OTOBO BI en rapportage: statistieken en evaluaties met Power BI en Excel

In de OTOBO-helpdesk kunt u uitgebreide statistieken en rapporten maken om waardevolle inzichten in uw ondersteuningsprocessen te krijgen. Met OTOBO BI (Business Intelligence) en tools zoals Power BI of Excel kunt u uw gegevens diepgaand analyseren en uw rapportage-vereisten invullen. De gegevens kunnen eenvoudig als CSV worden geëxporteerd en voor verdere evaluaties in Power BI worden gebruikt, om zo waardevolle inzichten te verkrijgen voor het management en de optimalisatie van uw helpdesk.

Statistiekenmachtigingen instellen in OTOBO

Om statistieken in OTOBO te kunnen maken, hebt u de stats-machtigingen nodig. Deze kunnen in het beheergebied onder de agententile worden aangepast. Door de gerichte verlening van deze machtigingen kunnen beheerders ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige gegevens en deze kunnen bewerken.

Zie het gedeelte "Verschil tussen ro en rw statistiekenmachtigingen" verderop voor meer details.

Statistiekenbeheer in het OTOBO-portaal

In het menu-item Statistiekenbeheer van het OTOBO-portaal krijgt u een overzicht van alle reeds gemaakte statistieken. Hier kunt u zowel bestaande statistieken inzien en analyseren als nieuwe statistieken maken naar uw behoeften.

Functies van statistiekenbeheer

• Overzicht van alle statistieken: Centraal beheer van statistieken met eenvoudige navigatie naar de gewenste gegevens.
• Nieuwe statistieken maken: Via "Statistieken toevoegen" kunt u nieuwe statistieken maken en aanpassen.
• Bestaande statistieken weergeven: Klik op een statistieknnummer om gedetailleerde informatie en analyses weer te geven.
• Statistieken importeren: Importeren van statistieken uit andere OTOBO-instanties via de importfunctie.

Een nieuwe statistiek maken in OTOBO

In het menu-item Statistiekenbeheer kunt u een nieuwe statistiek maken. Het maken van een statistiek omvat de keuze van het statistieken-type en de gedetailleerde configuratie van de vereiste parameters in het formulier.

Statistieken-types

• Dynamische matrix: Weergave van gegevens in een celgebaseerd formaat.
• Dynamische lijst: Lijstgebaseerde weergave met verschillende attributen.
• Statisch: Vaste, niet-configurabele statistieken voor vooraf gedefinieerde gegevensanalyses.

Statistiek evalueren en CSV-bestanden gebruiken

Nadat u een statistiek hebt gemaakt, wordt deze in de statistiekenlijst weergegeven. U kunt de statistiek uitvoeren en in het gewenste formaat exporteren.

De geëxporteerde gegevens kunnen als CSV-bestand worden gedownload, wat u een breed scala aan mogelijkheden biedt voor verdere analyse.

OTOBO-statistieken met business intelligence – Power BI en Excel

Gegevensexport uit OTOBO

Nadat u een statistiek in OTOBO hebt gemaakt en als CSV-bestand hebt geëxporteerd, kunt u de gegevens in business intelligence-tools zoals Microsoft Power BI of Excel importeren. Dit biedt diepgaande analyses, visualisaties en rapportage.

OTOBO-statistieken importeren in Excel

1. CSV-bestand openen: Open Excel en selecteer "Gegevens" > "Van tekst/CSV". Selecteer het gedownloade OTOBO-CSV-bestand.
2. Gegevens analyseren: Gebruik Excel-functies zoals pivot-tabellen, diagrammen en filters om de gegevens te analyseren en rapporten te maken.
3. Rapporten automatiseren: Gebruik macro's of Excel-formules om automatische evaluaties van uw statistieken te genereren.

OTOBO-statistieken importeren in Power BI

1. Power BI openen: Start Power BI Desktop en selecteer "Gegevens ophalen" > "Tekst/CSV". Selecteer het geëxporteerde CSV-bestand.
2. Gegevens voorbereiden: Gebruik Power BI om de gegevens te reinigen en te transformeren, bijvoorbeeld door onnodige kolommen te verwijderen of attributen te hernoemen.
3. Visualisatie maken: Maak interactieve dashboards en rapporten door de verschillende visualisatiehulpmiddelen in Power BI te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld diagrammen maken voor de ticketverdeling, de gemiddelde verwerkingstijd of de klanttevredenheid.
4. Automatische update: Verbind Power BI met uw OTOBO-instantie om regelmatige updates van uw statistieken in real-time mogelijk te maken.

Voordelen van OTOBO business intelligence met Power BI en Excel

• Diepgaande analyses: Met OTOBO BI en Power BI identificeert u knelpunten en trends in de ticketworkflow, om serviceprocessen te optimaliseren.
• Geautomatiseerde rapportage: Door de integratie in Power BI of Excel maakt u regelmatige rapporten en laat u deze automatisch updaten.
• Interactieve dashboards: Gebruik Power BI om interactieve dashboards te maken die real-time inzicht bieden in de prestaties van uw helpdesk.

OTOBO-statistieken weergeven in het dashboard

U kunt de statistieken ook in het dashboard als widget weergeven. Hiervoor moet u de statistiekeninstellingen openen en de optie "Als dashboard-widget weergeven" activeren.

OTOBO-rapport maken – Geautomatiseerde evaluatie

Via het statistieken-navigatiemenu kunt u een nieuw rapport maken en statistieken toevoegen aan het rapport. Dit rapport wordt op regelmatige tijdstippen per e-mail verstuurd, zodat u altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen.

Samenvatting

Met de statistieken- en rapportagetools in OTOBO kunt u waardevolle inzichten in uw ondersteuningsprocessen krijgen. Door de export van statistieken als CSV-bestanden en het gebruik van business intelligence-tools zoals Power BI en Excel hebt u de mogelijkheid om uw gegevens uitgebreid te analyseren en betekenisvolle rapporten te maken. Gebruik deze functionaliteiten om de efficiëntie en kwaliteit van uw klantenservice te verbeteren.

Hebt u vragen over OTOBO-statistieken of de integratie in Power BI? Neem contact met ons op voor meer informatie!