Przegląd biletów OTOBO i Znuny - Priorytety - Kolejki

Bilet w systemie biletowym OTOBO odgrywa rolę porównywalną do raportu medycznego dla pacjenta szpitala. Służy jako centralne repozytorium wszystkich niezbędnych informacji i komunikacji w ramach zgłoszenia lub problemu. Od pierwszego zapytania klienta, podobnego do pierwszej wizyty pacjenta w szpitalu, aż po rozwiązanie, bilet śledzi cały proces i zabezpiecza istotne dane, takie jak historia komunikacji, zaangażowani agenci i poświęcony czas. Pozwala to pracownikom obsługi na efektywne reagowanie na zapytania klientów i oferowanie przekonującego wsparcia klienta.

Widok powiększenia biletu - Centralny widok wszystkich informacji o bilecie [1]

Priorytety OTOBO

Dzięki indywidualnie definiowalnym priorytetom, które są wizualnie wyróżnione pięcioma kolorami sygnalizacji świetlnej, bilety można organizować według pilności. Taka dyferencjacja pomaga zespołom obsługi sortować zadania według ważności i zapewnia odpowiedni czas reakcji.

Priorytety OTOBO

Kolejki OTOBO

Dzięki kolejkom OTOBO oferuje ustrukturyzowany sposób przypisywania biletów do różnych zespołów lub kategorii przetwarzania. Ta strukturyzacja ułatwia organizację przepływu pracy i zapewnia jasne przypisanie odpowiedzialności. Kolejki OTOBO

Automatyczna klasyfikacja biletów za pomocą AI

OTOBO ATC (Automatic Ticket Classification) to moduł oparty na sztucznej inteligencji, który umożliwia automatyczną klasyfikację biletów. Analizując teksty i atrybuty biletów, ATC może automatycznie przypisywać bilety do predefiniowanych kategorii i przekazywać je do odpowiednich zespołów. OTOBO ATC

Integracja usług i SLA w OTOBO

OTOBO umożliwia kategoryzację biletów według usług, co pozwala na ukierunkowane przypisanie do odpowiednich poziomów usług. Definicja i zarządzanie usługami wspiera przestrzeganie Umów o Poziomie Usług (SLA) i zapewnia przejrzyste i efektywne przetwarzanie zapytań klientów.

Usługi OTOBO

Wykorzystanie szablonów SMS w OTOBO

Możliwość tworzenia i wykorzystywania szablonów SMS rozszerza możliwości komunikacji w systemie biletowym OTOBO. Dzięki integracji usługi SMS w chmurze, zespoły obsługi mogą szybko i łatwo komunikować się z klientami, co stanowi wartość dodaną, szczególnie w sytuacjach krytycznych czasowo.

Szablony SMS OTOBO

Elastyczne zarządzanie statusami w OTOBO

Elastyczne zarządzanie statusami biletów umożliwia przejrzyste przedstawienie obciążenia pracą i stanu przetwarzania. Dzięki definicji własnych statusów, dział obsługi może dostosować przepływ pracy do specyfiki działu i zapewnić przejrzyste przetwarzanie.

Te ulepszenia w zarządzaniu biletami w OTOBO znacząco przyczyniają się do efektywniejszej pracy w dziale wsparcia i zapewnienia wysokiego poziomu obsługi klienta. Dzięki możliwości centralnego przechowywania i zarządzania wszystkimi informacjami dotyczącymi biletu, system biletowy OTOBO oferuje kompleksowe rozwiązanie dla wyzwań współczesnego działu obsługi.

Zarządzanie szablonami w OTOBO

W sercu każdego efektywnego systemu obsługi klienta leży możliwość szybkiej i spójnej komunikacji. System biletowy OTOBO oferuje do tego potężną funkcję: szablony. Umożliwiają one znaczącą poprawę jakości usług poprzez standaryzowane wzorce komunikacji. Szablony OTOBO

Przyspieszenie komunikacji dzięki szablonom

Szablony są niezbędne do szybkiego i efektywnego reagowania na często zadawane zapytania klientów. Dzięki predefiniowanym blokom tekstowym, które obejmują ogólne zapytania, pracownicy obsługi mogą oszczędzać czas, jednocześnie zapewniając spójną jakość komunikacji. Dostosowanie tych szablonów do specyficznych scenariuszy biletowych za pomocą zmiennej treści zapewnia, że komunikacja jest zarówno spersonalizowana, jak i szybka.

Elastyczność i spójność

Dzięki wykorzystaniu szablonów w systemie biletowym OTOBO, dział obsługi może zwiększyć swoją elastyczność i spójność w komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej. Podczas gdy szablony zapewniają jednolitą tonację i przekazywanie informacji, zintegrowane zmienne pozwalają na automatyczne wstawianie indywidualnych informacji o bilecie, takich jak imiona klientów lub specjalne identyfikatory spraw. Proces ten zapewnia, że pomimo standaryzacji, osobisty charakter nie zostaje utracony.

Zarządzanie i dostosowywanie szablonów

Zarządzanie i dostosowywanie szablonów odbywa się w module "Szablony". Tutaj można tworzyć nowe szablony, edytować lub usuwać istniejące. Możliwość dołączania załączników do szablonów znacznie rozszerza zakres zastosowań, na przykład można wysyłać regularnie potrzebne formularze lub wytyczne.

Dzięki strategicznemu wykorzystaniu szablonów w systemie biletowym OTOBO, można nie tylko zwiększyć efektywność, ale także przyczynić się do profesjonalnej i spójnej komunikacji. Elastyczność, którą zapewniają indywidualnie projektowane szablony, czyni go potężnym narzędziem w optymalizacji procesów obsługi, co ostatecznie prowadzi do wyższego zadowolenia klientów.