OTOBO en Znuny Ticket Overzicht - Prioriteiten - Wachtrijen

Een ticket in een OTOBO-ticketsysteem speelt een vergelijkbare rol als een medisch rapport voor een ziekenhuispatiënt. Het dient als een centraal verzamelpunt voor alle benodigde informatie en communicatie met betrekking tot een aanvraag of probleem. Vanaf de eerste vraag van een klant, vergelijkbaar met het eerste bezoek van een patiënt aan het ziekenhuis, tot aan de oplossing, volgt een ticket het gehele proces en beveiligt relevante gegevens zoals communicatiegeschiedenis, betrokken medewerkers en bestede tijd. Dit stelt service medewerkers in staat om efficiënt te reageren op klantvragen en een overtuigende klantenservice te bieden.

Ticket Zoom weergave - Een centrale weergave voor alle ticketinformatie [1]

OTOBO Prioriteiten

Met individueel definieerbare prioriteiten, die visueel worden benadrukt door vijf verkeerslichtkleuren, kunnen tickets worden georganiseerd op basis van urgentie. Een dergelijke differentiatie helpt serviceteams bij het sorteren van taken op belangrijkheid en zorgt voor een adequate reactietijd.

OTOBO Prioriteiten

OTOBO Wachtrijen

Met wachtrijen biedt OTOBO een gestructureerde manier om tickets toe te wijzen aan verschillende teams of verwerkingscategorieën. Deze structurering vergemakkelijkt de organisatie van de workflow en zorgt voor een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden. OTOBO Wachtrijen

Automatische Ticket Classificatie met AI

OTOBO ATC (Automatic Ticket Classification) is een module gebaseerd op kunstmatige intelligentie die de automatische classificatie van tickets mogelijk maakt. Door ticketteksten en attributen te analyseren, kan ATC tickets automatisch indelen in vooraf gedefinieerde categorieën en doorsturen naar de juiste teams. OTOBO ATC

OTOBO Integratie van Services en SLA's

OTOBO maakt het mogelijk om tickets te categoriseren op basis van services, wat een gerichte toewijzing aan bijbehorende serviceniveaus mogelijk maakt. De definitie en het beheer van services ondersteunen de naleving van Service Level Agreements (SLA's) en garanderen een transparante en efficiënte verwerking van klantvragen.

OTOBO Services

OTOBO Gebruik van SMS-sjablonen

De mogelijkheid om SMS-sjablonen te maken en te gebruiken, breidt de communicatiemogelijkheden binnen het OTOBO ticketsysteem uit. Door de integratie van een SMS-cloudservice kunnen serviceteams snel en eenvoudig communiceren met klanten, wat vooral in tijdskritische situaties een meerwaarde biedt.

OTOBO SMS-sjablonen

OTOBO Flexibel Statusbeheer

Het flexibele beheer van ticketstatussen maakt een duidelijk overzicht van de werkdruk en de verwerkingsstatus mogelijk. Door eigen statussen te definiëren, kan de servicedesk de workflow afdelingsspecifiek aanpassen en een transparante verwerking waarborgen.

Deze verbeteringen in het beheer van tickets in OTOBO dragen aanzienlijk bij aan het efficiënter maken van het werk in de support en het waarborgen van een hoog niveau in de klantenservice. Met de mogelijkheid om alle informatie over een ticket centraal op te slaan en te beheren, biedt het OTOBO ticketsysteem een uitgebreide oplossing voor de uitdagingen in de moderne servicedesk.

Sjabloonbeheer in OTOBO

De kern van elk efficiënt klantenservicesysteem ligt in de mogelijkheid om snel en consistent te communiceren. Het OTOBO ticketsysteem biedt hiervoor een krachtige functie: sjablonen. Deze maken het mogelijk om de servicekwaliteit aanzienlijk te verbeteren door middel van gestandaardiseerde communicatiepatronen. OTOBO Sjablonen

Versnelling van communicatie door sjablonen

Sjablonen zijn essentieel om snel en efficiënt te reageren op veelgestelde klantvragen. Met vooraf gedefinieerde tekstblokken die algemene vragen behandelen, kunnen service medewerkers tijd besparen en tegelijkertijd een consistente kwaliteit in de communicatie waarborgen. Het aanpassen van deze sjablonen aan specifieke ticketsituaties met behulp van variabele inhoud zorgt ervoor dat de communicatie zowel gepersonaliseerd als snel is.

Flexibiliteit en Consistentie

Door het gebruik van sjablonen binnen het OTOBO ticketsysteem kan een servicedesk zijn flexibiliteit en consistentie in externe en interne communicatie vergroten. Terwijl de sjablonen zorgen voor een uniforme tonaliteit en informatieoverdracht, maken de geïntegreerde variabelen het mogelijk om individuele ticketinformatie zoals klantnamen of specifieke case-ID's automatisch in te voegen. Dit proces zorgt ervoor dat ondanks de standaardisatie, een persoonlijke touch niet verloren gaat.

Beheer en aanpassing van sjablonen

Het beheer en de aanpassing van de sjablonen vindt plaats in de module "Templates". Hier kunnen nieuwe sjablonen worden aangemaakt, bestaande worden bewerkt of verwijderd. De mogelijkheid om ook bijlagen in sjablonen te integreren, vergroot het toepassingsgebied aanzienlijk; bijvoorbeeld, regelmatig benodigde formulieren of richtlijnen kunnen zo direct worden meegestuurd.

Door het strategische gebruik van sjablonen in het OTOBO ticketsysteem kan niet alleen de efficiëntie worden verhoogd, maar het draagt ook bij aan een professionele en coherente communicatie. De flexibiliteit die wordt mogelijk gemaakt door individueel aanpasbare sjablonen, maakt het tot een krachtig hulpmiddel bij het optimaliseren van serviceprocessen, wat uiteindelijk leidt tot hogere klanttevredenheid.