Powiadomienia o biletach OTOBO / Znuny

Zoptymalizuj swoją wewnętrzną i zewnętrzną komunikację dzięki powiadomieniom o biletach od OTOBO, lidera branży w zarządzaniu komunikacją e-mail. Konfigurując zautomatyzowane powiadomienia w krytycznych momentach cyklu życia biletu, możesz nie tylko zoptymalizować czas pracy agentów i zmniejszyć liczbę błędów, ale także poprawić relacje z klientami, zapewniając im bieżące informacje i transparentną komunikację.

Zarządzanie powiadomieniami o biletach

Aby w pełni wykorzystać potencjał OTOBO, kluczowe jest prawidłowe skonfigurowanie powiadomień o biletach. Za pomocą kilku kroków możesz dodawać nowe powiadomienia, modyfikować istniejące lub usuwać te, które nie są potrzebne, co prowadzi do usprawnienia przepływu komunikacji. Oto kroki do efektywnego zarządzania:

Dodawanie nowego powiadomienia o bilecie

1. Wybierz Dodaj powiadomienie w menu po lewej stronie.
2. Wypełnij wszystkie wymagane pola zgodnie z wytycznymi w Ustawieniach powiadomień o biletach.
3. Kliknięcie przycisku Zapisz aktywuje powiadomienie.

Edycja istniejącego powiadomienia o bilecie

1. Znajdź powiadomienie do edycji na liście i wybierz je.
2. Zmień ustawienia zgodnie z potrzebami, bazując na wytycznych w Ustawieniach powiadomień o biletach.
3. Zapisz zmiany, klikając Zapisz lub Zapisz i zakończ.

Usuwanie powiadomienia o bilecie

1. Kliknij ikonę kosza obok odpowiedniego powiadomienia.
2. Potwierdź operację usunięcia, klikając Potwierdź.

Eksportowanie i importowanie powiadomień o biletach

Bezpiecznie eksportuj wszystkie swoje ustawienia powiadomień o biletach do pliku Export_Notification.yml lub importuj predefiniowane konfiguracje, aby szybko dostosować swoją instalację OTOBO. Jest to szczególnie przydatne podczas migracji między systemami lub podczas tworzenia kopii zapasowych konfiguracji.

Opcje konfiguracji powiadomień o biletach

OTOBO pozwala na głębokie dostosowanie ustawień powiadomień, aby komunikować dokładnie te informacje, których Ty i Twoi klienci potrzebujecie. Każde powiadomienie można skonfigurować indywidualnie, aby optymalnie odpowiadać na potrzeby Twoich agentów i klientów.

Podstawowe ustawienia

Nazwa *: Wprowadź znaczącą nazwę dla powiadomienia. Nazwa ta ułatwia identyfikację w przeglądzie.

Komentarz: Użyj tego pola na dodatkowe informacje lub opisy powiadomienia, aby ułatwić zarządzanie.

Wyświetl w ustawieniach agentów: Wybierz, czy to powiadomienie ma być widoczne w ustawieniach agentów, aby umożliwić ukierunkowane dostosowanie do sposobu pracy Twoich agentów.

Dzięki tym opcjom dostosowywania w OTOBO zapewnisz, że Twoje powiadomienia o biletach będą nie tylko skuteczne, ale także wydajne. Wykorzystaj te funkcje, aby zwiększyć produktywność, poprawić relacje z klientami i zoptymalizować procesy komunikacji.

Kontynuacja opcji konfiguracji: Ustawienia agentów dla powiadomień o biletach

W ustawieniach agentów określasz, jak agenci mogą wchodzić w interakcję z Twoimi powiadomieniami o biletach, aby stworzyć efektywne środowisko pracy.

• Tak: Ta opcja pozwala na wyświetlanie powiadomienia w ustawieniach agentów. Agenci mają swobodę decydowania, czy chcą aktywować to powiadomienie, czy nie.

• Tak, ale wymagana jest co najmniej jedna aktywna metoda powiadomienia.: To ustawienie również wyświetla powiadomienie w ustawieniach agentów, ale wymaga, aby co najmniej jedna metoda powiadomienia była aktywna. Wymóg ten jest zaznaczony gwiazdką obok nazwy.

Podpowiedź w ustawieniach agentów: Podpowiedź dostarcza dodatkowych informacji lub pomocy dotyczących danego powiadomienia w ustawieniach agentów.

Ważność *: Kluczowy punkt aktywacji powiadomienia. Może być używane w Twoim systemie OTOBO tylko wtedy, gdy jest oznaczone jako ważne. Oznaczenie jako nieważne lub tymczasowo nieważne oznacza, że powiadomienie zostanie dezaktywowane.

Wyzwalające zdarzenia

Zdarzenie: Określ, jakie zdarzenia mają wywoływać powiadomienie. Dodatkowy filtr biletów może pomóc w wysyłaniu powiadomień tylko dla biletów spełniających określone kryteria.

Filtry biletów (Opcjonalne ograniczenia)

[1]

Status, Priorytet, Kolejka, Blokada, ID Klienta, ID Użytkownika Klienta: Te filtry dają Ci możliwość dokładniejszego określenia, przy jakich stanach biletów ma być wywoływane powiadomienie.

Pola dynamiczne: Potężne narzędzie do filtrowania na podstawie specyficznych pól zapisanych w systemie. Zwiększa to elastyczność i personalizację powiadomień.

Filtry artykułów

[1]

Użyj filtrów artykułów, aby skonfigurować powiadomienia na podstawie specyficznych warunków w historii artykułów, takich jak kanał komunikacji, załączniki lub widoczność z perspektywy klienta. Pozwala to na jeszcze precyzyjniejsze kontrolowanie, kiedy powiadomienia są wysyłane.

Odbiorcy powiadomień

Wyślij do: Wybierz precyzyjnie, kto w Twoim zespole ma otrzymywać powiadomienia. Masz możliwość ograniczenia powiadomień do roli, zespołu lub indywidualnych agentów, aby zapewnić, że tylko odpowiednie osoby zostaną poinformowane.

Dzięki tym szczegółowym opcjom dostosowywania OTOBO zapewnia, że Twój zespół jest informowany efektywnie, bez zalewania go niepotrzebnymi powiadomieniami. Inteligentne wykorzystanie tych funkcji pozwala zoptymalizować komunikację w zespole oraz z klientami i przenieść ją na wyższy poziom. Efektywna konfiguracja i ukierunkowane zarządzanie powiadomieniami o biletach są kluczowe dla utrzymania produktywnych przepływów pracy i doskonałych relacji z klientami w OTOBO. Oto rozszerzone opcje, dzięki którym zapewnisz, że właściwi członkowie zespołu otrzymają potrzebne informacje we właściwym czasie:

Określanie odbiorców powiadomień o biletach

Masz do wyboru wiele opcji, aby zapewnić precyzyjne dostarczanie powiadomień:

• Agent, który utworzył bilet
• Agent odpowiedzialny za bilet
• Agent, który jest właścicielem biletu
• Wszyscy agenci subskrybujący kolejkę i usługę biletu
• Wszyscy agenci subskrybujący kolejkę biletu
• Wszyscy agenci subskrybujący usługę biletu
• Wszyscy agenci obserwujący bilet
• Wszyscy agenci z uprawnieniami do zapisu w bilecie
• Wszyscy odbiorcy pierwszego artykułu
• Wszyscy odbiorcy ostatniego artykułu
• Użytkownik klienta biletu

Wyślij do tych agentów: Wybierz konkretnych agentów, którzy mają otrzymywać powiadomienia.

Wyślij do wszystkich członków grupy (tylko agenci): Wybierz grupy, których członkowie mają otrzymywać powiadomienia.

Wyślij do wszystkich członków roli: Określ role, których przypisani agenci mają być informowani.

Wyślij podczas nieobecności: Powiadomienie zostanie wysłane również do nieobecnych agentów, aby zapewnić płynną komunikację.

Raz dziennie: Ogranicza powiadomienia dotyczące biletu do jednego dziennie, aby uniknąć przeciążenia.

Szczegółowe metody powiadomień

[1]

Aktywuj tę metodę powiadomienia: Wybierz, czy metoda ma być aktywna. Możliwości obejmują e-mail, widok sieciowy lub SMS.

Dodatkowe adresy e-mail odbiorców: Dodaj dodatkowych odbiorców. Użyj przecinka lub średnika do oddzielenia adresów.

Artykuł widoczny dla klientów: Określa, czy wysłany artykuł jest widoczny dla klienta.

Szablon e-mail: Wybierz szablon e-mail używany do powiadomień. Masz możliwość tworzenia i dodawania własnych szablonów.

Aktywuj bezpieczeństwo e-mail: Aktywuj tę opcję, aby szyfrować e-maile z powiadomieniami, co może być kluczowe dla wrażliwych informacji.

Poziom bezpieczeństwa e-mail: Określ, czy e-maile mają być podpisane, zaszyfrowane, czy oba. Dostępne są opcje PGP i S/MIME, w zależności od konfiguracji systemu.

Dzięki tym elastycznym i solidnym opcjom OTOBO zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do stworzenia precyzyjnej i bezpiecznej wewnętrznej komunikacji. Możliwość wysyłania wiadomości na podstawie określonych kryteriów i zdarzeń, z uwzględnieniem bezpieczeństwa poczty elektronicznej, czyni OTOBO optymalnym rozwiązaniem dla zarządzania biletami i komunikacją. Wykorzystaj te funkcje, aby zmaksymalizować efektywność zespołu i zapewnić satysfakcję klientów.

Bezpieczna komunikacja za pomocą szyfrowania e-mail

Dla bezpiecznej komunikacji szyfrowanie i podpisywanie S/MIME e-maili jest niezbędne, szczególnie w przypadku wrażliwych danych wymienianych między Twoją firmą a klientami lub wewnątrz zespołu. OTOBO umożliwia zabezpieczenie Twoich e-maili z powiadomieniami zgodnie z odpowiednimi standardami bezpieczeństwa:

• Podpisz i zaszyfruj S/MIME: Upewnij się, że Twoje e-maile z powiadomieniami są podpisane i zaszyfrowane certyfikatem S/MIME, aby zapewnić autentyczność i poufność. Tylko zamierzeni odbiorcy mogą odszyfrować wiadomości i zweryfikować ich pochodzenie.

Jeśli brakuje klucza/certyfikatu podpisu: Zdecyduj, jak postępować, jeśli brakuje klucza lub certyfikatu podpisu.

Jeśli brakuje klucza/certyfikatu szyfrowania: Wybierz alternatywę działania, jeśli brakuje niezbędnego klucza lub certyfikatu szyfrowania.

Zlokalizowane i spersonalizowane teksty powiadomień

Możliwość indywidualnego projektowania tekstów powiadomień w różnych językach sprawia, że Twoja komunikacja jest skuteczniejsza i bardziej osobista. OTOBO wspiera Cię w tym poprzez:

[1]

Temat * i Tekst *: Projektuj treść powiadomienia w sposób specyficzny dla języka, z tematami i treściami wiadomości, które jasno i bezpośrednio przekazują odbiorcy, co musi wiedzieć.

Dodaj nowy język powiadomienia: Rozszerz zasięg swoich powiadomień, dodając dodatkowe języki, które odpowiadają wymaganiom Twoich międzynarodowych klientów lub członków zespołu.

Używanie tagów OTOBO

Dostosowywanie wiadomości za pomocą tagów OTOBO umożliwia bezpośrednią i trafną komunikację. Spersonalizowane wiadomości stanowią cenne połączenie i zwiększają wskaźnik odpowiedzi.

[1]

Na przykład, włączenie <OTOBO_TICKET_TicketNumber> bezpośrednio prowadzi do numeru biletu w treści wiadomości. Promuje to efektywną komunikację i poprawia doświadczenie użytkownika poprzez natychmiastowe odniesienie do konkretnych spraw.

Optymalizacja przypomnień o terminach

Zarządzanie terminami i zapewnienie, że ani klienci, ani członkowie zespołu nie przegapią ważnych spotkań, jest wyzwaniem, które OTOBO elegancko rozwiązuje. Dzięki powiadomieniom o terminach możesz mieć pewność, że nikt nie przeoczy ważnych wydarzeń i terminów.

[1]

Konfiguracja powiadomień o terminach

Konfiguracja przypomnień o terminach jest prosta:

1. Kliknij przycisk Dodaj powiadomienie w menu po lewej stronie.
2. Wprowadź znaczące informacje w wymaganych polach, zgodnie z wytycznymi w Ustawieniach powiadomień o terminach.
3. Kliknij Zapisz, aby aktywować powiadomienie.

System powiadomień o terminach OTOBO zapewnia, że wszystkie istotne strony są informowane na czas i skutecznie, co poprawia doświadczenie klienta i utrzymuje efektywną organizację zespołu. Wykorzystaj te funkcje, aby usprawnić operacje w swojej firmie i zapewnić, że ważne wydarzenia otrzymują należytą uwagę.

Edycja powiadomień o terminach

Edycja powiadomień o terminach w OTOBO pozwala na precyzyjne dostosowanie szczegółów powiadomień do aktualnych potrzeb w dowolnym momencie:

1. Wybierz żądane powiadomienie do edycji z listy powiadomień o terminach.
2. Dostosuj niezbędne ustawienia zgodnie z wymaganiami, jak opisano w Ustawieniach powiadomień o terminach.
3. Zapisz zmiany, klikając Zapisz lub wybierz Zapisz i zakończ, aby zakończyć proces.

Usuwanie powiadomień o terminach

Usuwanie niepotrzebnych już powiadomień utrzymuje Twój system w czystości i efektywności:

1. Użyj ikony kosza obok powiadomienia, które ma zostać usunięte.
2. Potwierdź swój wybór, klikając Potwierdź, aby trwale usunąć powiadomienie.

[1]

Eksportowanie i importowanie powiadomień o terminach

Do tworzenia kopii zapasowych lub przenoszenia ustawień między różnymi instalacjami OTOBO, OTOBO obsługuje eksport i import ustawień powiadomień o terminach:

• Aby wyeksportować wszystkie powiadomienia, wybierz Eksportuj powiadomienia i zapisz plik Export_Notification.yml w bezpiecznym miejscu.
• Aby zaimportować, przejdź do Przeglądaj..., wybierz wcześniej zapisany plik .yml i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zaimportować definicje powiadomień do swojego systemu.

Szczegółowe ustawienia powiadomień o terminach

Podstawowe ustawienia

Podstawą Twoich powiadomień o terminach jest solidna definicja głównych cech:

• Nazwa *: Unikalna identyfikacja definicji powiadomienia.
• Komentarz: Zapewnia miejsce na dodatkowe wyjaśnienia i informacje dotyczące powiadomienia.
• Wyświetl w ustawieniach agentów: Określ, czy i jak agenci mogą widzieć i zarządzać powiadomieniem w swoich ustawieniach.

[1]

Zdarzenia terminów

Do efektywnego zarządzania terminami, specyficzne zdarzenia mogą służyć jako wyzwalacze powiadomień:

• AppointmentCreate: Aktywuje się po utworzeniu nowego terminu.

[1]

Dzięki precyzyjnie dostrojonym systemom powiadomień OTOBO Twój zespół jest zawsze na bieżąco i może efektywnie reagować na wymagania codziennej pracy. Dzięki możliwości tworzenia, edycji i personalizacji powiadomień, OTOBO oferuje niezbędną elastyczność, aby zapewnić wysoki poziom organizacji i efektywności komunikacji. Wykorzystaj te narzędzia, aby upewnić się, że Twój zespół nigdy więcej nie przegapi ważnego terminu i wzmocni relacje z klientami poprzez precyzyjną i terminową komunikację.

Efektywne zarządzanie powiadomieniami o terminach w OTOBO

Zdarzenia terminów wyzwalające zdarzenia

Elastyczność powiadomień o terminach w OTOBO pozwala na automatyczne obsługiwanie różnych scenariuszy poprzez definiowanie zdarzeń jako wyzwalaczy powiadomień:

• AppointmentUpdate: Powiadamia o zmianach w terminie, aby zaangażowane osoby były informowane o aktualizacji.

• AppointmentDelete: Wysyłane po usunięciu terminu. Zapewnia to, że wszyscy zaangażowani są informowani o anulowaniu.

• AppointmentNotification: Specjalne zdarzenie dla powiadomień czasowych, które zapewnia, że uczestnicy otrzymują przypomnienia o nadchodzących terminach na czas.

• CalendarCreate & CalendarUpdate: Powiadomienia związane z tworzeniem lub modyfikacją kalendarza promują transparentność w zespole w zakresie nowych lub zmienionych planów wydarzeń.

[1]

Ukierunkowany filtr terminów

Aby zmaksymalizować trafność powiadomień, OTOBO umożliwia tworzenie precyzyjnych filtrów terminów, które zapewniają, że tylko naprawdę istotne terminy wyzwalają powiadomienie:

• Kalendarz
• Tytuł
• Lokalizacja
• Zasób

Te filtry wspierają skupienie powiadomień na określonych warunkach i zapobiegają zalewaniu nieistotnym ruchem komunikacyjnym.

[1]

Wybór odbiorców

Precyzyjne sterowanie tym, kto ma otrzymać powiadomienie, maksymalizuje jego skuteczność:

• Bezpośredni wybór agentów posiadających określone role lub będących członkami określonych grup i zespołów.
• Opcje "Wyślij podczas nieobecności" i "Raz dziennie" pomagają inteligentnie zarządzać dystrybucją informacji, jednocześnie unikając powtarzających się wiadomości.

[1]

Opcje powiadomień

Elastyczność w metodach komunikacji, w tym e-mail, SMS lub widok sieciowy, a także możliwość specyficznego dostosowania szablonów e-mail, wspiera jasną i spójną komunikację w zależności od potrzeb i preferencji odbiorców:

• Szablony e-mail wspierają standardową, ale spersonalizowaną formę komunikacji.
• Opcja dodania dodatkowych odbiorców e-mail rozszerza zasięg komunikacji poza bezpośredni zespół.

[1]

Podsumowanie

Dzięki kompleksowemu systemowi powiadomień o terminach OTOBO, organizacje mogą płynnie zarządzać komunikacją dotyczącą terminów i wydarzeń. Mądre wykorzystanie wyzwalaczy zdarzeń, precyzyjnych filtrów, selektywnych opcji odbiorców oraz dostosowywalnych metod powiadomień przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej i satysfakcji klienta, zapewniając, że wszyscy zaangażowani są zawsze informowani o terminach krytycznych czasowo i mogą odpowiednio działać.

Zwiększenie bezpieczeństwa i personalizacji w powiadomieniach o terminach OTOBO

Ustawienia bezpieczeństwa dla powiadomień e-mail

Bezpieczeństwo komunikacji jest kluczowe w nowoczesnych środowiskach IT. OTOBO umożliwia szyfrowanie i podpisywanie e-maili z powiadomieniami przy użyciu najnowocześniejszych standardów bezpieczeństwa, aby zapewnić integralność i poufność Twoich danych:

• Aktywuj bezpieczeństwo e-mail: Dzięki tej opcji możesz zdecydować, czy i jak e-maile z powiadomieniami mają być szyfrowane, aby zapewnić bezpieczną wymianę informacji.

• Poziom bezpieczeństwa e-mail: Tutaj masz wybór między różnymi poziomami bezpieczeństwa, w tym PGP i S/MIME. W zależności od tego, czy chcesz tylko podpisać, tylko zaszyfrować, czy zrobić oba, możesz wybrać odpowiednią opcję, pod warunkiem, że odpowiednie klucze lub certyfikaty są przechowywane w systemie.

Dostosowywanie tekstów powiadomień

Spersonalizowane i zlokalizowane teksty powiadomień zapewniają skuteczną komunikację z odbiorcami z różnych kręgów kulturowych i o różnych umiejętnościach językowych:

• Temat * i Tekst *: Masz możliwość indywidualnego projektowania tekstu powiadomienia dla każdego języka. Używając zlokalizowanego tematu i tekstu, możesz zapewnić, że odbiorcy nie tylko zrozumieją Twoje wiadomości, ale także poczują się bezpośrednio zaadresowani.

• Dodaj nowy język powiadomienia: Ta elastyczna funkcja umożliwia rozszerzenie puli wcześniej zdefiniowanych języków, aby dotrzeć do jeszcze szerszego grona odbiorców. Wybrany język jest przede wszystkim zgodny z ustawieniami klientów lub agentów, a drugorzędnie z domyślnymi ustawieniami systemu.

[1]

Zmienne w powiadomieniach OTOBO

Zmienne są potężnymi narzędziami, które umożliwiają dynamiczną i spersonalizowaną komunikację w zautomatyzowanych powiadomieniach. W OTOBO zmienne te są nazywane tagami i są automatycznie wypełniane odpowiednimi informacjami przed wysłaniem wiadomości:

• Zmienne: Wstawiając tagi OTOBO do tekstów powiadomień, możesz zapewnić, że każde powiadomienie zawiera szczegółowe informacje, takie jak czasy spotkań, lokalizacje lub informacje o uczestnikach. Zwiększa to nie tylko trafność i zawartość informacyjną wiadomości, ale także zaangażowanie odbiorców.

[1]

Podsumowanie

Poprzez ukierunkowane dostosowanie ustawień powiadomień i wdrożenie kompleksowych środków bezpieczeństwa, OTOBO stanowi potężne narzędzie do skutecznego radzenia sobie z wyzwaniami zarządzania terminami w połączonym i zglobalizowanym świecie pracy. Połączenie elastyczności, bezpieczeństwa i personalizacji czyni OTOBO idealnym rozwiązaniem dla organizacji, które cenią sobie efektywną komunikację i ochronę danych.

Dynamiczne zmienne w powiadomieniach dla efektywnej komunikacji

Dynamiczne dostosowywanie treści powiadomień za pomocą zmiennych pozwala na trafne i kontekstowe przekazywanie informacji. Zwięzły przykład pokazuje zastosowanie zmiennej <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>, która wyodrębnia tylko pierwsze 20 znaków tytułu terminu:

Tytuł: <OTOBO_APPOINTMENT_TITLE[20]>

Ten symbol zastępczy może w rzeczywistym środowisku użytkowania zostać rozwinięty do "Tytuł: Daily meeting in the…", oferując odbiorcom jasne wyobrażenie o treści powiadomienia, zanim jeszcze przeczytają je w całości.

Powiadomienia administratora

W ogólnokrajowej infrastrukturze IT, takiej jak ta zapewniana przez OTOBO, zdolność administratora do szybkiego i ukierunkowanego wysyłania wiadomości do określonych grup użytkowników jest nieoceniona. OTOBO znacznie upraszcza ten proces i umożliwia administratorom precyzyjne przekazywanie ogłoszeń lub ważnych informacji:

[1]

Kluczowe konfiguracje dla wiadomości administracyjnych

Aby zapewnić, że Twoja wiadomość dotrze do właściwych odbiorców, OTOBO oferuje szereg opcji konfiguracji, które umożliwiają precyzyjny wybór grupy docelowej:

• Od *: Określ adres nadawcy wiadomości, aby zapewnić autentyczność komunikacji.

• Wyślij wiadomość do użytkownika: Wybierz indywidualnych agentów, którzy mają otrzymać wiadomość.

• Wyślij wiadomość do członków grupy: Skieruj swoją wiadomość do członków określonych grup OTOBO. Dodatkowo możesz określić, czy odbiorcy muszą posiadać określone uprawnienia dostępu, aby otrzymać wiadomość.

• Wyślij wiadomość do członków roli: Kieruj wiadomości do agentów, którzy są określani przez swoją rolę w OTOBO.

• Wyślij również do klientów w grupach: Rozszerz zasięg swojej komunikacji, przekazując wiadomość również do klientów w odpowiednich grupach.

Dzięki efektywnemu wykorzystaniu tych ustawień możesz zapewnić, że Twoje wiadomości dotrą precyzyjnie i celowo. Promuje to jasną i efektywną komunikację między personelem administracyjnym, agentami i klientami.

Wnioski

Możliwość wysyłania specyficznych wiadomości w OTOBO wspiera administratorów w szybkim i efektywnym dzieleniu się kluczowymi informacjami z odpowiednimi członkami zespołu lub grupami klientów. Połączenie łatwego interfejsu użytkownika i elastycznych opcji konfiguracji czyni OTOBO potężnym narzędziem do administracyjnej komunikacji w każdej organizacji.