Best Practices & Governance

Om op lange termijn een betrouwbare en informatieve CMDB te exploiteren, zijn duidelijke standaarden, rollen en processen onmisbaar.

---

1. Gegevenskwaliteit waarborgen

• Gegevensstandaardisatie

  • Eenduidige veldnamen en waardelijsten (bijv. dropdowns in plaats van vrije tekst)
  • Gebruik van validatieregels (RegEx, verplichte velden, datumbeperkingen)

• Geautomatiseerde controles

  • Scriptvelden voor plausibiliteitscontrole (bijv. IP-adres, datumgebieden)
  • Geplande rapporten via API of CSV-export voor het detecteren van uitschieters

• Regelmatige reiniging

  • Dubbele detectie en samenvoegingsprocessen
  • Archivering van verouderde CIs via VersionTrigger en filters

---

2. Rollen & Verantwoordelijkheden

Rol	Hoofdtaken
CMDB-Manager	Onderhoudt CI-modellen, YAML-definities, DynamicFields, gegevenskwaliteit bewaakt
Change-Coordinator	Coördineert wijzigingen, vrijgaven in de change-workflow, overleg met stakeholders
Asset-Owner	Functionele verantwoordelijkheid voor bepaalde CI-categorieën (bijv. netwerk, software, locaties)
Auditor	Audit-controles, verificatie van versiegeschiedenis en compliance-rapporten

Tip: Definieer duidelijke SLA's voor gegevensonderhoud en wijzigingsvrijgaven om vertragingen te voorkomen.

---

3. Review- en vrijgabeprocessen

1. Tweestapsreviews

   • Technische review: CMDB-Manager controleert structuur en consistentie
   • Functionele review: Asset-Owner bevestigt inhoudelijke correctheid

2. Change-templates & controlelijsten

   • Gesteandardiseerde YAML-sjablonen voor CI-wijzigingen
   • Controlelijst voor elk nieuw veld (naam, tooltip, verplicht, validatie)

3. Versiebeheer & audittrail

   • Gebruik van VersionTrigger: DefinitionUpdate voor elke structuurwijziging
   • Periodieke rapporten over alle CI-versies en veldwijzigingen

---

4. Communitybronnen & verdere ontwikkeling

• OTOBO-communityforum

  • Uitwisseling van best practices, YAML-snippets, plugins en modules
  • https://otobo.io/community

• Officiële documentatie

  • YAML-schema, API-referentie, release-notities
  • https://doc.otobo.io

• Pluginbibliotheek & GitHub

  • Gedeelde CI-definities, discovery-scripts, automatiseringsgereedschap
  • https://github.com/OTRS/otobo

• Workshops & webinars

  • Reguliere trainingen over CMDB-modellering, API-integratie en governance

---

Conclusie

Een succesvolle CMDB-governance berust op:

1. Hoge gegevenskwaliteit door standaardisatie en automatisatie
2. Duidelijke rollen met gedefinieerde verantwoordelijkheden
3. Stringente reviewprocessen en een lückenloze audittrail
4. Actieve uitwisseling in de community voor continue verbetering

Met deze best practices waarborgt u dat uw OTOBO-CMDB op lange termijn fungeert als een betrouwbare "Single Source of Truth".