OTOBO Ticketsystem Demo – Het Helpdesk-systeem live testen

Inleiding: Wat is OTOBO en waar wordt het voor gebruikt?

OTOBO is een krachtig en flexibel open-source ticketsysteem voor bedrijven. Als helpdesksoftware ondersteunt het supportteams bij het efficiënt beheren van klantverzoeken en interne taken. Alle inkomende tickets (verzoeken) worden centraal geregistreerd, geprioriteerd en kunnen door servicemedewerkers worden verwerkt. Op deze manier behouden bedrijven altijd een overzicht van supportgevallen en verbeteren ze hun servicekwaliteit.

Om OTOBO te leren kennen, is de OTOBO Demo een goede optie. Het is een vooraf geconfigureerde testomgeving waarin u het ticketsysteem zonder verplichtingen kunt uitproberen. Via de officiële online-demos – zowel voor de agenteninterface als voor het klantenportaal – krijgt u een directe kijk op OTOBO, zonder dat u het hoeft te installeren op uw eigen server. In het volgende worden de belangrijkste functies van de OTOBO Demo gepresenteerd, worden de voordelen en beperkingen besproken en worden de volgende stappen naar productief gebruik uitgelegd.

Belangrijke functies van de OTOBO Demo

De OTOBO Demo biedt u de mogelijkheid om de kernfuncties van het ticketsysteem interactief te verkennen. U kunt zowel de agenteninterface (voor supportmedewerkers) als het klantenportaal vanuit het oogpunt van een klant testen. Enkele van de belangrijkste functies die u in de demo kunt ervaren, zijn:

• Overzichtelijk agentendashboard: Als agent ziet u in één oogopslag alle belangrijke informatie. U kunt nieuwe tickets maken, bestaande tickets openen en hun status, prioriteit en toegewezen persoon bekijken. De demo laat zien hoe tickets in wachtrijen worden georganiseerd en hoe status (open, in behandeling, gesloten, etc.) de verwerkingstoestand aangeeft.
• Ticketaanmaak en -verwerking: Test hoe een ticket wordt aangemaakt – inclusief opgave van titel, beschrijving, prioriteit en toewijzing aan een passende wachtrij (queue). In de demo kunnen agenten tickets verwerken, notities toevoegen, de status wijzigen en met klanten communiceren via het ticket. Zo krijgt u een gevoel voor hoe de dagelijkse verwerking van supportverzoeken in OTOBO verloopt.
• Klantenportaal uitproberen: Via de klantendemo kunt u vanuit het oogpunt van een klant een nieuw ticket indienen. U ziet het webformulier voor het maken van een verzoek, waarin klanten hun verzoek kunnen beschrijven en bijvoorbeeld bestanden kunnen toevoegen. Vervolgens kunt u de verwerkingstoestand van het ticket in het portaal volgen. Zo ervaart u hoe uw klanten later met het systeem zullen interageren.
• Automatiseringen en notificaties: OTOBO biedt uitgebreide automatiseringsfuncties. In de demoomgeving kunt u bijvoorbeeld automatische e-mailnotificaties bij nieuwe of bijgewerkte tickets observeren. Ook kunnen escalatietijden en service-level agreements (SLA's) aan tickets zichtbaar zijn, die laten zien hoe OTOBO deadlines bewaakt en escalaties afhandelt.
• Rapportage- en statistiekmodule: Een ander aspect dat u in de OTOBO Demo kunt bekijken, is het statistiekmodule. Hier zijn vaak vooraf geconfigureerde rapporten beschikbaar waarmee u analyses van tickets kunt uitvoeren (bijv. aantal tickets per maand, gemiddelde oplossingstijd, etc.). Zo krijgt u een indruk van de analysemogelijkheden die OTOBO biedt voor het monitoren van uw supportprestaties.

Voordelen van het testen met de OTOBO Demo

Het gebruik van de OTOBO Ticketsystem Demo biedt u verschillende voordelen, vooral als u de helpdesksoftware eerst onverbindelijk wilt testen:

• Geen installatie nodig: U kunt OTOBO direct in uw browser uitproberen, zonder het te hoeven installeren op uw eigen server. Dat bespaart tijd en hardwarebronnen.
• Kostenloos en onverbindelijk: De officiële demo is gratis beschikbaar. U gaat geen verplichtingen aan en kunt uzelf in alle rust een indruk verschaffen of het ticketsysteem aan uw eisen voldoet.
• Echt-tijd-ervaring: Door de live-omgeving van de demo ervaart u OTOBO in een realistische omgeving. Alle functies reageren zoals ze dat ook in een echte installatie zouden doen. Dat geeft u een authentiek gevoel voor de software in dagelijks gebruik.
• Teamtest mogelijk: Aangezien de demo online beschikbaar is, kunnen ook collega's uit uw team parallel een kijkje nemen. Samen kunt u beoordelen hoe intuïtief de gebruikersinterface is en welke functies bijzonder nuttig zijn.
• Actuele versie leren kennen: De demo wordt doorgaans met de nieuwste OTOBO-versie uitgevoerd. U kunt dus direct de meest recente functies en verbeteringen van de helpdesksoftware verkennen, zonder eerst een update te hoeven uitvoeren.

Beperkingen van de demoomgeving

Bij alle nuttigheid heeft de openbare demoomgeving ook bepaalde beperkingen waar u rekening mee moet houden:

• Gedeelde testomgeving: De officiële OTOBO Demo wordt door veel geïnteresseerden tegelijk gebruikt. Dat betekent dat de door u aangemaakte testtickets ook door anderen kunnen worden gezien. Voer dus geen vertrouwelijke gegevens in de demo in.
• Beperkte aanpassingen: In een demo kunt u meestal geen beheerdersinstellingen uitvoeren of eigen extensies installeren. U test het systeem met een vooraf geconfigureerde instelling. Specifieke aanpassingen die uw bedrijf nodig heeft (bijv. aanmaken van nieuwe velden, koppelen van e-mailpostvakken), kunnen in de demo alleen beperkt worden gesimuleerd.
• Regelmatige reset: Vaak wordt de demodatabase op regelmatige tijdstippen teruggezet. Daardoor starten alle gebruikers steeds opnieuw met een fris systeem. Uw aangemaakte testgegevens (tickets, gebruikers, etc.) zijn dan onder bepaalde omstandigheden na een reset gewist. De demo is dus niet geschikt voor langdurig gebruik, maar alleen voor kortstondig uitproberen.
• Prestaties en snelheid: Aangezien de demo op een gedeelde server draait, kan de prestatie variëren. In piekuren kunnen laadtijden iets hoger zijn dan in een eigen installatie op eigen hardware.
• Geen integratie in eigen systemen: U kunt de demo niet koppelen aan uw interne systemen (zoals e-mailserver of CRM). Functies zoals e-mailophaling of API-integraties kunnen dus alleen in een eigen installatie volledig worden getest.

Volgende stappen: Installatie en hosting van OTOBO

Als u door de demo een goed idee heeft gekregen en OTOBO productief wilt gebruiken, staan u twee wegen open: eigen installatie of professioneel hosting.

• OTOBO zelf installeren: Voor eigen gebruik biedt OTOBO uitgebreide bronnen. Bekijk onze installatiehandleiding om stap voor stap te leren hoe u het ticketsysteem op een server instelt. OTOBO ondersteunt gangbare platforms (bijv. Ubuntu/Debian Linux met Docker) en de documentatie helpt u bij het voorbereiden van systeemeisen, database-instellingen en configuratie. Met een eigen installatie behoudt u volledige controle over uw ticketsysteemgegevens en -instellingen.
• Professioneel OTOBO hosting gebruiken: Als alternatief kunt u OTOBO door experts laten hosten. Een OTOBO Hosting door een dienstverlener als Softoft betekent dat professionals zich bezighouden met de serverinfrastructuur, updates en beveiliging. U kunt zich volledig concentreren op uw kernactiviteiten, terwijl de helpdesksoftware betrouwbaar op de achtergrond draait. Deze optie is ideaal als u geen eigen serverbeheer wilt uitvoeren of snel en zonder technische moeilijkheden met OTOBO wilt starten.

In beide gevallen – of zelfinstallatie of hosting – profiteert u ervan dat OTOBO een open-source-systeem is. U heeft geen licentiekosten en kunt het systeem desgewenst flexibel aanpassen of uitbreiden. Na het testen in de demo weet u nu welke functies voor uw team het belangrijkst zijn, en kunt u de productieomgeving dienovereenkomstig configureren.

Conclusie

De OTOBO Ticketsystem Demo is de ideale manier om een krachtige helpdesksoftware live te testen. Zonder installatie en volledig kosteloos kunt u uzelf een eigen indruk verschaffen van OTOBO – van ticketverwerking tot klantenportaalfuncties en van automatiseringen tot rapportage. Hoewel de demoomgeving bepaalde beperkingen heeft, laat ze toch indrukwekkend zien hoe OTOBO uw supportprocessen kan verbeteren.

Gebruik de demo om openstaande vragen te beantwoorden en de gebruikersvriendelijkheid te testen. Als OTOBO overtuigt, staan alle wegen open: u kunt het systeem zelf installeren en beheren of een ervaren hostingpartner ermee belasten. Zo of zo krijgt u met OTOBO een krachtig instrument om klantverzoeken efficiënt te beheren en uw klantenservice naar een hoger niveau te tillen. Start vandaag nog met de OTOBO Demo en ervaar hoe eenvoudig helpdesksoftware testen kan zijn!