OTOBO / Znuny Sjabloonbeheer

Het effectief gebruik van sjablonen in een ticketsysteem zoals OTOBO speelt een cruciale rol bij het behoud van een professioneel imago en het verhogen van de efficiëntie in de klantcommunicatie. Door antwoorden te standaardiseren kunnen alle medewerkers ongeacht hun kennisniveau consistente en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening bieden. Hierbij ligt de focus op snelheid en efficiëntie, met name bij het omgaan met een groot aantal verzoeken in groeiende servicedesks.

OTOBO biedt met zijn flexibele sjabloonfunctie een uitstekende mogelijkheid om de communicatie met klanten te standaardiseren en voor te bereiden. Hieronder vindt u een handleiding voor het optimale gebruik en beheer van sjablonen in OTOBO, zodat u uw servicedesk efficiënt kunt inrichten.

Sjablonen beheren

Een standaardinstallatie van OTOBO bevat al een standaardsjabloon. Aanvullende sjablonen kunnen eenvoudig worden toegevoegd en beheerd. De toegang tot het beheerinterface vindt plaats via de module Sjablonen in de groep Ticketinstellingen.

Sjablonen toevoegen

Volg deze eenvoudige stappen om direct te beginnen met het gebruik van sjablonen:

1. Kies in het linker menu de optie Sjabloon toevoegen.
2. Vul alle vereiste velden in. Let hierbij vooral op de keuze van het juiste sjabloontype om de efficiëntie in de communicatie te maximaliseren.
3. Bevestig met Opslaan.

Sjablonen bewerken en verwijderen

Voor aanpassingen of het verwijderen van bestaande sjablonen, volg deze instructies:

• Voor het bewerken selecteert u het gewenste sjabloon uit de lijst, brengt de gewenste aanpassingen aan en slaat deze op.
• Om een sjabloon te verwijderen, gebruikt u het prullenbakpictogram naast het betreffende sjabloon en bevestigt u de verwijdering.

Bijlagen kunnen aan sjablonen worden toegevoegd, maar moeten eerst in het gedeelte bijlagen worden aangemaakt.

Filterfunctie voor sjablonen

Let op het gebruik van de filterfunctie om specifieke sjablonen snel te kunnen vinden. Dit is met name handig wanneer een groot aantal sjablonen deel uitmaakt van uw OTOBO-installatie.

Sjablooninstellingen

De instellingen bij het aanmaken of bewerken van sjablonen zijn bepalend voor hun effectieve gebruik. De volgende velden zijn hierbij van bijzonder belang:

• Type: Kies het type overeenkomstig het gebruik. Mogelijke typen zijn onder andere Antwoord, Aanmaken, E-mail, Doorsturen, Notitie, Telefoongesprek en Procesdialoog.
• Naam: Geef een duidelijke naam op, zodat het sjabloon gemakkelijk te identificeren is.
• Sjabloon: De daadwerkelijke tekst van uw antwoord of mededeling.
• Bijlagen: Voeg relevante bijlagen toe om uw communicatie te ondersteunen.
• Geldigheid: Zorg dat dit veld op geldig staat, zodat het sjabloon bruikbaar is.

Door het effectief beheren en gebruiken van sjablonen binnen OTOBO kunt u niet alleen de efficiëntie van uw servicedeskoperaties verhogen, maar tegelijkertijd ook een constante hoge kwaliteit van de klantenservice waarborgen.

Aanheffen beheren in OTOBO

Aanheffen zijn een essentieel onderdeel van de e-mailcommunicatie in OTOBO en kunnen eenvoudig worden geconfigureerd om een consistente klantbenadering te garanderen. De beheerinterface hiervoor vindt u in de module Aanheffen binnen de groep Ticketinstellingen.

Aanheffen toevoegen en bewerken

Volg deze stappen om een nieuwe aanhef aan te maken of een bestaande aan te passen:

1. Kies Aanhef toevoegen in de linkerbalk om een nieuwe aanhef in te stellen. Hierbij is het belangrijk om de juiste toon te kiezen voor de specifieke klantensituatie.
2. Vul de benodigde informatie in de vereiste velden in.
3. Bevestig de invoer door op de knop Opslaan te klikken.

:::important Niet-gebruikte aanheffen kunnen worden uitgeschakeld door de geldigheid in te stellen op ongeldig of tijdelijk ongeldig. Direct verwijderen uit het systeem is niet mogelijk. :::

Personalisatie van aanheffen met sjabloonvariabelen

Een van de sterke punten van OTOBO is de mogelijkheid om aanheffen te personaliseren met behulp van speciale variabelen. Deze variabelen, ook bekend als OTOBO-tags, worden automatisch vervangen door specifieke waarden bij het verzenden van een bericht, waardoor de communicatie persoonlijker en relevanter wordt.

Bijvoorbeeld kan de variabele <OTOBO_CURRENT_UserFirstname> <OTOBO_CURRENT_UserLastname> worden gebruikt om de naam van de huidige klant in de aanhef op te nemen, en zo een directe en persoonlijke benadering te garanderen.

Optimalisatie van e-mailcommunicatie

Een professioneel imago in e-mailcommunicatie wordt niet alleen bereikt door individuele aanheffen, maar ook door de synergetische toepassing van aanheffen, sjablonen en handtekeningen. Deze elementen zijn in OTOBO naadloos met elkaar verbonden, zodat u voor elke wachtrij een op maat gemaakte en gestandaardiseerde communicatievorm kunt creëren.

Het is belangrijk om regelmatig de geldigheid van uw aanheffen te controleren en ervoor te zorgen dat elke wachtrij die deze aanheffen gebruikt, geldige en actuele instellingen heeft. Dit ondersteunt niet alleen een professioneel imago naar buiten, maar verhoogt ook de tevredenheid en efficiëntie bij het omgaan met klantverzoeken.

Door zorgvuldige vormgeving van aanheffen en het gebruik van de veelzijdige mogelijkheden van OTOBO kunt u de kwaliteit van uw klantcommunicatie aanzienlijk verbeteren en een positieve klantbeleving waarborgen.

Handtekeningen beheren in OTOBO

De module Handtekeningen binnen de groep Ticketinstellingen biedt uitgebreide opties voor het beheren van uw handtekeningen. Een verse OTOBO-installatie bevat al een standaardhandtekening, die als basis kan dienen voor verdere aanpassingen.

Stappen voor het toevoegen en bewerken van handtekeningen

Volg deze eenvoudige stappen om een nieuwe handtekening aan te maken of een bestaande aan te passen:

1. Ga naar de optie Handtekening toevoegen in de linkerbalk en klik erop.
2. Vul de relevante informatie in de daarvoor bestemde velden in.
3. Bevestig uw invoer door op Opslaan te klikken.

:::hint Als u een handtekening wilt uitschakelen, kunt u deze niet direct verwijderen, maar alleen uitschakelen door de geldigheid in te stellen op ongeldig of tijdelijk ongeldig. :::

Personalisatie met aanhefvariabelen

Een uniek kenmerk van OTOBO zijn de aanhefvariabelen (OTOBO-tags), waarmee handtekeningen dynamisch en contextafhankelijk kunnen worden vormgegeven. Door deze variabelen te gebruiken, kunt u informatie zoals de naam van de servicedeskmedewerker of specifieke klantgegevens naadloos in de handtekening integreren.

Het gebruik van variabelen zoals <OTOBO_CUSTOMER_DATA_UserLastname> zorgt voor een hogere mate van personalisatie en draagt bij aan een meer klantgerichte communicatie.

Filterfunctie voor efficiënt beheer

OTOBO ondersteunt het gebruik van filtervelden om specifieke handtekeningen snel te vinden, vooral wanneer een groot aantal handtekeningen wordt beheerd. Door eenvoudig de naam van de handtekening in het filterveld in te voeren, kan het zoekproces aanzienlijk worden vereenvoudigd.

Opmerkingen over geldigheidscontrole

Het is raadzaam om regelmatig de geldigheid van uw handtekeningen te controleren, om er zeker van te zijn dat alle daarmee verbonden wachtrijen geldige en bijgewerkte handtekeninginstellingen gebruiken. Dit bevordert niet alleen een consistente communicatie, maar verhoogt ook de efficiëntie van de servicedesk.

De zorgvuldige configuratie van handtekeningen in OTOBO is een sleutel tot succesvolle klantcommunicatie. Door optimaal gebruik te maken van de beschikbare mogelijkheden, kunt u de professionaliteit van uw dienstverlening effectief onderstrepen en tegelijkertijd een aantrekkelijke en informatieve handtekening bieden die tegemoetkomt aan de wensen van uw klanten.

Bijlagenbeheer in OTOBO

De module Bijlagen binnen de groep Ticketinstellingen biedt uitgebreide functionaliteit om bijlagen voor uw klantenservice te optimaliseren. Hierdoor kunt u bijlagen centraal beheren en in uw sjablonen gebruiken, wat tijd bespaart en consistentie in de klantcommunicatie waarborgt.

Stappen voor het toevoegen en bewerken van bijlagen

Volg deze stappen om een nieuwe bijlage toe te voegen aan een OTOBO-installatie of een bestaande bijlage aan te passen:

1. Kies Bijlage toevoegen in de linkerbalk.
2. Vul de vereiste informatie in de daarvoor bestemde velden in. Dit omvat de bestandsnaam en het directe pad of het bestand zelf.
3. Sla de bijlage op door op Opslaan te klikken.

:::hint Bestaande bijlagen kunnen worden bewerkt door selectie en aanpassing van de details; verwijdering gebeurt via het prullenbakpictogram. :::

Beste praktijken voor bijlagenbeheer

• Naamgeving: Gebruik duidelijke en eenduidige namen voor uw bijlagen. Zo zorgt u ervoor dat de juiste documenten snel gevonden en gebruikt kunnen worden.
• Actualiteit: Houd uw bijlagen altijd actueel. Controleer regelmatig of de documenten nog up-to-date zijn en werk ze indien nodig bij.
• Filterfunctie: Gebruik de filterfunctie om specifieke bijlagen makkelijker te vinden, vooral wanneer uw bibliotheek met bijlagen groeit.

Gebruik van bijlagen in klantcommunicatie

Bijlagen kunnen waardevolle informatie voor uw klanten bevatten of noodzakelijke documenten voor de afronding van diensten en contracten omvatten. Door deze bijlagen in sjablonen te integreren, kunt u ze automatisch in de juiste communicatie opnemen, wat het proces vereenvoudigt en versnelt voor zowel uw medewerkers als uw klanten.

Conclusie

Het beheer van bijlagen in OTOBO biedt een aanzienlijke meerwaarde voor de organisatie en uitvoering van klantcommunicatie. Door efficiënt beheer en gebruik van deze bronnen kunnen bedrijven hun processen optimaliseren en een consistente, professionele communicatie waarborgen.

Sjablonen ↔ Bijlagen in OTOBO

OTOBO vereenvoudigt het koppelen van specifieke bijlagen aan verschillende sjablonen, waardoor gerichte en contextuele communicatie mogelijk wordt. Zo kan bijvoorbeeld een privacyverklaring snel aan alle relevante klantenservice-sjablonen worden toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat alle klantverzoeken in overeenstemming met de huidige privacyregels worden beantwoord.

Stappen voor het koppelen van sjablonen en bijlagen

Volg deze stappen om bijlagen aan specifieke sjablonen toe te wijzen of omgekeerd:

1. Selecteer in het beheerinterface een sjabloon uit de sjabloonkolom of een bijlage uit de bijlagekolom.
2. Markeer de bijlagen die u aan het geselecteerde sjabloon wilt toevoegen, of kies de sjablonen waaraan de bijlage moet worden gekoppeld.
3. Bevestig de selectie met Opslaan of Opslaan en afronden.

INFO

Het gebruik van het filterveld vergemakkelijkt het zoeken naar specifieke sjablonen of bijlagen, vooral bij uitgebreide gegevensbestanden.

Sjablonen ↔ Wachtrijen voor coherente communicatie

Naast het koppelen van sjablonen en bijlagen, stelt OTOBO u ook in staat om sjablonen aan specifieke wachtrijen te koppelen. Deze functionaliteit vergemakkelijkt de verspreiding van gestandaardiseerde communicatiemodules over verschillende teams en zorgt ervoor dat klantinformatie consistent wordt overgebracht, ongeacht het verantwoordelijke team.

Implementatie van de relatie sjabloon-wachtrij

Om sjablonen aan bepaalde wachtrijen toe te wijzen, zijn slechts enkele stappen nodig:

1. Open het beheergedeelte voor Sjablonen ↔ Wachtrijen binnen de Ticketinstellingen.
2. Selecteer de gewenste sjabloon(s) voor een specifieke wachtrij of kies de bijbehorende wachtrijen voor een sjabloon.
3. Sla uw selectie op.

Deze functie ondersteunt niet alleen gerichte communicatie, maar bevordert ook het gebruik van best practices binnen de servicedesk.

Conclusie

De mogelijkheden die OTOBO biedt via het beheer van Sjablonen ↔ Bijlagen en Sjablonen ↔ Wachtrijen, zorgen voor een aanzienlijke efficiëntieverhoging in de interne en externe communicatie. Deze functies automatiseren niet alleen de verspreiding van belangrijke documenten en informatiemateriaal, maar zorgen er ook voor dat de communicatie over alle kanalen en teams consistent en actueel blijft.

Sjablonen en wachtrijen in OTOBO efficiënt beheren

Voor optimale klantcommunicatie is het essentieel dat de juiste sjablonen aan de juiste wachtrijen zijn gekoppeld. De beheerinterface van OTOBO voor Sjablonen ↔ Wachtrijen biedt een intuïtieve en flexibele manier om deze koppelingen aan te maken en te beheren. Dit zorgt ervoor dat elke afdeling of elk team de juiste sjablonen kan gebruiken voor hun specifieke communicatiebehoeften.

Een sjabloon toewijzen aan wachtrijen

Om ervoor te zorgen dat uw teamleden de juiste sjablonen gebruiken voor hun klantcommunicatie, volg deze stappen om sjablonen effectief aan wachtrijen toe te wijzen:

1. Selecteer in de sjabloonsectie het gewenste sjabloon.
2. Markeer in de interface de wachtrijen waarin het sjabloon moet worden gebruikt.
3. Bevestig de toewijzing met de knop Opslaan of Opslaan en afronden.

Wachtrijen toewijzen aan een sjabloon

De omgekeerde toewijzing – van wachtrijen aan een bepaald sjabloon – is net zo eenvoudig:

1. Selecteer in de wachtrijsectie de gewenste wachtrij.
2. Markeer vervolgens de sjablonen die aan deze wachtrij moeten worden gekoppeld.
3. Rond het proces af door op Opslaan of Opslaan en afronden te klikken.

Beste praktijken voor efficiënt beheer

• Systematische toewijzing: Zorg dat de toewijzing van sjablonen aan wachtrijen systematisch gebeurt om dubbel werk en verwarring te voorkomen.
• Duidelijke naamgeving: Het gebruik van duidelijke en eenduidige namen voor sjablonen en wachtrijen vergemakkelijkt het beheer en de toewijzing aanzienlijk.
• Regelmatige controle: Controleer regelmatig of alle toewijzingen nog actueel en relevant zijn, om continu een hoge efficiëntie en nauwkeurigheid in de klantcommunicatie te waarborgen.

Conclusie

Het beheer van Sjablonen ↔ Wachtrijen in OTOBO biedt een krachtige mogelijkheid om de communicatie van uw team te standaardiseren en tegelijkertijd flexibiliteit en efficiëntie te waarborgen. Door strategische toewijzing van sjablonen aan wachtrijen zorgt u ervoor dat uw teamleden altijd toegang hebben tot de relevante communicatiemiddelen om effectief en professioneel met klanten te communiceren.