description: 'Verhoog de efficiëntie en veiligheid in uw bedrijfscommunicatie met OTOBO door strategisch gebruik te maken van groepen en rollen.'
OTOBO / Znuny – Groepen, Rollen & Agenten
OTOBO is een flexibel en schaalbaar ticketsysteem dat zich kenmerkt door een fijnmazig rechtenbeheer. Door gericht gebruik te maken van groepen, rollen en agenten kunt u processen stroomlijnen, verantwoordelijkheden duidelijk definiëren en de systeemprestaties verbeteren.
Overzicht van Relaties
Hieronder vindt u een schematisch diagram dat de fundamentele verbanden tussen agenten, groepen, rollen, wachtrijen, klanten en klantgebruikers in OTOBO weergeeft.
OTOBO Groepen
Groepen vormen de kern van toegangscontrole. Ze bundelen gebruikers en bepalen tot welke functies en wachtrijen zij standaard toegang hebben.
Standaardgroepen & Standaardtoewijzingen
Bij levering wordt OTOBO geleverd met verschillende vooraf gedefinieerde groepen. Deze kunt u direct gebruiken of aanpassen als sjabloon voor uw eigen groepen.
Standaard Klantgebruiker-Groepen
Deze groepen bepalen welke klantgebruikers welke toegangsrechten hebben tot klantportalen en klantgegevens.
Voorgedefinieerde klantgebruiker-groepen in OTOBO
Groepen voor Dynamische Veldvoorkeuren
Via deze groepen kunnen dynamische veldvoorkeuren per gebruikerskring worden gerealiseerd.
Voorbeeld van dynamische veldvoorkeuren
Standaard Klantgroepen
Standaardgroepen die aan de klantzijde worden gebruikt om tickets en aanvragen te structureren.
Voorgedefinieerde klantgroepen na installatie
Totaaloverzicht: Groepen, Rollen & Agenten
Overzicht van de interactie van alle drie de componenten in de systeemcontext.
Diagram: Interactie van groepen, rollen en agenten
Groepen Toevoegen & Beheren
Het aanmaken en onderhouden van groepen gebeurt via de module Gebruikers, Groepen en Rollen → Groepen.
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Groep toevoegen | Klik op de link in de linker zijbalk, vul de verplichte velden in, klik op Opslaan. |
| Groep bewerken | Selecteer de groep, wijzig de gegevens, klik op Opslaan of Opslaan en afsluiten. |
| Groep deactiveren | Stel de Geldigheid in op ongeldig of voorlopig ongeldig. |
| Zoeken | Gebruik het filterveld voor groepsnamen. |
Belangrijke Instellingen voor Groepen
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Naam | Unieke aanduiding, zichtbaar in overzichten en keuzelijsten. |
| Geldigheid | Alleen geldige groepen zijn actief bruikbaar. |
| Commentaar | Korte beschrijving of notities over de groep. |
OTOBO Rollen
Rollen bundelen individuele rechten tot profielen die u kunt toewijzen aan gebruikers of groepen. Dit verhoogt de duidelijkheid en vermindert de inspanning bij het wijzigen van rechten.
Roltoewijzingen & Beheer
In de module Gebruikers, Groepen en Rollen → Rollen beheert u het aanmaken, bewerken en deactiveren van rollen.
Rol ↔ Groep
Koppelt een rol aan een of meerdere groepen om rechten te delegeren.
Interface: Roltoewijzing aan groepen
Rol ↔ Rol (Overerving)
Rollen kunnen van elkaar erven om rechtprofielen te modulariseren.
Weergave van de rolhiërarchie
Agent ↔ Rol
Agenten ontvangen via deze toewijzing hun individuele rechten.
Toewijzing van rollen direct aan agenten
Agent ↔ Agent (Speciale Gevallen)
In speciale gevallen kunnen agenten specifieke rechten van elkaar verkrijgen.
Voorbeeld: Agent-naar-Agent-Permissies
Agent-Rollenbeheer
Overzichtspagina voor het centrale beheer van alle agent- en roltoewijzingen.
Centraal dashboard van agentrechten
Rol Toevoegen
Aanmaken van nieuwe rollen met vooraf gedefinieerde rechtenpakketten.
Stap: Nieuwe rol aanmaken
Rol Bewerken
Aanpassen van bestaande rollen, bijvoorbeeld om nieuwe rechten toe te voegen.
Stap: Rol bewerken
Rollen ↔ Groepenbeheer
Detailweergave voor het beheren welke groepen welke rollen ontvangen.
Sectie: Fijnmazige toewijzing van groepen aan rollen
Rollenoverzicht
Volledige lijst van alle gedefinieerde rollen, inclusief filter- en zoekfuncties.
Beheerpagina van alle rollen in het systeem
Rollen Toevoegen
- Klik op Rol Toevoegen in de linker zijbalk.
- Vul de rolnamen, geldigheid en vereiste velden in.
- Klik op Opslaan.
Rollen Bewerken
| Stap | Actie |
|---|---|
| Selectie | Klik op de rol in de lijst. |
| Aanpassen | Wijzig de velden naar behoefte. |
| Opslaan | Kies Opslaan of Opslaan en afsluiten. |
Belangrijke Instellingen voor Rollen
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Naam | Zichtbare aanduiding in overzichten en dropdowns. |
| Geldigheid | Alleen geldige rollen kunnen actief worden toegewezen en gebruikt. |
| Commentaar | Optionele toelichting bij de rol. |
Rechten in Overzicht
Een volledige lijst van standaardrechten die u kunt gebruiken in rollen en groepen:
| Code | Beschrijving |
|---|---|
| ro | Alleen-lezen toegang tot tickets. |
| move_into | Tickets verplaatsen. |
| create | Tickets aanmaken. |
| note | Notities toevoegen aan tickets. |
| owner | Ticket-eigenaar wijzigen. |
| priority | Prioriteit van tickets aanpassen. |
| rw | Volledige toegang tot tickets (Lezen & Schrijven). |
| chat_observer | Chat-waarnemerrol. |
| chat_participant | Deelname aan chats (na uitnodiging). |
| chat_owner | Volledige controle over openbare chats. |
| stats | Toegang tot statistieken. |
| bounce | E-mails terugsturen. |
| compose | Antwoorden opstellen. |
| customer | Klantinformatie wijzigen. |
| forward | Berichten doorsturen. |
| pending | Tickets markeren als in behandeling. |
| phone | Telefoongesprekken toevoegen aan tickets. |
| responsible | Verantwoordelijke agent wijzigen. |
Rol ↔ Groep Relaties
Het volgende sequentiediagram verduidelijkt het proces van toewijzingen:
Met deze inhoudelijke aanvulling en de verklarende bijschriften wordt elke afbeelding zinvol ingebed en duidelijk uitgelegd. Veel succes met de verdere documentatie!