OTOBO en Znuny Ticket Overzicht - Prioriteiten - Wachtrijen

Een ticket in een OTOBO-ticketsysteem speelt een vergelijkbare rol als een medisch rapport voor een ziekenhuispatiënt. Het dient als centraal verzamelstuk voor alle noodzakelijke informatie en communicatie in het kader van een aanvraag of een probleem. Van de eerste aanvraag van een klant, vergelijkbaar met de eerste bezoek van een patiënt in het ziekenhuis, tot de oplossing, volgt een ticket het gehele proces en verzamelt relevante gegevens zoals communicatiegeschiedenis, betrokken medewerkers en tijdsbesteding. Dit stelt de servicemedewerkers in staat om efficiënt te reageren op klantaanvragen en een overtuigende klantenservice aan te bieden.

Ticket-zoom-weergave - Een centrale weergave voor alle ticketinformatie [1]

OTOBO Prioriteiten

Met individueel definieerbare Prioriteiten, die visueel worden benadrukt met vijf verkeerslichtkleuren, kunnen tickets worden georganiseerd op basis van urgentie. Een dergelijke differentiatie ondersteunt serviceteams bij het sorteren van taken op basis van belangrijkheid en het waarborgen van een adequate reactietijd.

OTOBO Prioriteiten

OTOBO Wachtrijen

Met wachtrijen biedt OTOBO een gestructureerde mogelijkheid om tickets toe te wijzen aan verschillende teams of verwerkingcategorieën. Deze structurering vergemakkelijkt de organisatie van de werkstroom en zorgt voor een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden. OTOBO Wachtrijen

Automatische Ticket Classificatie met AI

OTOBO ATC (Automatic Ticket Classification) is een module die is gebaseerd op kunstmatige intelligentie en de automatische classificatie van tickets mogelijk maakt. Door de analyse van ticketteksten en -attributen kan ATC tickets automatisch indelen in vooraf gedefinieerde categorieën en doorsturen naar de desbetreffende teams. OTOBO ATC

OTOBO Integratie van Diensten en SLA's

OTOBO maakt het mogelijk om tickets te categoriseren op basis van diensten, waardoor een gerichte toewijzing aan overeenkomstige serviceniveaus mogelijk is. De definitie en beheer van diensten ondersteunt de naleving van serviceniveau-overeenkomsten (SLA's) en waarborgt een transparante en efficiënte verwerking van klantaanvragen.

OTOBO Diensten

OTOBO Gebruik van SMS-Sjablonen

De mogelijkheid om SMS-sjablonen te maken en te gebruiken, breidt de communicatiemogelijkheden binnen het OTOBO-ticketsysteem uit. Door de integratie van een SMS-cloudservice kunnen serviceteams snel en eenvoudig met klanten communiceren, wat vooral in tijdgevoelige situaties een meerwaarde biedt.

OTOBO SMS-Sjablonen

OTOBO Flexibele Statusbeheer

De flexibele beheer van ticketstatussen biedt een overzichtelijke weergave van de werklast en de verwerkingstoestand. Door de definitie van eigen Statussen kan de servicedesk de workflow afdelingspecifiek aanpassen en een transparante verwerking waarborgen.

Deze verbeteringen in het kader van het beheer van tickets in OTOBO dragen in belangrijke mate bij aan het efficiënter maken van de werkzaamheden in de ondersteuning en het waarborgen van een hoog niveau in de klantenservice. Met de mogelijkheid om alle informatie over een ticket centraal op te slaan en te beheren, biedt het OTOBO-ticketsysteem een uitgebreide oplossing voor de uitdagingen in de moderne servicedesk.

Sjabloonbeheer in OTOBO

In het hart van elk efficiënt klantenservice-systeem ligt de mogelijkheid om snel en consistent te communiceren. Het OTOBO-ticketsysteem biedt hiervoor een krachtige functie: Sjablonen. Deze maken het mogelijk om de servicekwaliteit te verbeteren door middel van gestandaardiseerde communicatiepatronen. OTOBO Sjablonen

Versnelling van de Communicatie door Sjablonen

Sjablonen zijn essentieel om snel en efficiënt te reageren op veelgestelde klantaanvragen. Met vooraf gedefinieerde tekstblokken die algemene aanvragen dekken, kunnen servicemedewerkers tijd besparen en tegelijkertijd een consistente kwaliteit in de Communicatie waarborgen. De aanpassing van deze sjablonen aan specifieke ticketscenario's middels variabele inhoud zorgt ervoor dat de Communicatie zowel gepersonaliseerd als snel is.

Flexibiliteit en Consistentie

Door het gebruik van Sjablonen binnen het OTOBO-ticketsysteem kan een servicedesk zijn flexibiliteit en consistentie in de externe en interne communicatie verhogen. Terwijl de Sjablonen zorgen voor een uniforme toon en informatieverstrekking, maken de geïntegreerde variabelen het mogelijk om individuele ticketinformatie zoals klantnamen of specifieke case-IDs automatisch in te voegen. Dit proces waarborgt dat ondanks de standaardisatie een persoonlijke noot niet verloren gaat.

Beheer en Aanpassing van Sjablonen

Het beheer en de aanpassing van de Sjablonen vinden plaats in het module "Sjablonen". Hier kunnen nieuwe Sjablonen worden gemaakt, bestaande worden bewerkt of verwijderd. De mogelijkheid om ook bijlagen in Sjablonen te integreren, breidt het toepassingsgebied aanzienlijk uit, bijvoorbeeld kunnen zo regelmatig benodigde formulieren of richtlijnen direct worden meegestuurd.

Door het strategische gebruik van Sjablonen in het OTOBO-ticketsysteem kan niet alleen de efficiëntie worden verhoogd, maar draagt het ook bij aan een professionele en coherente Communicatie. De flexibiliteit die wordt geboden door individueel vormgegeven Sjablonen, maakt het tot een krachtig instrument in de optimalisatie van serviceprocessen, wat uiteindelijk leidt tot een hogere klanttevredenheid.