OTOBO / Powiadomienia o zgłoszeniach

Optymalizuj swoją wewnętrzną i zewnętrzną komunikację dzięki powiadomieniom o zgłoszeniach w systemie OTOBO, liderze branżowym w zarządzaniu komunikacją e-mailową. Poprzez konfigurację automatycznych powiadomień w kluczowych momentach cyklu życia zgłoszenia możesz nie tylko zoptymalizować czas pracy swoich agentów i zmniejszyć liczbę błędów, ale także poprawić relacje z klientami, zapewniając im aktualne informacje i przejrzystą komunikację.

Zarządzanie powiadomieniami o zgłoszeniach

Aby w pełni wykorzystać możliwości systemu OTOBO, prawidłowa konfiguracja powiadomień o zgłoszeniach jest kluczowa. W kilku prostych krokach możesz dodać nowe powiadomienia, dostosować istniejące lub usunąć nieużywane, co przyczyni się do poprawy przepływu komunikacji. Poniżej przedstawiamy kroki umożliwiające efektywne zarządzanie:

Dodawanie nowego powiadomienia o zgłoszeniu

1. Wybierz opcję Dodaj powiadomienie w menu po lewej stronie.
2. Wypełnij wszystkie wymagane pola zgodnie z wytycznymi w sekcji Ustawienia powiadomień o zgłoszeniach.
3. Kliknij Zapisz, aby aktywować powiadomienie.

Edytowanie istniejącego powiadomienia o zgłoszeniu

1. Znajdź w liście powiadomienie, które chcesz edytować, i wybierz je.
2. Wprowadź potrzebne zmiany zgodnie z wytycznymi w sekcji Ustawienia powiadomień o zgłoszeniach.
3. Zapisz zmiany, klikając Zapisz lub Zapisz i wyjdź.

Usuwanie powiadomienia o zgłoszeniu

1. Kliknij ikonę kosza obok odpowiedniego powiadomienia.
2. Potwierdź usunięcie, klikając Potwierdź.

Eksport i import powiadomień o zgłoszeniach

Bezpiecznie eksportuj wszystkie ustawienia powiadomień o zgłoszeniach do pliku Export_Notification.yml lub zaimportuj wstępnie skonfigurowane ustawienia, aby szybko dostosować instalację OTOBO. Jest to szczególnie przydatne podczas migracji między systemami lub tworzenia kopii zapasowych konfiguracji.

Opcje konfiguracji powiadomień o zgłoszeniach

W systemie OTOBO możesz dokonać szczegółowych dostosowań ustawień powiadomień, aby przekazywać dokładnie te informacje, których potrzebujesz Ty i Twoi klienci. Każde powiadomienie można skonfigurować indywidualnie, aby najlepiej odpowiadało wymaganiom Twoich agentów i klientów.

Podstawowe ustawienia

Nazwa *: Wprowadź znaczącą nazwę powiadomienia. Ułatwi to jego identyfikację na liście.

Komentarz: Wykorzystaj to pole, aby dodać dodatkowe informacje lub opis powiadomienia, co ułatwi jego zarządzanie.

Wyświetl w ustawieniach agentów: Wybierz, czy to powiadomienie ma być widoczne w ustawieniach agentów, co pozwoli na dostosowanie do indywidualnych preferencji pracy Twoich agentów.

Dzięki tym opcjom dostosowania w systemie OTOBO zapewniasz, że powiadomienia o zgłoszeniach są nie tylko skuteczne, ale także efektywne. Wykorzystaj te funkcje, aby zwiększyć produktywność, poprawić relacje z klientami i zoptymalizować procesy komunikacyjne.

Kontynuacja opcji konfiguracji: Ustawienia agentów dla powiadomień o zgłoszeniach

W ustawieniach agentów określasz, jak agenci mogą wchodzić w interakcję z powiadomieniami o zgłoszeniach, aby stworzyć efektywne środowisko pracy.

• Tak: Ta opcja sprawia, że powiadomienie będzie widoczne w ustawieniach agentów. Agenci mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą je aktywować.

• Tak, ale wymagana jest co najmniej jedna aktywna metoda powiadomienia: Ta opcja również pokazuje powiadomienie w ustawieniach agentów, ale wymusza, aby co najmniej jedna metoda powiadomienia była aktywna. Wymóg ten jest oznaczony gwiazdką obok nazwy.

Podpowiedź w ustawieniach agentów: Podpowiedź zawiera dodatkowe informacje lub wskazówki dotyczące danego powiadomienia w ustawieniach agentów.

Ważność *: Kluczowy element aktywacji powiadomienia. Powiadomienie może być używane w systemie OTOBO tylko wtedy, gdy jest oznaczone jako ważne. Oznaczenie jako nieważne lub tymczasowo nieważne oznacza, że powiadomienie jest wyłączone.

Zdarzenia wyzwalające

Zdarzenie: Określ, jakie zdarzenia mają wywoływać powiadomienie. Dodatkowy filtr zgłoszeń może pomóc ograniczyć wysyłanie powiadomień tylko do zgłoszeń spełniających określone kryteria.

Filtr zgłoszeń (opcjonalne ograniczenia)

[1]

Status, Priorytet, Kolejka, Blokada, ID klienta, ID użytkownika klienta: Te filtry pozwalają dokładniej określić, kiedy powiadomienie ma być wysyłane w zależności od stanu zgłoszenia.

Pola dynamiczne: Mocne narzędzie do filtrowania na podstawie konkretnych pól zdefiniowanych w systemie. Zwiększa to elastyczność i indywidualizację powiadomień.

Filtr artykułów

[1]

Wykorzystaj filtry artykułów, aby skonfigurować powiadomienia na podstawie konkretnych warunków w historii artykułów, np. kanału komunikacji, załączników lub widoczności dla klienta. To pozwala na jeszcze dokładniejszą kontrolę nad momentem wysyłania powiadomień.

Odbiorcy powiadomień

Wyślij do: Dokładnie wybierz, kto w Twoim zespole ma otrzymywać powiadomienia. Możesz ograniczyć powiadomienia do roli, zespołu lub konkretnych agentów, aby upewnić się, że informowane są tylko osoby zaangażowane.

Dzięki tym szczegółowym opcjom dostosowania OTOBO zapewnia, że Twój zespół jest skutecznie informowany, bez przesytania niepotrzebnymi powiadomieniami. Inteligentne wykorzystanie tych funkcji pozwala zoptymalizować komunikację wewnątrz zespołu oraz z klientami i podnieść ją na wyższy poziom. Skuteczna konfiguracja i precyzyjne zarządzanie powiadomieniami o zgłoszeniach są kluczowe dla utrzymania produktywnych procesów pracy i doskonałych relacji z klientami w systemie OTOBO. Poniżej przedstawiamy zaawansowane opcje, które gwarantują, że odpowiedni członkowie zespołu otrzymają potrzebne informacje w odpowiednim czasie:

Określanie odbiorców powiadomień o zgłoszeniach

Masz wiele opcji wyboru, aby zapewnić precyzyjne dostarczanie powiadomień:

• Agent, który utworzył zgłoszenie
• Agent odpowiedzialny za zgłoszenie
• Agent będący właścicielem zgłoszenia
• Wszyscy agenci subskrybujący kolejkę i usługę zgłoszenia
• Wszyscy agenci subskrybujący kolejkę zgłoszenia
• Wszyscy agenci subskrybujący usługę zgłoszenia
• Wszyscy agenci obserwujący zgłoszenie
• Wszyscy agenci z uprawnieniami do zapisu dla zgłoszenia
• Wszyscy odbiorcy pierwszego artykułu
• Wszyscy odbiorcy ostatniego artykułu
• Użytkownik klienta zgłoszenia

Wyślij do tych agentów: Wybierz konkretnych agentów, którzy mają otrzymywać powiadomienia.

Wyślij do wszystkich członków grupy (tylko agenci): Wybierz grupy, których członkowie mają otrzymywać powiadomienia.

Wyślij do wszystkich członków roli: Określ role, których przypisani agenci mają być informowani.

Wyślij w trybie nieobecności: Powiadomienie zostanie wysłane również do nieobecnych agentów, aby zapewnić ciągłość komunikacji.

Raz dziennie: Ogranicza liczbę powiadomień dotyczących jednego zgłoszenia do jednego dziennie, aby uniknąć przesytania.

Szczegółowe metody powiadomień

[1]

Aktywuj tę metodę powiadomienia: Wybierz, czy metoda ma być aktywna. Dostępne są opcje takie jak e-mail, widok internetowy lub SMS.

Dodatkowe adresy e-mail odbiorców: Dodaj dodatkowych odbiorców. Użyj przecinków lub średników do oddzielania adresów.

Artykuł widoczny dla klientów: Określa, czy wysyłany artykuł będzie widoczny dla klienta.

Szablon e-maila: Wybierz szablon e-maila używany do powiadomień. Możesz tworzyć i dodawać własne szablony.

Włącz bezpieczeństwo e-maila: Aktywuj tę opcję, aby szyfrować e-maile z powiadomieniami, co jest istotne w przypadku wrażliwych danych.

Poziom bezpieczeństwa e-maila: Określ, czy e-maile mają być podpisywane, szyfrowane, czy oba. Dostępne są opcje PGP i S/MIME, w zależności od konfiguracji systemu.

Dzięki tym elastycznym i solidnym opcjom OTOBO oferuje wszystkie narzędzia potrzebne do precyzyjnej i bezpiecznej wewnętrznej komunikacji. Możliwość wysyłania wiadomości na podstawie konkretnych kryteriów i zdarzeń, z uwzględnieniem bezpieczeństwa e-maili, czyni OTOBO idealnym rozwiązaniem do zarządzania zgłoszeniami i komunikacją. Wykorzystaj te funkcje, aby zwiększyć wydajność zespołu i zapewnić satysfakcję klientów.

Bezpieczna komunikacja poprzez szyfrowanie e-maili

Dla bezpiecznej komunikacji szyfrowanie i podpisywanie e-maili S/MIME są niezbędne, szczególnie przy przesyłaniu wrażliwych danych między Twoją firmą a klientami lub wewnątrz zespołu. OTOBO umożliwia zabezpieczenie e-maili z powiadomieniami:

• Podpisywanie i szyfrowanie S/MIME: Upewnij się, że e-maile z powiadomieniami są podpisywane i szyfrowane certyfikatem S/MIME, aby zagwarantować autentyczność i poufność. Tylko uprawnieni odbiorcy mogą odszyfrować wiadomość i zweryfikować jej nadawcę.

Jeśli brakuje klucza/podpisu certyfikatu: Zdecyduj, jak postąpić, jeśli nie ma dostępnego klucza podpisującego lub certyfikatu.

Jeśli brakuje klucza/szyfrowania certyfikatu: Wybierz działanie alternatywne, jeśli wymagany klucz szyfrujący lub certyfikat nie są dostępne.

Zlokalizowane i spersonalizowane treści powiadomień

Możliwość tworzenia indywidualnych i wielojęzycznych treści powiadomień czyni Twoją komunikację bardziej skuteczną i osobistą. OTOBO wspiera Cię w tym dzięki:

[1]

Temat * i Tekst *: Spersonalizuj treść powiadomienia dla poszczególnych języków, używając tematów i treści wiadomości, które jasno i bezpośrednio przekazują, co odbiorca musi wiedzieć.

Dodaj nowy język powiadomienia: Rozszerz zasięg swoich powiadomień, dodając języki odpowiadające potrzebom Twoich międzynarodowych klientów lub członków zespołu.

Wykorzystanie tagów OTOBO

Dostosowanie wiadomości za pomocą tagów OTOBO umożliwia bezpośrednią i istotną komunikację. Spersonalizowane wiadomości tworzą wartościowe połączenie i zwiększają wskaźnik reakcji.

[1]

Na przykład wstawienie <OTOBO_TICKET_TicketNumber> bezpośrednio w treści wiadomości wstawia numer zgłoszenia. To wspiera efektywną komunikację i poprawia doświadczenie użytkownika dzięki natychmiastowemu odniesieniu do konkretnego zgłoszenia.

Optymalizacja przypomnień o terminach

Zarządzanie terminami i zapewnienie, że ani klienci, ani członkowie zespołu nie przegapią ważnych spotkań, to wyzwanie, które OTOBO rozwiązuje elegancko. Dzięki powiadomieniom o terminach możesz być pewien, że nikt nie przegapi ważnych wydarzeń i terminów.

[1]

Konfiguracja powiadomień o terminach

Skonfigurowanie przypomnień o terminach jest proste:

1. Kliknij przycisk Dodaj powiadomienie w menu po lewej stronie.
2. Wprowadź znaczące informacje do wymaganych pól, zgodnie z wytycznymi w sekcji Ustawienia powiadomień o terminach.
3. Kliknij Zapisz, aby aktywować powiadomienie.

System powiadomień o terminach w OTOBO gwarantuje, że wszystkie zainteresowane strony są informowane na czas i w sposób efektywny, co poprawia doświadczenie klienta i utrzymuje zespół w dobrej organizacji. Wykorzystaj te funkcje, aby poprawić procesy operacyjne w firmie i zapewnić, że ważne wydarzenia otrzymają należną uwagę.

Edycja powiadomień o terminach

Edycja powiadomień o terminach w OTOBO pozwala precyzyjnie dostosować szczegóły powiadomienia do aktualnych potrzeb:

1. Wybierz z listy powiadomienie o terminie, które chcesz edytować.
2. Dostosuj wymagane ustawienia zgodnie z opisem w sekcji Ustawienia powiadomień o terminach.
3. Zapisz zmiany, klikając Zapisz, lub wybierz Zapisz i wyjdź, aby zakończyć.

Usuwanie powiadomień o terminach

Usuwanie niepotrzebnych powiadomień utrzymuje system uporządkowanym i efektywnym:

1. Użyj ikony kosza obok powiadomienia, które chcesz usunąć.
2. Potwierdź wybór, klikając Potwierdź, aby trwale usunąć powiadomienie.

[1]

Eksport i import powiadomień o terminach

Dla kopii zapasowych lub transferu ustawień między różnymi instalacjami OTOBO, OTOBO obsługuje eksport i import ustawień powiadomień o terminach:

• Aby wyeksportować wszystkie powiadomienia, wybierz opcję Eksportuj powiadomienia i zapisz plik Export_Notification.yml w bezpiecznym miejscu.
• Aby zaimportować, przejdź do Przeglądaj..., wybierz wcześniej zapisany plik .yml i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby załadować definicje powiadomień do systemu.

Szczegółowe ustawienia powiadomień o terminach

Podstawowe ustawienia

Podstawą powiadomień o terminach jest dokładna definicja ich głównych cech:

• Nazwa *: Jednoznaczna identyfikacja definicji powiadomienia.
• Komentarz: Miejsce na dodatkowe wyjaśnienia i informacje o powiadomieniu.
• Wyświetl w ustawieniach agentów: Określ, czy i jak agenci mogą widzieć i zarządzać powiadomieniem w swoich ustawieniach.

[1]

Zdarzenia związane z terminami

Dla efektywnego zarządzania terminami określone zdarzenia mogą wywoływać powiadomienia:

• AppointmentCreate: Aktywuje się po utworzeniu nowego terminu.

[1]

Dzięki precyzyjnemu systemowi powiadomień OTOBO Twój zespół zawsze jest na bieżąco i może efektywnie reagować na codzienne wyzwania. Możliwość tworzenia, edycji i personalizacji powiadomień daje OTOBO niezbędną elastyczność, aby zapewnić wysoki poziom organizacji i efektywności komunikacji. Wykorzystaj te narzędzia, aby upewnić się, że Twój zespół nigdy nie przegapi ważnego terminu, a relacje z klientami będą wzmacniane przez precyzyjną i terminową komunikację.

Efektywne zarządzanie powiadomieniami o terminach w OTOBO

Zdarzenia wyzwalające powiadomienia o terminach

Elastyczność powiadomień o terminach w OTOBO pozwala automatyzować różne scenariusze, definiując zdarzenia jako wyzwalacze:

• AppointmentUpdate: Powiadamia o zmianach w terminie, aby wszystkie zaangażowane osoby były poinformowane o aktualizacji.

• AppointmentDelete: Wysyłane po usunięciu terminu. Zapewnia, że wszyscy uczestnicy są poinformowani o odwołaniu.

• AppointmentNotification: Specjalne zdarzenie dla powiadomień czasowych, które gwarantuje, że uczestnicy otrzymają przypomnienia o nadchodzących terminach.

• CalendarCreate & CalendarUpdate: Powiadomienia związane z utworzeniem lub zmianą kalendarza wspierają przejrzystość w zespole w kwestii nowych lub zmienionych harmonogramów wydarzeń.

[1]

Precyzyjny filtr terminów

Aby zwiększyć istotność powiadomień, OTOBO pozwala tworzyć dokładne filtry terminów, które zapewniają, że powiadomienia są wysyłane tylko dla naprawdę istotnych terminów:

• Kalendarz
• Tytuł
• Miejsce
• Zasób

Te filtry pomagają skupić powiadomienia na konkretnych warunkach i uniknąć przesytania nieistotnymi wiadomościami.

[1]

Wybór odbiorców

Precyzyjne określenie, kto ma otrzymać powiadomienie, maksymalizuje jego skuteczność:

• Bezpośredni wybór agentów na podstawie ich roli, członkostwa w grupach lub zespołach.
• Opcje „Wyślij w trybie nieobecności” i „Raz dziennie” wspierają inteligentne zarządzanie przepływem informacji i pomagają unikać nadmiaru wiadomości.

[1]

Opcje powiadomień

Elastyczność metody komunikacji, w tym e-mail, SMS lub widok internetowy, oraz możliwość dostosowania szablonów e-maili wspierają jasną i spójną komunikację zgodnie z potrzebami i preferencjami odbiorców:

• Szablony e-maili umożliwiają standardową, ale spersonalizowaną formę komunikacji.
• Możliwość dodania dodatkowych odbiorców e-maili poszerza zakres komunikacji poza bezpośredni zespół.

[1]

Podsumowanie

Kompleksowy system powiadomień o terminach w OTOBO pozwala organizacjom płynnie organizować komunikację związaną z terminami i wydarzeniami. Mądre wykorzystanie wyzwalaczy zdarzeń, precyzyjnych filtrów, selektywnych opcji odbiorców oraz dostosowalnych metod powiadomień przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej i satysfakcji klientów, zapewniając, że wszyscy uczestnicy są na bieżąco informowani o terminach krytycznych czasowo i mogą odpowiednio reagować.

Zwiększenie bezpieczeństwa i personalizacji w powiadomieniach o terminach w OTOBO

Ustawienia bezpieczeństwa dla powiadomień e-mail

Bezpieczeństwo komunikacji ma kluczowe znaczenie w nowoczesnych środowiskach IT. OTOBO umożliwia szyfrowanie i podpisywanie e-maili z powiadomieniami zgodnie z najnowszymi standardami, aby zagwarantować integralność i poufność danych:

• Włącz bezpieczeństwo e-maila: Ta opcja pozwala określić, czy i jak e-maile z powiadomieniami mają być szyfrowane, aby zapewnić bezpieczny przepływ informacji.

• Poziom bezpieczeństwa e-maila: Możesz wybrać spośród różnych poziomów bezpieczeństwa, w tym PGP i S/MIME. W zależności od tego, czy chcesz tylko podpisywać, tylko szyfrować, czy oba, wybierz odpowiednią opcję, pod warunkiem że odpowiednie klucze lub certyfikaty są skonfigurowane w systemie.

Dostosowanie treści powiadomień

Spersonalizowane i zlokalizowane treści powiadomień zapewniają skuteczną komunikację z odbiorcami z różnych środowisk kulturowych i o różnym poziomie znajomości języka:

• Temat * i Tekst *: Możesz indywidualnie dostosować treść powiadomienia dla każdego języka. Używając zlokalizowanych tematów i tekstów, upewniasz się, że odbiorcy nie tylko rozumieją wiadomość, ale też czują się bezpośrednio zaadresowani.

• Dodaj nowy język powiadomienia: Ta elastyczna funkcja pozwala rozszerzyć pulę wcześniej zdefiniowanych języków, aby objąć jeszcze szersze grono odbiorców. Wybrany język opiera się przede wszystkim na ustawieniach klientów lub agentów, a w drugiej kolejności na domyślnych ustawieniach systemu.

[1]

Zmienne w powiadomieniach OTOBO

Zmienne to potężne narzędzia, które umożliwiają dynamiczną i osobistą komunikację w automatycznych powiadomieniach. W OTOBO zmienne są nazywane tagami i są automatycznie wypełniane odpowiednimi informacjami przed wysłaniem wiadomości:

• Zmienne: Wstawiając tagi OTOBO do treści powiadomień, możesz zapewnić, że każde powiadomienie zawiera konkretne informacje, takie jak czas, miejsce lub uczestnicy spotkania. To nie tylko zwiększa istotność i wartość informacyjną wiadomości, ale także poprawia zaangażowanie odbiorców.

[1]

Podsumowanie

Dzięki precyzyjnemu dostosowaniu ustawień powiadomień i wdrożeniu kompleksowych środków bezpieczeństwa OTOBO staje się potężnym narzędziem do skutecznego zarządzania terminami w połączonym i zglobalizowanym środowisku pracy. Kombinacja elastyczności, bezpieczeństwa i personalizacji czyni OTOBO idealnym rozwiązaniem dla organizacji, które cenią efektywną komunikację i ochronę danych.

Dynamiczne zmienne w powiadomieniach dla skutecznej komunikacji

Dynamiczne dostosowanie treści powiadomień za pomocą zmiennych pozwala na trafne i kontekstowe przekazywanie informacji. Przykładem jest zmienna <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>, która wyodrębnia pierwsze 20 znaków tytułu terminu:

Tytuł: <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>

Ten symbol zastępczy może w praktyce rozwinąć się do "Tytuł: Daily meeting in the…", dając odbiorcom jasne pojęcie o treści powiadomienia jeszcze przed jego pełnym przeczytaniem.

Powiadomienia administracyjne

W organizacyjnej infrastrukturze IT, takiej jak ta oferowana przez OTOBO, umiejętność administratora szybkiego i celowego wysyłania wiadomości do określonych grup użytkowników ma nieocenioną wartość. OTOBO znacznie upraszcza ten proces, umożliwiając administratorom precyzyjne przekazywanie ogłoszeń lub ważnych informacji:

[1]

Kluczowe konfiguracje wiadomości administracyjnych

Aby upewnić się, że Twoja wiadomość dotrze do odpowiednich odbiorców, OTOBO oferuje szereg opcji konfiguracyjnych umożliwiających precyzyjny wybór grup docelowych:

• Od *: Określ adres nadawcy wiadomości, aby zagwarantować autentyczność komunikacji.

• Wyślij wiadomość do użytkowników: Wybierz indywidualnych agentów, którzy mają otrzymać wiadomość.

• Wyślij wiadomość do członków grupy: Wyślij wiadomość do członków określonych grup OTOBO. Możesz również określić, czy odbiorcy muszą mieć określone uprawnienia dostępu, aby otrzymać wiadomość.

• Wyślij wiadomość do członków roli: Adresuj agentów, których rola w OTOBO ich identyfikuje.

• Wyślij również do klientów w grupach: Rozszerz zasięg swojej komunikacji, przekazując wiadomość również klientom w odpowiednich grupach.

Efektywne wykorzystanie tych ustawień pozwala zapewnić, że Twoje wiadomości docierają precyzyjnie i celowo. To wspiera jasną i skuteczną komunikację między administracją, agentami i klientami.

Podsumowanie

Możliwość wysyłania specyficznych wiadomości w OTOBO wspiera administratorów w szybkim i efektywnym udostępnianiu istotnych informacji odpowiednim członkom zespołu lub grupom klientów. Połączenie prostoty obsługi z elastycznymi opcjami konfiguracyjnymi czyni OTOBO potężnym narzędziem do administracyjnej komunikacji w każdej organizacji.