Best Practices & Governance

Om op lange termijn een betrouwbare en betekenisvolle CMDB te onderhouden, zijn duidelijke standaarden, rollen en processen essentieel.

---

1. Zorg voor datakwaliteit

• Datastandaardisatie

  • Consistente veldnamen en waardelijsten (bijv. dropdowns in plaats van vrije tekst)
  • Gebruik van validatieregels (RegEx, verplichte velden, datumbeperkingen)

• Geautomatiseerde controles

  • Scriptvelden voor plausibiliteitscontroles (bijv. IP-adres, datumbereiken)
  • Geplande rapporten via API of CSV-export voor het detecteren van uitschieters

• Regelmatige opschoning

  • Detectie van duplicaten en merge-processen
  • Archivering van verouderde CIs via VersionTrigger en filters

---

2. Rollen & Verantwoordelijkheden

Rol	Hoofdtaken
CMDB-Manager	Onderhoud CI-modellen, YAML-definities, DynamicFields, bewaken van datakwaliteit
Change-Coordinator	Coördinatie van wijzigingen, goedkeuringen in de change-workflow, afstemming met stakeholders
Asset-Owner	Functionele verantwoordelijkheid voor specifieke CI-categorieën (bijv. netwerk, software, locaties)
Auditor	Auditcontroles, verificatie van versiegeschiedenis en compliance-rapporten

Tip: Definieer duidelijke SLA's voor gegevensonderhoud en wijzigingsgoedkeuringen om vertragingen te voorkomen.

---

3. Review- en Goedkeuringsprocessen

1. Tweefasige reviews

   • Technische review: CMDB-Manager controleert structuur en consistentie
   • Functionele review: Asset-Owner bevestigt inhoudelijke juistheid

2. Change-templates & Checklists

   • Gestandaardiseerde YAML-sjablonen voor CI-wijzigingen
   • Checklist voor elk nieuw veld (naamgeving, tooltip, verplicht, validatie)

3. Versiebeheer & Audit Trail

   • Gebruik van VersionTrigger: DefinitionUpdate voor elke structuurwijziging
   • Periodieke rapporten over alle CI-versies en veldwijzigingen

---

4. Community-bronnen & Verdere Ontwikkeling

• OTOBO Community Forum

  • Uitwisseling over best practices, YAML-snippets, plugins en modules
  • https://otobo.io/community

• Officiële Documentatie

  • YAML-schema, API-referentie, release notes
  • https://doc.otobo.io

• Plugin Bibliotheek & GitHub

  • Gedeelde CI-definities, discovery-scripts, automatiseringstools
  • https://github.com/OTRS/otobo

• Workshops & Webinars

  • Regelmatige trainingen over CMDB-modellering, API-integratie en governance

---

Conclusie

Succesvolle CMDB-governance is gebaseerd op:

1. Hoge datakwaliteit door standaardisatie en automatisering
2. Duidelijke rollen met gedefinieerde verantwoordelijkheden
3. Strikte reviewprocessen en een compleet audit trail
4. Actieve uitwisseling in de community voor continue verbetering

Met deze best practices zorgt u ervoor dat uw OTOBO CMDB op lange termijn functioneert als een betrouwbare "Single Source of Truth".