrijf te verbeteren en ervoor te zorgen dat belangrijke gebeurtenissen de aandacht krijgen die ze verdienen.

Afspraakmeldingen bewerken

Het bewerken van afspraakmeldingen in OTOBO stelt u in staat de meldingsdetails op elk moment nauwkeurig aan te passen aan uw huidige behoeften:

1. Selecteer in de lijst met afspraakmeldingen de gewenste melding om te bewerken.
2. Pas de benodigde instellingen aan volgens de eisen zoals beschreven in de Instellingen voor afspraakmeldingen.
3. Sla uw wijzigingen op met Opslaan of kies Opslaan en afsluiten om de actie te voltooien.

Afspraakmeldingen verwijderen

Het verwijderen van niet meer nodige meldingen houdt uw systeem overzichtelijk en efficiënt:

1. Gebruik het prullenbakpictogram naast de melding die u wilt verwijderen.
2. Bevestig uw keuze door op Bevestigen te klikken om de melding permanent te verwijderen.

[1]

Exporteren en importeren van afspraakmeldingen

Voor back-ups of het overbrengen van instellingen tussen verschillende OTOBO-installaties ondersteunt OTOBO het exporteren en importeren van afspraakmeldingsinstellingen:

• Om alle meldingen te exporteren, kies Meldingen exporteren en sla het Export_Notification.yml-bestand op een veilige locatie op.
• Om te importeren, navigeert u naar Bladeren..., selecteert u een eerder opgeslagen .yml-bestand en volgt u de stappen om de meldingsdefinities in uw systeem over te nemen.

Gedetailleerde instellingen voor afspraakmeldingen

Basisinstellingen

De basis van uw afspraakmeldingen vormt de solide definitie van de belangrijkste kenmerken:

• Naam *: Unieke identificatie van uw meldingsdefinitie.
• Opmerking: Biedt ruimte voor extra toelichtingen en informatie over de melding.
• Weergeven in medewerkerinstellingen: Bepaal of en hoe medewerkers de melding in hun instellingen kunnen zien en beheren.

[1]

Afsprakevenementen

Voor een effectief afspraakbeheer kunnen specifieke gebeurtenissen als trigger voor meldingen dienen:

• AppointmentCreate: Wordt geactiveerd zodra een nieuwe afspraak wordt aangemaakt.

[1]

Dankzij het fijn afgestemde meldingssysteem van OTOBO blijft uw team altijd op de hoogte en kan efficiënt reageren op de eisen van de werkdag. Met de mogelijkheid om meldingen aan te maken, te bewerken en te personaliseren, biedt OTOBO de nodige flexibiliteit om een hoog niveau van organisatie- en communicatie-efficiëntie te waarborgen. Gebruik deze tools om ervoor te zorgen dat uw team nooit meer een belangrijke afspraak mist en klantrelaties versterkt worden via nauwkeurige en tijdige communicatie.

Efficiënt beheer van afspraakmeldingen in OTOBO

Gebeurtenisgestuurde afsprakevenementen

De flexibiliteit van afspraakmeldingen in OTOBO stelt u in staat diverse scenario's geautomatiseerd af te handelen, door gebeurtenissen als trigger voor meldingen te definiëren:

• AppointmentUpdate: Meldt wanneer er wijzigingen aan een afspraak zijn aangebracht, zodat de betrokken personen op de hoogte zijn van de update.

• AppointmentDelete: Wordt verzonden zodra een afspraak wordt verwijderd. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de annulering.

• AppointmentNotification: Een speciaal gebeurtenis voor tijdgestuurde meldingen, die ervoor zorgt dat deelnemers tijdig herinneringen ontvangen over komende afspraken.

• CalendarCreate & CalendarUpdate: Meldingen met betrekking tot het aanmaken of wijzigen van een agenda bevorderen de transparantie binnen het team met betrekking tot nieuwe of gewijzigde agenda's.

[1]

Doelgerichte afspraakfilter

Om de relevantie van meldingen te maximaliseren, stelt OTOBO u in staat nauwkeurige afspraakfilters aan te maken, die ervoor zorgen dat alleen echt relevante afspraken een melding uitlokken:

• Agenda
• Titel
• Locatie
• Bron

Deze filters ondersteunen het richten van meldingen op specifieke voorwaarden en voorkomen overbelasting door irrelevante berichten.

[1]

Keuze van ontvangers

De gerichte aansturing van wie een melding moet ontvangen, maximaliseert de effectiviteit:

• Directe selectie van medewerkers met bepaalde rollen of lid zijn van bepaalde groepen en teams.
• Opties "Verzenden tijdens afwezigheid" en "Eenmaal per dag" ondersteunen een intelligente aansturing van de informatieverspreiding en voorkomen tegelijkertijd redundante berichten.

[1]

Meldingsopties

De flexibiliteit in de communicatiemethode, inclusief e-mail, SMS of webweergave, en de mogelijkheid om e-mailsjablonen specifiek aan te passen, ondersteunen een duidelijke en consistente communicatie afhankelijk van de behoefte en voorkeur van de ontvangers:

• E-mailsjablonen ondersteunen een gestandaardiseerde, maar gepersonaliseerde vorm van communicatie.
• De optie om extra e-mailontvangers toe te voegen, breidt de communicatiereikwijdte uit boven het directe team uit.

[1]

Samenvatting

Met het uitgebreide systeem van OTOBO voor afspraakmeldingen kunnen organisaties de communicatie rond afspraken en evenementen naadloos coördineren. Het slimme gebruik van gebeurtenistriggers, nauwkeurige filters, selectieve ontvangeropties en aanpasbare meldingsmethoden draagt bij aan een hogere operationele efficiëntie en klanttevredenheid, door ervoor te zorgen dat alle betrokkenen altijd op de hoogte zijn van tijdgevoelige afspraken en daarop kunnen handelen.

Verhoging van veiligheid en personalisatie in afspraakmeldingen van OTOBO

Beveiligingsinstellingen voor e-mailmeldingen

De veiligheid van communicatie is in moderne IT-omgevingen van cruciaal belang. OTOBO stelt u in staat meldingse-mails te versleutelen en ondertekenen met de modernste beveiligingsstandaarden, om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen:

• E-mailbeveiliging inschakelen: Met deze optie kunt u bepalen of en hoe meldingse-mails worden versleuteld, om een veilige uitwisseling van informatie te waarborgen.

• Beveiligingsniveau e-mail: U kunt kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus, waaronder PGP en S/MIME. Afhankelijk van of u uw e-mails alleen wilt ondertekenen, alleen wilt versleutelen of beide, kunt u de juiste optie kiezen, mits de bijbehorende sleutels of certificaten in het systeem zijn opgeslagen.

Aanpassing van meldingsteksten

Gepersonaliseerde en gelokaliseerde meldingsteksten zorgen voor een effectieve communicatie met ontvangers uit verschillende culturen en met verschillende taalkennis:

• Onderwerp * en Tekst *: U kunt de meldingstekst per taal individueel aanpassen. Door gebruik te maken van gelokaliseerde onderwerpen en teksten kunt u ervoor zorgen dat ontvangers uw berichten niet alleen begrijpen, maar zich ook direct aangesproken voelen.

• Nieuwe meldingstaal toevoegen: Deze flexibele functie stelt u in staat de reeds gedefinieerde talen uit te breiden om een nog breder publiek te bereiken. De gekozen taal is primair gebaseerd op de instellingen van de klanten of medewerkers, secundair op de standaardinstelling van het systeem.

[1]

Variabelen in OTOBO-meldingen

Variabelen zijn krachtige hulpmiddelen die een dynamische en persoonlijke communicatie in geautomatiseerde meldingen mogelijk maken. In OTOBO worden deze variabelen aangeduid als tags en automatisch gevuld met relevante informatie voordat het bericht wordt verzonden:

• Variabelen: Door het invoegen van OTOBO-tags in uw meldingsteksten kunt u ervoor zorgen dat elke melding specifieke details bevat zoals afspraaktijden, locaties of deelnemerinformatie. Dit verhoogt niet alleen de relevantie en informatiewaarde van uw berichten, maar verbetert ook de betrokkenheid van de ontvangers.

[1]

Samenvatting

Door gerichte aanpassing van meldingsinstellingen en implementatie van uitgebreide beveiligingsmaatregelen biedt OTOBO een krachtig hulpmiddel om de uitdagingen van afspraakbeheer in een verbonden en geglobaliseerde werkomgeving effectief aan te pakken. De combinatie van flexibiliteit, veiligheid en personalisatie maakt OTOBO tot de ideale oplossing voor organisaties die waarde hechten aan efficiënte communicatie en gegevensbescherming.

Dynamische variabelen in meldingen voor effectieve communicatie

De dynamische aanpassing van meldingsinhoud via variabelen stelt u in staat informatie doeltreffend en contextueel te communiceren. Een krachtig voorbeeld is het gebruik van de variabele <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>, die slechts de eerste 20 tekens van de titel van een afspraak extraheren:

Titel: <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>

Deze tijdelijke aanduiding zou in de praktijk kunnen uitgebreid worden tot "Titel: Daily meeting in the…", en biedt ontvangers zo een duidelijk beeld van de inhoud van de melding, nog voordat ze deze volledig lezen.

Beheerdersmeldingen

In een organisatiebrede IT-infrastructuur, zoals aangeboden door OTOBO, is het vermogen van de beheerder om snel en gericht berichten naar specifieke gebruikersgroepen te sturen, van onschatbare waarde. OTOBO vereenvoudigt dit proces aanzienlijk en stelt beheerders in staat aankondigingen of belangrijke informatie nauwkeurig te communiceren:

[1]

Belangrijke configuraties voor administratieve berichten

Om ervoor te zorgen dat uw boodschap de juiste ontvangers bereikt, biedt OTOBO een reeks configuratieopties die een nauwkeurige doelgroepselectie mogelijk maken:

• Van *: Bepaal het afzendersadres van het bericht om de authenticiteit van de communicatie te waarborgen.

• Bericht verzenden naar gebruikers: Selecteer individuele medewerkers die het bericht moeten ontvangen.

• Bericht verzenden naar groepsleden: Stuur uw bericht naar leden van specifieke OTOBO-groepen. Daarnaast kunt u bepalen of ontvangers bepaalde toegangsrechten moeten hebben om het bericht te ontvangen.

• Bericht verzenden naar rolleden: Spreek medewerkers aan die worden bepaald door hun rol binnen OTOBO.

• Ook verzenden naar klanten in groepen: Breid de reikwijdte van uw communicatie uit door het bericht ook door te sturen naar klanten in de betreffende groepen.

Door efficiënt gebruik te maken van deze instellingen kunt u ervoor zorgen dat uw berichten nauwkeurig en gericht aankomen. Dit bevordert een duidelijke en effectieve communicatie tussen het administratieve personeel, de medewerkers en de klanten.

Conclusie

De mogelijkheid om in OTOBO specifieke berichten te verzenden, ondersteunt beheerders bij het snelle en efficiënte delen van essentiële informatie met relevante teamleden of klantgroepen. De combinatie van eenvoudig gebruik en flexibele configuratieopties maakt OTOBO tot een krachtig hulpmiddel voor administratieve communicatie in elke organisatie.