OTOBO i Znuny Przegląd Ticketów - Priorytety - Kolejki

Ticket w systemie OTOBO pełni podobną rolę do dokumentacji medycznej pacjenta w szpitalu. Służy jako centralne miejsce zbierania wszystkich niezbędnych informacji i komunikacji w ramach sprawy lub problemu. Od pierwszego zapytania klienta, podobnie jak pierwszej wizyty pacjenta w szpitalu, aż do rozwiązania, ticket śledzi cały proces i zabezpiecza istotne dane, takie jak przebieg komunikacji, zaangażowani pracownicy i nakłady czasu. To pozwala pracownikom działu obsługi klienta na efektywną reakcję na zapytania klientów i oferowanie przekonywującego wsparcia.

Widok Ticket-Zoom - centralny widok dla wszystkich informacji o ticketach [1]

OTOBO Priorytety

Dzięki indywidualnie definiowalnym priorytetom, które są wizualnie wyróżnione pięcioma kolorami sygnalizacyjnymi, można organizować ticketi według pilności. Taka różnicowanie wspiera zespoły serwisowe w sortowaniu zadań według ważności i zapewnieniu odpowiedniego czasu reakcji.

OTOBO Priorytety

OTOBO Kolejki

System OTOBO oferuje strukturyzowaną możliwość przypisywania ticketów do różnych zespołów lub kategorii obsługi. Ta strukturyzacja ułatwia organizację przepływu pracy i zapewnia klarowne przydzielanie odpowiedzialności. OTOBO Kolejki

Automatyczna klasyfikacja ticketów z użyciem sztucznej inteligencji

OTOBO ATC (Automatic Ticket Classification) to moduł oparty na sztucznej inteligencji, który umożliwia automatyczną klasyfikację ticketów. Poprzez analizę tekstu i atrybutów ticketu, ATC może automatycznie klasyfikować ticketi do wstępnie zdefiniowanych kategorii i kierować je do odpowiednich zespołów. OTOBO ATC

OTOBO Integracja usług i SLA

System OTOBO pozwala na kategoryzowanie ticketów według usług, co umożliwia celową przypisanie do odpowiednich poziomów serwisu. Definiowanie i zarządzanie usługami wspiera przestrzeganie umów o poziomie serwisu (SLA) i gwarantuje przejrzystą i efektywną obsługę zapytań klientów.

OTOBO Usługi

OTOBO Użycie szablonów SMS

Możliwość tworzenia i używania szablonów SMS rozszerza możliwości komunikacyjne w ramach systemu ticketowego OTOBO. Dzięki integracji z usługą SMS w chmurze, zespoły serwisowe mogą szybko i niezbyt skomplikowanie komunikować się z klientami, co jest szczególnie cenne w sytuacjach krytycznych.

OTOBO Szablony SMS

OTOBO Elastyczne zarządzanie stanami

Elastyczne zarządzanie stanami ticketów umożliwia przejrzyste przedstawienie obciążenia pracą i stanu obsługi. Poprzez definiowanie własnych stanów, serwis może dostosować workflow do potrzeb departamentu i zapewnić przejrzystą obsługę.

Te ulepszenia w zarządzaniu ticketami w OTOBO w znaczący sposób przyczyniają się do efektywniejszej organizacji pracy w dziale wsparcia i gwarantują wysoki poziom obsługi klienta. Dzięki możliwości centralnego przechowywania i zarządzania informacjami o ticketach, system ticketowy OTOBO oferuje kompleksowe rozwiązanie dla wyzwań w nowoczesnym serwisie.

Zarządzanie szablonami w OTOBO

W sercu każdego efektywnego systemu wsparcia klienta leży możliwość szybkiej i spójnej komunikacji. System ticketowy OTOBO oferuje w tym celu potężną funkcjonalność: szablony. Umożliwiają one poprawę jakości serwisu poprzez standaryzowane wzorce komunikacji. OTOBO Szablony

Przyspieszenie komunikacji za pomocą szablonów

Szablony są niezbędne do szybkiej i efektywnej reakcji na często zadawane pytania klientów. Dzięki wstępnie zdefiniowanym blokom tekstu, które pokrywają ogólne pytania, pracownicy serwisu mogą zaoszczędzić czas i jednocześnie zapewnić spójną jakość w komunikacji. Dostosowanie tych szablonów do konkretnych scenariuszy ticketów za pomocą zmiennych treści zapewnia, że komunikacja jest zarówno personalizowana, jak i szybka.

Elastyczność i spójność

Dzięki użyciu szablonów w ramach systemu ticketowego OTOBO, serwis może zwiększyć elastyczność i spójność w komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej. Podczas gdy szablony zapewniają jednolitą tonację i przekazywanie informacji, zintegrowane zmienne pozwalają na automatyczne wstawianie indywidualnych informacji o ticketach, takich jak nazwy klientów lub specjalne ID przypadku. Proces ten zapewnia, że pomimo standaryzacji nie tracone jest osobiste podejście.

Zarządzanie i dostosowanie szablonów

Zarządzanie i dostosowanie szablonów odbywa się w module "Szablony". Tutaj można tworzyć nowe szablony, edytować istniejące lub je kasować. Możliwość integracji załączników w szablonach znacznie rozszerza zakres ich zastosowania, na przykład umożliwiając dołączanie często używanych formularzy lub wytycznych bezpośrednio do wiadomości.

Dzięki strategicznemu użyciu szablonów w systemie ticketowym OTOBO można nie tylko zwiększyć efektywność, ale także przyczynić się do profesjonalnej i spójnej komunikacji. Elastyczność, jaką zapewniają indywidualnie dostosowywane szablony, czyni je potężnym narzędziem w optymalizacji procesów serwisowych, co ostatecznie prowadzi do wyższej satysfakcji klienta.