OTOBO / Znuny Ticketsystem – Zarządzanie Procesami
Moduł zarządzania procesami OTOBO umożliwia graficzne modelowanie, automatyzację i monitorowanie Twoich procesów biznesowych. Od fazy wymagań do ostatecznego zatwierdzenia, wyraźnie zdefiniowane przepływy zapewniają większą wydajność, mniejszą ilość błędów i przejrzyste przepływy pracy.
Spis Treści
- Zalety w pigułce
- Tworzenie i edytowanie procesów
- Typy aktywności – Szczegóły & Zrzuty ekranu
- Przejścia i akcje
- Eksport & Import
- Najlepsze praktyki & Wskazówki
Zalety w pigułce
- Spójność: Ustandaryzowane przepływy minimalizują błędy ludzkie.
- Śledzenie: Każdy krok jest udokumentowany, dzienniki można audytować.
- Automatyzacja: Automatyczne przejścia i akcje przyspieszają proces.
- Integracja: Zewnętrzne usługi i dane wejściowe użytkowników są bezproblemowo integrowane.
Tworzenie i edytowanie procesów
- Otwórz moduł: Przejdź do Procesy & Automatyzacja → Zarządzanie Procesami.
- Utwórz nowy proces: Kliknij Dodaj Proces, aby otworzyć canvas.
- Nazwa & Opis: Nadaj procesowi unikalną nazwę i krótki opis celu i zakresu.
- Zapisz & Wdrożenie: Po zamodelowaniu kliknij Zapisz & Wdroż, aby bilety mogły korzystać z nowego procesu.
Typy aktywności – Szczegóły & Zrzuty ekranu
Aktywność Zadania Skryptu
Wykonaj własne skrypty OTOBO, np. do przygotowania danych.
Najważniejsze pola:
- Nazwa aktywności
- Wybór skryptu
- Parametry (pary klucz-wartość)
Aktywność Zadania Usługi
Wywołaj zewnętrzne usługi internetowe i przetwórz ich odpowiedzi.
Najważniejsze pola:
- Wybór usługi
- Konfiguracja wywołania
- Limit czasu & kod błędu
Aktywność Zadania Użytkownika
Włącz agentów lub klientów, aby podejmować decyzje lub uzupełniać informacje.
Najważniejsze pola:
- Dialog aktywności
- Pola wymagane
- Widoczność (agent / klient)
Przejścia i akcje
Między aktywnościami definiujesz Przejścia (warunki dla przepływu procesu) i Akcje Przejścia.
- Utwórz przejście: Przeciągnij strzałkę z jednej aktywności do następnej.
- Definiuj warunek: np.
DynamicField_Status = 'zatwierdzony'. - Dodaj akcje: W sekcji „Akcje” możesz
- Zmień kolejkę
- Dostosuj odpowiedzialnego
- Wyzwól powiadomienie e-mail
Eksport & Import
Udostępnij swoje definicje procesów współpracownikom lub innym instancjom:
- Eksport: Proces → Eksport JSON
- Import: Importuj Proces i przesłanie pliku JSON
Wymagania wstępne: Wszystkie odniesione kolejki, role i pola dynamiczne muszą istnieć w środowisku docelowym.
Najlepsze praktyki & Wskazówki
- Tryb testowy: Użyj Trybu testowego, aby przetestować przepływy bez wpływu na bilety.
- Modułowe procesy: Podziel obszerne przepływy pracy na podprocesy dla lepszej konserwacji.
- Wersjonowanie: Utwórz nową wersję dla każdego wdrożenia – w ten sposób poprzednie przepływy pozostają zachowane.
- Szczegółowe opisy: Zachowaj szczegółowe komentarze dla każdej aktywności i przejścia.
- Monitorowanie & Logi: Włącz rozszerzone wyjścia w logowaniu daemon, aby monitorować przepływy w trakcie eksploatacji.