description: 'Breid uw tickets in OTOBO uit met dynamische velden voor gepersonaliseerde klantcommunicatie en verbeterde data-analyse.'

OTOBO / Znuny Dynamische Velden - Ticketformulieren aanpassen

In de huidige tijd is flexibiliteit in klantcommunicatie essentieel. OTOBO, als geavanceerd ticketsysteem en helpdesksoftware, biedt oplossingen om aan individuele en specifieke eisen van organisaties voor hun ticketbeheer te voldoen. Een sleutelelement van deze flexibiliteit is de integratie van zogenaamde dynamische velden.

Beheer en Aanpassing

Het beheer van dynamische velden gebeurt via de module Dynamische Velden in de groep Processen & Automatisering. Al in de basisinstallatie bevat OTOBO twee dynamische velden vooraf gedefinieerd.

Zo voegt u een nieuw Dynamisch Veld toe

1. Kies eerst het objecttype en het dynamische veldtype in het dropdown-menu van de linker actiebalk.
2. Vul de vereiste informatie in de opgegeven velden in.
3. Bevestig met een klik op Opslaan.

Bestaande dynamische velden bewerken

1. Selecteer het dynamische veld dat u wilt wijzigen uit de lijst.
2. Breng de gewenste aanpassingen aan.
3. Kies Opslaan of Opslaan en afsluiten.

Een dynamisch veld verwijderen

1. Klik op het prullenbak-icoon naast het veld dat u wilt verwijderen.
2. Bevestig uw keuze door op Bevestigen te klikken.

TIP

Gebruik de filterfunctie om snel een specifiek dynamisch veld te vinden.

Configuratie van instellingen voor Dynamische Velden

Er zijn verschillende instellingen beschikbaar, die per veldtype kunnen verschillen. Belangrijke algemene instellingen omvatten:

• Naam: Een unieke identificatie van het veld, bestaande uit alfanumerieke tekens.
• Label: De weergavenaam van het veld op de actieve schermen.
• Veldvolgorde: Bepaalt de weergavevolgorde van het veld.
• Geldigheid: Definieert het actieve gebruik van het veld in het systeem.
• Veldtype: Het type van het dynamische veld, ingesteld bij het aanmaken en alleen-lezen.

Het is mogelijk om vertalingen voor de labels van de dynamische velden handmatig toe te voegen aan de taalvertalingsbestanden, wat aanpassing aan verschillende taalomgevingen mogelijk maakt.

Specifieke Instellingen

Elk dynamisch veldtype heeft zijn eigen instellingsopties. De configuratie van deze instellingen maakt een precieze aanpassing van het gedrag en de weergave van het dynamische veld mogelijk.

Checkbox-type

Voor dynamische velden van het type Checkbox bepaalt de Standaardwaarde of de checkbox standaard ingeschakeld (Geselecteerd) of uitgeschakeld (Niet geselecteerd) is.

Contact met Gegevens

Dit speciale type dynamische velden staat toe om contacten met meer gedetailleerde informatie aan tickets toe te voegen. Hierbij zijn het Naamveld en Geldigheidsveld altijd vereist. Extra velden kunnen worden gedefinieerd door middel van sleutel-waarde-paren om specifieke data-attributen voor contacten vast te leggen.

Belangrijke Sleutel-Waarde-paren

• Naamveld en Geldigheidsveld zijn twee verplichte attributen die voor elk Contact met Gegevens veld gespecificeerd moeten worden.
• Velden Toevoegen maakt het mogelijk om extra data-attributen te specificeren door middel van sleutel-waarde-paren.
• Verplichte Velden en Gesorteerde Velden bepalen welke velden verplicht zijn en in welke volgorde ze worden weergegeven.
• Zoekbare Velden definiëren welke velden in zoekopdrachten worden meegenomen.
• Vertalbare Waarden geeft aan of de waarden vertaald moeten worden naar de taal van de gebruiker.

Contactgegevens bewerken

Nieuw contact toevoegen

Om een nieuw contact met gegevens aan een ticket toe te voegen, selecteert u eerst het betreffende dynamische veld uit de dropdown-lijst in de actie-widget. Met slechts enkele klikken kunt u vervolgens een contact met alle relevante informatie aanmaken:

1. Selecteer het benodigde dynamische veld voor het contact.
2. Klik op de knop "Contact met gegevens toevoegen".
3. Voer alle vereiste informatie in de velden in.
4. Bevestig met "Opslaan".

Contact bewerken

Voor het bewerken van bestaande contactgegevens selecteert u eenvoudig het gewenste contact uit de lijst en brengt u de aanpassingen aan:

1. Selecteer het te bewerken contact.
2. Pas de informatie naar behoefte aan.
3. Sla de wijzigingen op.

Dynamische Velden van het type Datum

Het opslaan van een datum als waarde biedt een extra laag van ticketdifferentiatie in OTOBO. Deze velden maken het mogelijk om afspraken voor gebeurtenissen, deadlines of andere tijdsgebonden informatie binnen een ticket vast te leggen.

Specifieke instellingsmogelijkheden voor het type Datum:

• Standaard Datumverschil: Hiermee kan de standaardwaarde van het veld worden gedefinieerd ten opzichte van de huidige tijd (Nu) in seconden.
• Gedefinieerde Tijdsperioden: Bepaling van een periode in jaren waaruit datumwaarden in het veld selecteerbaar zijn, om de gebruikersbegeleiding te vergemakkelijken.

Dynamische Velden van het type Datum/Tijd

Deze velden combineren datum en tijd voor een nauwkeurige tijdsindicatie en delen de instellingen met de datumvelden.

Dynamische Velden van het type Dropdown en Meerkeuze

De dynamische velden van het type Dropdown en Meerkeuze maken het mogelijk om waarden uit vooraf gedefinieerde lijsten te selecteren. Ze bieden de volgende configuratiemogelijkheden:

• Mogelijke Waarden: Bepaalt de selectiemogelijkheden door middel van sleutel-waarde-paren.
• Standaardwaarde: Stelt een waarde vooraf in als geselecteerd.
• Lege Waarde Toevoegen: Integreert een lege selectiemogelijkheid in de lijst.
• Boomweergave: Lijst waarden gestructureerd op.
• Vertalbare Waarden: Maakt de vertaling van de waarden mogelijk op basis van de gebruikers taal.

De instellingen en functionaliteiten van de velden van het type Dropdown en Meerkeuze zijn vergelijkbaar en ondersteunen de multifunctionele dataverzameling in tickets.

Dynamische Velden van het type Tekst

Het dynamische tekstveld dient voor het vastleggen van een tekenreeks en is een fundamenteel hulpmiddel voor vrije tekstinvoer in tickets.

In totaal tonen deze dynamische veldtypen de veelzijdigheid en aanpasbaarheid van OTOBO, waarmee organisaties hun ticketsysteem naadloos kunnen aanpassen aan hun individuele operationele eisen en workflows. De uitgebreide instellingsopties voor elk veld maken een precieze en gerichte dataverzameling en -verwerking mogelijk, wat aanzienlijk bijdraagt aan de effectiviteit en efficiëntie bij klantcommunicatie en ticketverwerking. In de moderne helpdesksoftware en het ticketsysteem OTOBO maken dynamische velden een uitgebreide personalisatie en efficiëntieverbetering mogelijk bij de afhandeling van klantprocessen. Met name de dynamische velden van het type Tekst en Tekstgebied bieden een flexibele oplossing voor het vastleggen en verwerken van specifieke klantinformatie.

Dynamische Velden van het type Tekstgebied

Het dynamische tekstgebiedveld, voor meerregelige tekstinvoer, omvat bovendien:

• Aantal Regels: Bepaalt de hoogte van het invoerveld.
• Aantal Kolommen: Bepaalt de breedte van het invoerveld.

Dynamische Velden van het type Database en Web Service

OTOBO integreert ook dynamische velden die direct uit databases en web services kunnen worden gevuld, waarbij deze velden standaard in versie 10 zijn opgenomen en verdere documentatie nog in voorbereiding is.

Dynamische Velden op Schermen Weergeven

Om dynamische velden efficiënt in de dagelijkse praktijk te gebruiken, kunnen ze op verschillende schermen binnen OTOBO worden weergegeven en verplicht gesteld worden:

1. Activeer het veld door de Geldigheid op "geldig" te zetten.
2. Ga in het Admin-gedeelte naar Systeemconfiguratie.
3. Kies het gewenste scherm (Frontend → Agent → Weergave).
4. Bewerk de betreffende instelling ###DynamicField en voeg het gewenste veld toe.
5. Definieer of het veld geactiveerd of als vereist moet worden beschouwd.

Standaardwaarden Instellen

Een gekoppeld ticket-gebeurtenis kan worden gebruikt om automatisch waarden voor dynamische velden in te stellen:

1. Open de Systeemconfiguratie.
2. Navigeer naar Core → Event → Ticket.
3. Activeer de instelling Ticket::EventModulePost###9600-TicketDynamicFieldDefault voor de gewenste gebeurtenis.

Door deze flexibele configuratie- en toepassingsmogelijkheden van dynamische velden kan OTOBO precies worden aangepast aan de individuele behoeften van een organisatie, wat leidt tot een verhoogde efficiëntie en een verbeterde klanttevredenheid. De integratie van dynamische velden in OTOBO, de toonaangevende helpdesksoftware en ticketsysteem, maakt niet alleen de aanpassing van ticket-gebeurtenissen en persoonlijke gebruikersinstellingen mogelijk, maar ook de precieze aanpassing van de software aan specifieke bedrijfsbehoeften.

Activeren van de Ticket-Event-Module

De Ticket-Event-module maakt het mogelijk om bij specifieke gebeurtenissen, zoals het aanmaken van een ticket, automatisch waarden voor dynamische velden in te stellen.

Bijvoorbeeld, een standaardwaarde voor een veld kan binnen het kader van de TicketCreate-gebeurtenis als volgt worden ingesteld:

1. Toegang tot de Systeemconfiguratie van de admin-interface.
2. Navigatie naar Core → Ticket → DynamicFieldDefault.
3. Activering van de gewenste instelling, bijvoorbeeld Ticket::TicketDynamicFieldDefault###Element1.
4. Opslaan van de wijzigingen.

Als er meer dan 16 velden nodig zijn, is een aangepaste XML-bestand voor uitgebreide configuraties vereist.

Standaardwaarden via Gebruikersinstellingen

Gebruikers kunnen individuele standaardwaarden voor dynamische velden instellen in hun persoonlijke instellingen, wat een extra laag van personalisatie mogelijk maakt.

De module Systeemconfiguratie biedt de mogelijkheid om aangepaste voorkeuren te activeren, zodat gebruikers via hun persoonlijke instellingenpagina standaardwaarden voor dynamische velden kunnen definiëren. Dit bevordert een geïndividualiseerde gebruikerservaring en verbetert de efficiëntie van ticketverwerking.

Geavanceerde Aanpassingsmogelijkheden

Voor geavanceerde aanpassingen, met name wanneer meer dan één dynamisch veld voor gebruikersvoorkeuren nodig is, is het aanmaken van een aangepast XML-configuratiebestand noodzakelijk. Elke instelling binnen dit bestand moet een unieke naam hebben om conflicten binnen het systeem te voorkomen.

Deze geavanceerde opties duiden op de flexibiliteit en de brede aanpasbaarheid van OTOBO, waarmee bedrijven van elke omvang worden ondersteund om hun klantenservicebeheer te optimaliseren. Door de slimme toepassing van dynamische velden in combinatie met de ticket-event-modules en individuele gebruikersinstellingen kan OTOBO precies worden aangepast aan de specifieke behoeften en processen van elk bedrijf.

Meer Informatie

Er zijn enkele plugins die nieuwe dynamische veldtypen toevoegen. Bovendien zijn er ook enkele plugins die het aanmaken van een nieuw dynamisch veld mogelijk overbodig maken. Deze plugins zijn echter geen onderdeel van de standaardinstallatie van OTOBO en moeten apart worden geïnstalleerd. OTOBO Plugins - Pakketbeheerder